Akta osobowe część E 2026 – kontrola trzeźwości, dokumenty i terminy
Akta osobowe część E służą przechowywaniu określonych informacji związanych z kontrolą trzeźwości pracowników oraz kontrolą obecności w ich organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
To szczególna część akt, ponieważ dotyczące jej przepisy ograniczają zarówno zakres gromadzonych informacji, jak i okres ich przechowywania. Nie każdy wynik badania może zostać wpisany do dokumentacji.
W 2026 roku dział kadr powinien zwracać szczególną uwagę na prawidłowe prowadzenie wydzielonych podczęści E1, E2, zasady przetwarzania danych oraz obowiązek usuwania dokumentów.
Część E została wprowadzona do struktury akt osobowych w związku z przepisami o kontroli trzeźwości pracowników.
Nie zastępuje ona części D dotyczącej kar porządkowych ani części C związanej z rozwiązaniem stosunku pracy.
Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję: jakie dokumenty wpiąć, kiedy tworzyć E1 i E2, jak długo przechowywać informacje o badaniu oraz jak prawidłowo usuwać dane z akt.
📚 Spis treści – kliknij, aby rozwinąć
- Czym jest część E?
- Jakie dokumenty zawiera?
- Kiedy wolno kontrolować trzeźwość?
- Wynik negatywny i pozytywny
- Badanie przez policję
- Środki podobne do alkoholu
- Jak prowadzić E1, E2, E3?
- Jak długo przechowywać dokumenty?
- Usuwanie i przenumerowanie
- Część D a część E
- RODO i dostęp do danych
- Case study
- Porada eksperta HR
- Wzór wykazu E1
- Wzór informacji o badaniu
- Checklista
- FAQ
📂 Czym jest część E akt osobowych?
Zakres części E określa § 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jest ona przeznaczona na odpowiednie dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Podstawowe przepisy dotyczące tych kontroli zawarto w art. 22¹c–22¹f Kodeksu pracy.
Część E stanowi element pięcioczęściowej struktury akt osobowych.
Pozostałe części oraz zasady prowadzenia całej dokumentacji omawia poradnik akta osobowe pracownika – jak je prowadzić krok po kroku.
Czy każdy pracownik musi mieć dokumenty w części E?
Nie.
Jeżeli nie występują informacje podlegające przechowywaniu na podstawie odpowiednich przepisów, nie ma podstaw do tworzenia fikcyjnych dokumentów.
Nie należy także wpisywać do części E każdego badania przeprowadzonego w firmie.
📑 Jakie dokumenty należy wpiąć do części E?
Rozporządzenie wymienia cztery grupy informacji związanych z kontrolą trzeźwości i obecności określonych środków.
| Rodzaj informacji | Podstawa prawna |
|---|---|
| Informacje dotyczące kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę | § 3 pkt 5 lit. a; art. 22¹c § 6 KP |
| Informacja dotycząca badania trzeźwości przez uprawniony organ | § 3 pkt 5 lit. b; art. 22¹d § 10 KP |
| Informacje z kontroli na obecność środków podobnych do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę | § 3 pkt 5 lit. c; art. 22¹c § 6 i art. 22¹e § 2 KP |
| Informacja o badaniu na obecność takich środków przez uprawniony organ | § 3 pkt 5 lit. d; art. 22¹d § 10 i art. 22¹f § 2 KP |
Nie oznacza to jednak, że wszystkie informacje z każdego badania muszą zostać zachowane.
Należy uwzględnić szczególne ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy.
Ważne: samo przeprowadzenie kontroli nie jest podstawą do automatycznego gromadzenia w części E każdego wyniku.
🧪 Kiedy pracodawca może przeprowadzić kontrolę trzeźwości?
Art. 22¹c § 1 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy wprowadzić kontrolę trzeźwości, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia.
Kontrola nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika.
Czy potrzebny jest regulamin?
Zasady kontroli trzeba odpowiednio określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, zgodnie z art. 22¹c § 10 KP.
Należy wskazać między innymi:
- grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą;
- sposób jej przeprowadzania;
- rodzaj wykorzystywanego urządzenia;
- czas i częstotliwość badań.
Kiedy trzeba poinformować pracowników?
Co najmniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem przeprowadzania kontroli.
Nowo zatrudnionego pracownika objętego kontrolą należy poinformować o jej zasadach przed dopuszczeniem do pracy.
Czy pracodawca może użyć dowolnego alkomatu?
Nie.
Badanie przeprowadza się przy użyciu odpowiedniego urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający kalibrację lub wzorcowanie.
A jeśli kontrola nie została wprowadzona?
Gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że pracownik jest pod wpływem alkoholu, pracodawca ma obowiązek nie dopuścić go do pracy.
Nie oznacza to jednak automatycznego uprawnienia do samodzielnego badania alkomatem pracownika, który nie jest objęty prawidłowo wprowadzoną kontrolą.
Na żądanie pracodawcy lub pracownika badanie może przeprowadzić uprawniony organ.
✅ Czy wynik negatywny kontroli trzeźwości trafia do akt?
Nie.
Jeżeli badanie nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu ani stan nietrzeźwości, jego wynik nie powinien być archiwizowany w części E jako zwykła informacja z kontroli.
Nie należy tworzyć kart E1, E2 i E3 dla wszystkich badań, które zakończyły się wynikiem negatywnym.
Kiedy wynik można przechowywać?
Art. 22¹c § 6 KP pozwala przetwarzać informacje o dacie, godzinie, minucie badania i wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w zakresie niezbędnym do ochrony odpowiednich dóbr.
Nie jest to nieograniczone uprawnienie do przechowywania pełnej historii badań pracownika.
Praktyczna zasada: wynik niewskazujący na stan po użyciu alkoholu lub nietrzeźwości nie powinien tworzyć nowej podczęści E.
Czy można prowadzić zbiorczą listę wszystkich wyników?
Nie należy prowadzić imiennego archiwum negatywnych wyników badań, jeżeli brak odrębnej, zgodnej z prawem podstawy takiego przetwarzania.
Zasada minimalizacji danych ma tutaj szczególne znaczenie.
👮 Badanie trzeźwości przez policję – co należy przechowywać?
Pracownik może zakwestionować wynik lub okoliczności przeprowadzonej kontroli.
Na żądanie pracodawcy albo pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
W praktyce będzie to najczęściej policja.
Czy do części E trafia cały protokół policyjny?
Nie należy tego zakładać.
Art. 22¹d § 10 przewiduje przekazanie pracodawcy i pracownikowi odpowiedniej pisemnej informacji o badaniu.
Obejmuje ona wymagane dane identyfikacyjne oraz datę, godzinę, minutę i wynik badania.
Jeżeli przeprowadzono kilka pomiarów, uwzględnia się również czas i wyniki poszczególnych pomiarów.
Co jeśli badanie nie potwierdzi nietrzeźwości?
Nie ma podstaw do rutynowego przechowywania w części E takiej informacji jako dokumentu pozytywnego wyniku kontroli.
W razie niewykazania stanu po użyciu alkoholu ani nietrzeźwości okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest usprawiedliwioną nieobecnością, za którą zachowuje on prawo do wynagrodzenia, zgodnie z art. 22¹d § 8 KP.
💊 Środki działające podobnie do alkoholu – czy obowiązują te same zasady?
Część E obejmuje także określone informacje związane z kontrolą obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Podstawą są art. 22¹e i art. 22¹f Kodeksu pracy.
Odpowiednie zasady kontroli trzeźwości stosuje się również do takich kontroli, z uwzględnieniem przepisów szczególnych.
Czy pracodawca może dowolnie badać pracowników?
Nie.
Wprowadzenie kontroli musi być uzasadnione ochroną życia, zdrowia lub mienia.
Powinno także uwzględniać wymagania dotyczące sposobu badania, wykorzystywanych urządzeń i ochrony godności pracownika.
Czy wszystkie dane o lekach trafiają do części E?
Nie.
Część E nie służy gromadzeniu informacji o wszystkich przyjmowanych przez pracownika lekach ani dokumentacji dotyczącej jego leczenia.
Przetwarzane informacje muszą mieścić się w granicach wyznaczonych przez właściwe przepisy.
🔢 E1, E2, E3 – jak prowadzić wydzielone podczęści akt?
Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia dokumenty w części E przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli.
Kolejnym częściom przyporządkowuje się oznaczenia E1, E2, E3 itd.
Każda wydzielona część wymaga odpowiedniej chronologii, numeracji i wykazu dokumentów.
Przykład organizacji
Informacja o badaniu z 10 lutego 2026 r. oraz ewentualne inne prawidłowo przechowywane dokumenty tej kontroli.
Informacja o badaniu z 20 września 2026 r. oraz ewentualne inne dokumenty dotyczące tej kontroli.
Nie można umieszczać dokumentów kilku odrębnych kontroli w jednej podczęści tylko dlatego, że dotyczą tego samego pracownika.
Czy każda kontrola tworzy nową podczęść?
Nie każda przeprowadzona kontrola prowadzi do utworzenia nowej E.
Nowa podczęść powstaje, gdy istnieją informacje podlegające przechowywaniu w tej części akt.
W szczególności nie tworzy się kolejnych podczęści wyłącznie dla wyników negatywnych.
⏳ Jak długo przechowywać dokumenty kontroli trzeźwości?
Art. 22¹c Kodeksu pracy przewiduje szczególne okresy przechowywania informacji.
Zasadą jest okres nieprzekraczający roku od dnia zebrania informacji.
Nie należy automatycznie stosować do tych informacji ogólnego okresu przechowywania akt osobowych wynoszącego 10 albo 50 lat.
Wyjątek: kara porządkowa
Jeżeli wobec pracownika zastosowano karę upomnienia, nagany albo karę pieniężną, odpowiednie informacje mogą być przechowywane do czasu uznania kary za niebyłą na zasadach art. 113 Kodeksu pracy.
Wyjątek: postępowanie prawne
Jeżeli informacje mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a zachodzą warunki z art. 22¹c § 8, okres przechowywania ulega przedłużeniu do prawomocnego zakończenia postępowania.
| Sytuacja | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zwykła informacja podlegająca przechowywaniu w części E | Nie dłużej niż rok od dnia jej zebrania. |
| Informacja związana z zastosowaną karą porządkową | Do czasu uznania kary za niebyłą, zgodnie z art. 113 KP. |
| Informacja stanowiąca lub mogąca stanowić dowód w odpowiednim postępowaniu | Do prawomocnego zakończenia postępowania, przy spełnieniu ustawowych warunków. |
| Wynik negatywny kontroli | Co do zasady nie podlega przechowywaniu w części E. |
Uwaga: rok od zebrania informacji nie oznacza roku od zakończenia zatrudnienia ani od końca roku kalendarzowego.
🗑️ Jak usuwać dokumenty po upływie okresu przechowywania?
Po upływie właściwego okresu dane podlegają usunięciu.
W części E obowiązuje szczególna zasada dotycząca całej wydzielonej podczęści.
Sprawdź datę badania oraz datę zebrania odpowiedniej informacji.
Ustal, czy zastosowano karę porządkową lub czy występuje postępowanie uzasadniające dalsze przechowywanie.
Po wystąpieniu podstawy usunięcia informacji należy usunąć całą wydzieloną część akt dotyczącą tej informacji.
Jeżeli usunięto E1, a pozostała E2, dotychczasowa E2 otrzymuje oznaczenie E1.
Upewnij się, że oznaczenia i wykazy odpowiadają rzeczywistej dokumentacji.
Czy można zostawić pustą E1?
Nie należy pozostawiać pustej podczęści z informacją, że zawierała dokumenty usuniętej kontroli.
§ 4 ust. 4 wymaga nadania pozostałym podczęściom kolejnych następujących po sobie numerów.
A co z dokumentacją elektroniczną?
Przy e-aktach należy zapewnić prawidłowe usunięcie danych zgodnie z przepisami i funkcjonalnością systemu.
Samo oznaczenie dokumentu jako archiwalnego lub ukrycie go w interfejsie nie musi oznaczać prawidłowego usunięcia.
⚖️ Część E a część D – gdzie przechowywać dokumenty kary?
Wynik kontroli trzeźwości może stanowić podstawę dalszych działań pracodawcy.
Nie oznacza to jednak, że cała dokumentacja związana z takim zdarzeniem powinna znaleźć się wyłącznie w części E.
Informacje z kontroli, które można przechowywać zgodnie z przepisami, należą do części E.
Natomiast odpis zawiadomienia o zastosowaniu kary porządkowej oraz inne dokumenty dotyczące tej kary należą do części D.
Zasady prowadzenia dokumentacji kar i usuwania jej po zatarciu opisuje artykuł akta osobowe część D – dokumentacja kar porządkowych.
Przykład
Pracownik został objęty prawidłowo przeprowadzoną kontrolą trzeźwości.
Wynik wskazał na stan nietrzeźwości, a pracodawca zastosował naganę.
W takim przypadku:
- odpowiednie informacje o badaniu przechowuje się w części E;
- dokumenty dotyczące nagany przechowuje się w części D;
- terminy usunięcia dokumentów ustala się według właściwych przepisów.
Istotne: części D i E mają odrębne przeznaczenie. Nie wolno utożsamiać dokumentacji kontroli z dokumentacją odpowiedzialności porządkowej.
🔒 Kontrola trzeźwości a RODO – kto może mieć dostęp do danych?
Informacje o wyniku kontroli wymagają szczególnej ochrony ze względu na ich charakter.
Pracodawca powinien zapewnić dostęp do nich wyłącznie osobom uprawnionym, w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków.
Nie należy udostępniać wyników badań wszystkim kierownikom ani przechowywać ich w ogólnodostępnych folderach sieciowych.
Czy pracownik może otrzymać kopię informacji?
Pracownik może korzystać z przewidzianych prawem uprawnień do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca powinien także zapewnić odpowiednią poufność, integralność i bezpieczeństwo danych.
Czy wyniki można przetwarzać bezterminowo?
Nie.
Szczególne terminy wynikające z art. 22¹c Kodeksu pracy mają istotne znaczenie dla okresu przechowywania dokumentów części E.
👩💼 Case study – dwie kontrole i obowiązek usunięcia dokumentów
Sytuacja wyjściowa
W przedsiębiorstwie przeprowadzono dwie odrębne kontrole tego samego pracownika.
Obie kontrole wykazały wyniki, których informacje mogły być przechowywane zgodnie z Kodeksem pracy.
Kadry utworzyły:
- E1 – informacje z kontroli z 10 lutego 2025 r.;
- E2 – informacje z kontroli z 20 września 2026 r.
Co dzieje się w listopadzie 2026 r.?
Kadrowa przeprowadza przegląd okresów przechowywania dokumentacji.
W przypadku E1 upłynął już podstawowy roczny okres od zebrania informacji.
Załóżmy, że nie zachodzą żadne ustawowe podstawy dalszego przechowywania.
Jak należy postąpić?
Całą część E1 należy usunąć.
Dotychczasowej E2 nadaje się oznaczenie E1.
Wykaz dokumentów należy dostosować do aktualnej numeracji.
A gdyby zastosowano karę porządkową?
Należałoby dodatkowo sprawdzić przepisy o przechowywaniu informacji do czasu uznania kary za niebyłą.
Nie można usuwać dokumentacji bez uwzględnienia właściwych wyjątków, ale nie można jej również przechowywać dłużej bez podstawy prawnej.
Wniosek praktyczny
Część E wymaga regularnej kontroli terminów przechowywania oraz aktualizacji numeracji po usunięciu dokumentów.
💡 Porada eksperta HR – najważniejsze zasady prowadzenia części E
Podstawowym błędem jest przechowywanie wyników wszystkich badań trzeźwości, niezależnie od ich rezultatu.
Przed włączeniem informacji do części E należy sprawdzić, czy jej przechowywanie jest rzeczywiście dopuszczalne na podstawie Kodeksu pracy.
Następnie trzeba ustalić, jakiego rodzaju kontroli dotyczy dokument i do której wydzielonej podczęści powinien trafić.
Przy każdej podczęści warto kontrolować datę zebrania informacji i przesłanki dalszego przechowywania.
Szczególnej uwagi wymagają przypadki nałożenia kary porządkowej oraz postępowań, w których informacja może stanowić dowód.
Kadry powinny również dopilnować, aby pracownicy byli prawidłowo poinformowani o zasadach kontroli, a dostęp do wyników pozostawał ograniczony do uprawnionych osób.
Prawidłowe prowadzenie części E to nie tylko umieszczanie dokumentów w odpowiedniej teczce, ale także ich terminowe usuwanie.
📑 Wzór wykazu dokumentów części E1 – kopiuj jednym kliknięciem
Poniższy przykład ma charakter pomocniczy i dotyczy informacji, które można zgodnie z przepisami przechowywać w części E.
AKTA OSOBOWE PRACOWNIKA
CZĘŚĆ E1
WYKAZ DOKUMENTÓW
DOTYCZĄCYCH JEDNEJ KONTROLI
Imię i nazwisko pracownika:
....................................
Rodzaj kontroli:
....................................
Data przeprowadzenia:
....................................
Podstawa przechowywania
informacji:
....................................
DOKUMENT NR E1/1
Informacja o dacie,
godzinie i minucie
przeprowadzenia badania
oraz jego wyniku
podlegającym przechowywaniu.
Data dokumentu:
....................................
DOKUMENT NR E1/2
Inna informacja związana
z tą samą kontrolą,
jeżeli jej przechowywanie
jest dopuszczalne
na podstawie przepisów.
Data dokumentu:
....................................
UWAGI ORGANIZACYJNE
Data zebrania informacji:
....................................
Podstawowy termin
przeglądu przechowywania:
....................................
Czy istnieje przesłanka
przedłużonego przechowywania?
[ ] Nie
[ ] Tak – kara porządkowa
[ ] Tak – odpowiednie
postępowanie prawne
Uwagi:
....................................
WAŻNE:
1. Wzór ma charakter
wyłącznie pomocniczy.
2. Nie wpisuj dokumentów,
które nie wystąpiły.
3. Nie dołączaj wyników,
których nie wolno
przechowywać.
4. Każda kolejna kontrola
wymagająca dokumentacji
otrzymuje odpowiednio
oznaczenie E2, E3 itd.
5. Po usunięciu informacji
usuwa się całą właściwą
wydzieloną podczęść.
6. Pozostałe części
należy przenumerować.
🧪 Wzór informacji o kontroli trzeźwości – dla działu kadr
Poniższy wzór dotyczy dokumentowania informacji o wyniku, którego przetwarzanie i przechowywanie jest zgodne z przepisami.
Nie należy go wypełniać dla wszystkich badań z wynikiem negatywnym.
INFORMACJA DOTYCZĄCA KONTROLI TRZEŹWOŚCI WZÓR POMOCNICZY Pracodawca: .................................... Pracownik: .................................... Data kontroli: .................................... Godzina i minuta badania: .................................... Podmiot przeprowadzający kontrolę: .................................... Wynik badania: .................................... Informacja o podstawie dopuszczalności przetwarzania danych: .................................... .................................... Data zebrania informacji: .................................... Informacja o okresie przechowywania: .................................... Czy zastosowano karę porządkową związaną z wynikiem badania? [ ] Tak [ ] Nie Jeżeli tak, należy sprawdzić odpowiednie przepisy o zatarciu kary. Czy istnieje postępowanie uzasadniające dalsze przechowywanie informacji? [ ] Tak [ ] Nie Uwagi: .................................... .................................... Sporządził/a: .................................... WAŻNE: 1. Dokument należy stosować wyłącznie wtedy, gdy przepisy pozwalają przechowywać informacje o danej kontroli. 2. Nie gromadź rutynowo wyników negatywnych. 3. Zakres danych ogranicz do ustawowo dopuszczalnego i niezbędnego minimum. 4. Przy badaniu przez uprawniony organ korzystaj z właściwej informacji przekazanej przez ten organ. 5. Wzór nie zastępuje urzędowej informacji ani wymogów wynikających z Kodeksu pracy.
✅ Checklista HR – część E akt osobowych 2026
❓ FAQ – część E akt osobowych pracownika
Co zawiera część E akt osobowych?
Określone informacje z kontroli trzeźwości pracownika i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, wymienione w § 3 pkt 5 rozporządzenia.
Czy wynik negatywny badania trzeźwości trafia do części E?
Co do zasady nie. Kodeks pracy nie przewiduje rutynowego przechowywania takich wyników w części E.
Czy każda kontrola wymaga podczęści E1 lub E2?
Oddzielną podczęść tworzy się dla kontroli, której informacje podlegają zgodnemu z prawem przechowywaniu.
Jak numerować część E?
Dokumenty kolejnych kontroli przechowuje się w wydzielonych podczęściach E1, E2, E3 itd., zgodnie z § 4 ust. 4.
Jak długo przechowuje się informacje o kontroli?
Zasadniczo nie dłużej niż rok od ich zebrania, z wyjątkami przewidzianymi w art. 22¹c § 7–8 Kodeksu pracy.
Czy kara porządkowa może wydłużyć przechowywanie?
Tak. W przypadkach określonych przepisami informacje przechowuje się do czasu uznania kary za niebyłą.
Czy całe akta E przechowuje się przez 10 lat?
Nie należy automatycznie stosować ogólnego okresu przechowywania akt osobowych. Dla tych informacji obowiązują szczególne terminy wynikające z Kodeksu pracy.
Czy po usunięciu E1 trzeba przenumerować E2?
Tak. Po usunięciu całej wydzielonej części pozostałe otrzymują następujące po sobie numery.
Czy dokumenty nagany za nietrzeźwość trafiają do E?
Nie. Dokumentację nagany prowadzi się w części D. Odpowiednie informacje z kontroli mogą należeć do części E.
Czy pracodawca może przechowywać cały protokół policyjny?
Nie należy tego zakładać. Przepisy przewidują przekazanie pracodawcy określonej pisemnej informacji o badaniu przez uprawniony organ.
Podsumowanie: część E akt osobowych wymaga szczególnej ostrożności przy gromadzeniu informacji. Do dokumentacji trafiają wyłącznie dane, których przechowywanie jest dopuszczalne prawnie. Każdą kontrolę dokumentuje się w odpowiedniej podczęści, a po upływie właściwego terminu usuwa się całą wydzieloną część i aktualizuje numerację.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 474, w szczególności § 3 pkt 5 oraz § 4 ust. 4.
- Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, w szczególności art. 22¹c–22¹f oraz art. 113.
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, Dz.U. z 2023 r. poz. 317.
- Ministerstwo Rodziny – zasady kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków podobnych do alkoholu .
Materiał ma charakter informacyjny. W indywidualnych przypadkach należy uwzględnić właściwy stan faktyczny i aktualne przepisy.
Komentarze