Akta osobowe część D 2026 – kary porządkowe, dokumenty i zatarcie
Część D akt osobowych przeznaczona jest przede wszystkim na dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika. To właśnie tutaj przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące danej kary.
W odróżnieniu od części A, B i C dokumentacja części D wymaga szczególnego sposobu organizacji. Każdą karę dokumentuje się w osobnej wydzielonej części, oznaczonej D1, D2, D3 i kolejnymi numerami.
Najważniejsza jest jednak zasada usuwania dokumentacji. Jeżeli kara zostanie uznana za niebyłą, nie wystarczy wyjąć samego zawiadomienia. Należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej kary, a pozostałe podczęści odpowiednio przenumerować.
Błędy w prowadzeniu części D mogą skutkować naruszeniem przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej oraz zasad odpowiedzialności porządkowej.
W praktyce szczególnie często pojawiają się pytania: czy do akt należy wpiąć sprzeciw pracownika, jak długo przechowywać naganę, co zrobić po uwzględnieniu sprzeciwu i czy trzeba utrzymywać pustą część D.
Poniżej przedstawiamy aktualne zasady na 2026 rok oraz gotowe wzory przydatne w codziennej pracy działu kadr.
📚 Spis treści – kliknij, aby rozwinąć
- Czym jest część D akt osobowych?
- Jakie dokumenty wpiąć do części D?
- Rodzaje kar porządkowych
- Terminy nakładania kar
- D1, D2, D3 – zasady numeracji
- Sprzeciw od kary i droga sądowa
- Zatarcie kary porządkowej
- Jak usunąć dokumenty z części D?
- Czy pusta część D jest obowiązkowa?
- Część C a część D
- Case study – usunięcie D1
- Porada eksperta HR
- Wzór wykazu D1
- Wzór zawiadomienia o ukaraniu
- Checklista kadrowa
- FAQ
📂 Czym jest część D akt osobowych?
Zakres dokumentacji części D określa § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Rozporządzenie wskazuje przede wszystkim:
- odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika;
- inne dokumenty związane z jego odpowiedzialnością porządkową;
- dokumenty dotyczące odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po określonym czasie.
Nie oznacza to, że w części D można umieszczać wszystkie pisma, które przedstawiają pracownika w niekorzystnym świetle.
Nie jest to miejsce na przypadkowe notatki, nieformalne oceny zachowania ani dokumentację niezwiązaną z odpowiedzialnością wskazaną w przepisach.
Część D stanowi jeden z elementów pełnej dokumentacji pracowniczej. Sposób organizacji pozostałych części wyjaśnia poradnik akta osobowe pracownika – jak je prowadzić krok po kroku.
Czy część D obejmuje wyłącznie kary z Kodeksu pracy?
Nie.
Choć najczęściej chodzi o odpowiedzialność porządkową z art. 108–113 Kodeksu pracy, rozporządzenie uwzględnia także określone rodzaje odpowiedzialności wynikające z odrębnych przepisów, jeżeli przewidują one zatarcie kary.
W takich przypadkach należy stosować odpowiednie regulacje dotyczące danego rodzaju odpowiedzialności.
📑 Akta osobowe część D – jakie dokumenty należy wpiąć?
Podstawowym dokumentem jest odpis pisemnego zawiadomienia o zastosowaniu kary.
Jednak w praktyce jedna kara może wiązać się z kilkoma dokumentami.
| Dokument | Kiedy trafia do części D? |
|---|---|
| Odpis zawiadomienia o ukaraniu | Po zastosowaniu kary zgodnie z art. 110 KP. |
| Dokumentacja wysłuchania pracownika | Jeżeli została sporządzona i jest związana z daną karą. |
| Sprzeciw pracownika | Jeżeli pracownik zakwestionował zastosowaną karę. |
| Stanowisko zakładowej organizacji związkowej | Jeżeli występuje reprezentująca pracownika organizacja i dokument powstał przy rozpatrywaniu sprzeciwu. |
| Odpowiedź na sprzeciw | Jeżeli pracodawca ją sporządził. |
| Dokumenty postępowania sądowego | Jeżeli dotyczą rozstrzygnięcia sporu o daną karę. |
Nie każda kara będzie więc udokumentowana identyczną liczbą pism.
Jeżeli pracownik nie wniósł sprzeciwu, nie należy tworzyć fikcyjnego dokumentu potwierdzającego jego brak.
Odpis zawiadomienia o ukaraniu
Art. 110 Kodeksu pracy wymaga, aby pracodawca zawiadomił pracownika o zastosowanej karze na piśmie.
W zawiadomieniu trzeba wskazać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz pouczenie o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.
Odpis tego dokumentu umieszcza się w aktach osobowych.
Notatka służbowa – czy wolno ją wpiąć?
Notatka służbowa nie zastępuje pisemnego zawiadomienia o ukaraniu.
Jeżeli jednak jest rzeczywistym, potrzebnym dokumentem dotyczącym konkretnego postępowania porządkowego, jej przechowywanie należy ocenić w świetle § 3 pkt 4 oraz zasad ochrony danych.
Nie powinno się prowadzić nieformalnego zbioru negatywnych uwag o pracowniku poza przewidzianymi prawem zasadami.
Uwaga: zwykła uwaga kierownika, rozmowa dyscyplinująca czy e-mail z niezadowoleniem nie są automatycznie karą porządkową w rozumieniu Kodeksu pracy.
⚖️ Jakie kary porządkowe przewiduje Kodeks pracy?
Art. 108 Kodeksu pracy wymienia trzy podstawowe rodzaje kar porządkowych:
- karę upomnienia;
- karę nagany;
- karę pieniężną – w ustawowo określonych przypadkach.
Upomnienie i nagana
Pracodawca może je zastosować w razie określonych naruszeń organizacji i porządku pracy, przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz zasad potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.
Kara powinna uwzględniać okoliczności naruszenia, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.
Kara pieniężna
Ma węższy zakres zastosowania. Może dotyczyć między innymi naruszenia przepisów BHP lub przeciwpożarowych, nieusprawiedliwionego opuszczenia pracy oraz wskazanych w art. 108 § 2 sytuacji związanych z alkoholem lub środkami działającymi podobnie do alkoholu.
Warto pamiętać, że dokumentacja kary porządkowej związanej z naruszeniem przepisów dotyczących trzeźwości pracownika należy do części D, natomiast określone informacje o wynikach kontroli mogą być przechowywane w części E. Są to dwa odrębne rodzaje dokumentacji, podlegające różnym zasadom przechowywania i usuwania. Szczegóły wyjaśnia poradnik część E akt osobowych – kontrola trzeźwości i dokumentacja badań.
Pracodawca nie może dowolnie ustanowić kary pieniężnej za każdy rodzaj przewinienia.
Jak wysoka może być kara pieniężna?
Za jedno przekroczenie lub każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może przewyższać jednodniowego wynagrodzenia pracownika.
Łącznie kary pieniężne nie mogą przekroczyć jednej dziesiątej wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po ustawowo wskazanych potrąceniach.
Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
⏰ Terminy nałożenia kary porządkowej w 2026 roku
Przed wpięciem dokumentów należy sprawdzić, czy kara została prawidłowo zastosowana.
Art. 109 Kodeksu pracy określa dwa terminy:
| Termin | Znaczenie |
|---|---|
| 2 tygodnie | Od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego. |
| 3 miesiące | Od dnia dopuszczenia się naruszenia. |
Oba ograniczenia trzeba uwzględniać łącznie.
Czy pracownika trzeba wcześniej wysłuchać?
Tak.
Art. 109 § 2 przewiduje, że kara może zostać zastosowana dopiero po uprzednim wysłuchaniu pracownika.
Jeżeli pracownik z powodu nieobecności w zakładzie nie może zostać wysłuchany, dwutygodniowy termin nie rozpoczyna biegu albo ulega zawieszeniu do jego powrotu.
Nie dotyczy to jednak trzymiesięcznej granicy liczonej od samego naruszenia.
Przykład
Pracodawca dowiedział się o przewinieniu 5 listopada 2026 r.
Powinien zweryfikować, czy zdąży wysłuchać pracownika i zastosować karę przed upływem właściwych terminów.
Nie może po prostu sporządzić zawiadomienia w dowolnym terminie, a następnie umieścić go w części D.
Wskazówka dla kadr: przy każdym postępowaniu porządkowym warto ustalić trzy daty: naruszenia, uzyskania informacji przez pracodawcę oraz wysłuchania pracownika.
🔢 D1, D2, D3 – jak prawidłowo prowadzić część D?
To najważniejsza zasada organizacyjna dotycząca tej części akt osobowych.
Zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia dokumenty przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących poszczególnych kar.
Przyporządkowuje się im kolejne oznaczenia: D1, D2, D3 itd.
Czy jedna kara to jedna podczęść?
Tak.
Przykładowo pierwsze upomnienie może zostać udokumentowane w części D1.
Jeżeli później pracownik otrzyma odrębną naganę, jej dokumenty powinny znaleźć się w D2.
W przypadku kolejnej kary tworzy się odpowiednio D3.
Czy każda podczęść ma własny wykaz?
Tak.
W obrębie każdej wydzielonej części obowiązują:
- chronologiczne ułożenie dokumentów;
- numeracja dokumentów;
- wykaz dokumentów należących do tej kary.
- Odpis zawiadomienia o upomnieniu
- Sprzeciw pracownika
- Odpowiedź pracodawcy
- Wykaz dokumentów D1
- Odpis zawiadomienia o naganie
- Dokumenty dotyczące wysłuchania
- Wykaz dokumentów D2
Czy wolno przechowywać dokumenty dwóch kar w jednej D1?
Nie należy tak robić.
Rozporządzenie wyraźnie wymaga wydzielenia dokumentacji dotyczącej każdej kary.
Jest to szczególnie istotne podczas zatarcia jednej z nich.
📝 Sprzeciw pracownika od kary – terminy i dokumentacja
Pracownik, który uważa, że kara została zastosowana z naruszeniem prawa, może wnieść sprzeciw.
Prawo to wynika z art. 112 Kodeksu pracy.
Ile czasu na sprzeciw?
Pracownik ma 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu na wniesienie sprzeciwu.
Jego treść stanowi dokument związany z daną karą, dlatego powinna być odpowiednio ujęta w jej podczęści D.
Ile czasu ma pracodawca na odrzucenie sprzeciwu?
Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.
Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca rozpatruje jej stanowisko zgodnie z art. 112 § 1 KP.
Czy pracownik może skierować sprawę do sądu?
Tak.
Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary.
Ważne: nie należy mylić 7-dniowego terminu na wniesienie sprzeciwu z 14-dniowym terminem na wystąpienie do sądu po jego odrzuceniu.
⏳ Zatarcie kary porządkowej – kiedy usunąć dokumenty?
Zasady zatarcia kary reguluje art. 113 Kodeksu pracy.
Zgodnie z tym przepisem po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych.
Nie jest to jednak jedyny przypadek, w którym dokumenty trzeba usunąć.
Czy kara może zostać zatarta wcześniej?
Tak.
Pracodawca może uznać karę za niebyłą przed upływem roku:
- z własnej inicjatywy;
- na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.
Pracownik może również zwrócić się do pracodawcy z prośbą o wcześniejsze uznanie kary za niebyłą, jednak sama prośba nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek ją uwzględnić.
Co po uwzględnieniu sprzeciwu?
Art. 113 § 2 wskazuje, że odpowiednie zasady usunięcia dokumentów stosuje się także w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę.
Nie należy wtedy czekać na upływ roku nienagannej pracy.
Co po uchyleniu kary przez sąd?
Jeżeli sąd pracy uchyli zastosowaną karę, należy zastosować odpowiednie zasady usunięcia dokumentacji.
Czy można pozostawić w aktach informację o zatartej karze?
Nie należy przechowywać w części D dokumentów, które powinny zostać usunięte w związku z uznaniem kary za niebyłą.
W szczególności nie wolno utrzymywać dokumentacji tylko po to, aby później wykorzystać ją jako informację o dawnym ukaraniu pracownika.
Kluczowa zasada: zatarcie kary nie polega na dopisaniu do zawiadomienia słowa „nieaktualne”. Po wystąpieniu podstawy usunięcia należy zastosować § 4 ust. 3 rozporządzenia.
🗑️ Jak usunąć zatarte kary z akt osobowych?
Prawidłowe usunięcie dokumentów z części D wymaga kilku czynności.
Sprawdź, czy wystąpił rok nienagannej pracy, wcześniejsze uznanie kary za niebyłą, uwzględnienie sprzeciwu albo uchylenie kary przez sąd.
Ustal, które dokumenty dotyczą konkretnej kary.
Przykładowo będzie to podczęść D2.
W związku z usunięciem odpisu zawiadomienia należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej kary.
Nie wystarczy pozostawić sprzeciwu lub odpowiedzi pracodawcy i usunąć wyłącznie zawiadomienia.
Jeżeli usunięto D2, a pozostały D1 oraz D3, to dotychczasowa D3 powinna otrzymać kolejne oznaczenie D2.
Numeracja musi być ciągła.
Weryfikacja powinna potwierdzić, że numeracja i wykazy odzwierciedlają rzeczywistą zawartość części D.
Czy można zostawić lukę po usuniętej karze?
Nie.
§ 4 ust. 3 nakazuje, aby po usunięciu wydzielonej części pozostałe części otrzymały następujące po sobie numery.
Pozostawienie D1 i D3 z pustym miejscem po D2 nie realizuje tej zasady.
A co z aktami elektronicznymi?
Pracodawca prowadzący elektroniczną dokumentację powinien zapewnić prawidłowe usunięcie danych i dokumentów zgodnie z obowiązującymi wymaganiami oraz odpowiednio zaktualizować strukturę akt.
Samo ukrycie dokumentu w zwykłym widoku użytkownika nie powinno być utożsamiane z jego prawidłowym usunięciem.
📁 Czy pusta część D musi znajdować się w teczce pracownika?
To częste pytanie, zwłaszcza w przypadku pracowników, wobec których nigdy nie zastosowano kary porządkowej.
Rozporządzenie wskazuje, że akta osobowe składają się z pięciu części.
Nie wynika z tego jednak odrębny obowiązek fizycznego umieszczania pustej przekładki D i pustego wykazu dokumentów, jeżeli nie ma dokumentacji należącej do tej części.
Pracodawca może utrzymywać takie oznaczenie jako element organizacji teczki.
Nie należy jednak twierdzić, że brak pustej kartki lub przekładki stanowi sam w sobie naruszenie prawa.
Co zrobić po usunięciu ostatniej kary?
Najważniejsze jest usunięcie dokumentacji, która nie powinna już pozostawać w aktach.
Pusta część może pozostać jako element organizacyjny teczki, ale nie powinna zawierać informacji o zatartej karze.
🚪 Część C a D – gdzie wpiąć zwolnienie dyscyplinarne?
Zwolnienie dyscyplinarne, czyli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 KP, nie jest karą porządkową z art. 108.
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy trafia zatem do części C akt osobowych.
Nie należy go umieszczać w części D tylko dlatego, że powodem rozwiązania umowy było poważne naruszenie obowiązków przez pracownika.
Różnicę między dokumentacją rozwiązania umowy a dokumentacją kar wyjaśnia poradnik akta osobowe część C – dokumenty przy zakończeniu zatrudnienia.
Przykład: pracownik otrzymuje naganę za naruszenie porządku pracy. Dokumentacja nagany trafia do D. Jeżeli w odrębnej sytuacji pracodawca rozwiąże z nim umowę na podstawie art. 52, oświadczenie o rozwiązaniu umowy należy do C.
👩💼 Case study – jak przenumerować część D po usunięciu kary?
Sytuacja wyjściowa
Pracownik otrzymał w różnych terminach dwie odrębne kary porządkowe.
Kadry przygotowały:
- D1 – dokumenty pierwszego upomnienia;
- D2 – dokumenty późniejszej nagany.
Obie podczęści zawierały własne wykazy dokumentów i odpowiednią numerację.
Co wydarzyło się później?
Pracodawca zdecydował o wcześniejszym uznaniu pierwszej kary za niebyłą.
W stosunku do drugiej kary nie wystąpiła jeszcze podstawa usunięcia dokumentacji.
Jak powinna postąpić kadrowa?
Należy usunąć całą część D1, czyli dokumenty dotyczące pierwszego upomnienia.
Następnie dotychczasowa D2 powinna otrzymać oznaczenie D1.
Wykaz i oznaczenia muszą być zgodne z nową strukturą.
Jaki błąd można popełnić?
Pozostawienie D2 z pustym miejscem D1 i dopiskiem: „Kara zatarta”.
Takie rozwiązanie nie odpowiada zasadzie ciągłej numeracji wynikającej z § 4 ust. 3.
Wniosek praktyczny
Każde usunięcie dokumentacji z części D wymaga również sprawdzenia numeracji pozostałych podczęści.
💡 Porada eksperta HR – jak bezpiecznie prowadzić część D?
Najważniejsza zasada to prowadzenie dokumentacji oddzielnie dla każdej kary i regularna kontrola przesłanek jej zatarcia.
Warto rozdzielić proces nakładania kary od procesu przechowywania jej dokumentacji.
Najpierw pracodawca powinien upewnić się, że istnieją podstawy do zastosowania odpowiedniej kary, zachowano terminy i wysłuchano pracownika.
Dopiero po przeprowadzeniu właściwej procedury należy sporządzić zawiadomienie i ująć dokumenty w odpowiedniej podczęści D.
Dział kadr powinien kontrolować także terminy z art. 113 KP.
Warto wykorzystywać wewnętrzne przypomnienia, ale nie tworzyć dodatkowych zbiorów zawierających zbędne informacje o dawnych karach.
Po zatarciu trzeba usunąć całą dokumentację konkretnej kary, nie pozostawiać luk w oznaczeniach D1, D2 itd. oraz zadbać o prawidłową obsługę danych osobowych.
📑 Wzór wykazu dokumentów D1 – kopiuj jednym kliknięciem
Poniższy przykład pokazuje, jak można zorganizować dokumentację jednej kary porządkowej.
Nie jest to urzędowy formularz obowiązkowy.
AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ D1 WYKAZ DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH JEDNEJ KARY Imię i nazwisko pracownika: .................................... Rodzaj kary: .................................... Data zastosowania kary: .................................... Numer dokumentu: D1 / 1 Nazwa dokumentu: Odpis zawiadomienia o zastosowaniu kary Data: .................................... ------------------------------ Numer dokumentu: D1 / 2 Nazwa dokumentu: Dokumentacja wysłuchania pracownika, jeżeli sporządzona Data: .................................... ------------------------------ Numer dokumentu: D1 / 3 Nazwa dokumentu: Sprzeciw pracownika, jeżeli został wniesiony Data: .................................... ------------------------------ Numer dokumentu: D1 / 4 Nazwa dokumentu: Odpowiedź na sprzeciw, jeżeli została sporządzona Data: .................................... ------------------------------ Numer dokumentu: D1 / 5 Nazwa dokumentu: Inny dokument dotyczący tej samej kary, jeżeli występuje Data: .................................... ------------------------------ UWAGI: 1. Dokumenty należy ułożyć chronologicznie. 2. Wpisuj tylko dokumenty, które rzeczywiście istnieją. 3. Każda kolejna kara wymaga odrębnej części D2, D3 itd. 4. Po usunięciu całej wydzielonej części należy nadać pozostałym kolejne numery. 5. Przykład jest wzorem pomocniczym, a nie urzędowym formularzem.
📝 Wzór zawiadomienia o karze porządkowej
Poniższy wzór uwzględnia podstawowe elementy wymagane przez art. 110 Kodeksu pracy.
Należy dostosować go do rodzaju kary, konkretnego przewinienia i rzeczywistych okoliczności.
ZAWIADOMIENIE O ZASTOSOWANIU
KARY PORZĄDKOWEJ
Miejscowość i data:
....................................
Pracodawca:
....................................
Pracownik:
....................................
Stanowisko:
....................................
Na podstawie art. 108
Kodeksu pracy zawiadamiam
o zastosowaniu wobec
Pani/Pana kary:
[ ] upomnienia
[ ] nagany
[ ] pieniężnej
(tylko w przypadkach
dopuszczonych przez
przepisy Kodeksu pracy)
Rodzaj naruszenia
obowiązków pracowniczych:
....................................
....................................
....................................
Data naruszenia:
....................................
Opis okoliczności:
....................................
....................................
....................................
Uzasadnienie zastosowania
kary i uwzględnione
okoliczności:
....................................
....................................
....................................
Informacja o uprzednim
wysłuchaniu pracownika:
Data:
....................................
Forma:
....................................
POUCZENIE
Zgodnie z art. 112 § 1
Kodeksu pracy,
jeżeli zastosowanie kary
nastąpiło z naruszeniem
przepisów prawa,
pracownik może wnieść
sprzeciw w terminie 7 dni
od dnia zawiadomienia
go o ukaraniu.
....................................
Podpis pracodawcy lub
osoby uprawnionej
POTWIERDZENIE ODBIORU
Data:
....................................
Podpis pracownika:
....................................
UWAGA:
Potwierdzenie odbioru
nie jest równoznaczne
z wyrażeniem zgody
na zastosowanie kary.
Brak podpisu pracownika
wymaga odpowiedniego
udokumentowania
sposobu doręczenia.
Przed użyciem wzoru
należy sprawdzić
terminy i przesłanki
z art. 108–111 KP.
W części D umieszcza się
odpis zawiadomienia
oraz właściwe dokumenty
dotyczące konkretnej kary.
✅ Checklista HR – część D akt osobowych 2026
❓ FAQ – część D akt osobowych i zatarcie kar
Co zawiera część D akt osobowych?
Odpis zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub określoną odpowiedzialnością z odrębnych przepisów przewidujących zatarcie kary.
Czy każda kara musi mieć osobną podczęść D?
Tak. § 4 ust. 3 wymaga wydzielonych części dotyczących poszczególnych kar, oznaczonych D1, D2 itd.
Jak długo nagana znajduje się w aktach?
Co do zasady karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy. Może zostać uznana za niebyłą wcześniej w przypadkach określonych w art. 113 KP.
Czy sprzeciw od kary trafia do D?
Tak, jeżeli został wniesiony, stanowi dokument związany z daną karą.
Ile dni jest na wniesienie sprzeciwu?
7 dni od zawiadomienia pracownika o ukaraniu, zgodnie z art. 112 § 1 KP.
Czy można usunąć karę przed upływem roku?
Tak. Pracodawca może uznać ją za niebyłą przed upływem roku. Usunięcie dokumentów następuje również w przypadkach określonych w art. 113 § 2 KP.
Czy po zatarciu nagany usuwa się tylko zawiadomienie?
Nie. W związku z usunięciem odpisu zawiadomienia należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej kary.
Czy po usunięciu D1 można pozostawić D2 bez zmiany numeru?
Nie. Pozostałym wydzielonym częściom należy przyporządkować następujące po sobie numery.
Czy pusta część D jest obowiązkowa?
Nie ma odrębnego przepisu nakazującego fizyczne przechowywanie pustej przekładki i pustego wykazu, jeżeli pracownik nie ma dokumentacji należącej do D.
Czy zwolnienie dyscyplinarne trafia do D?
Nie. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika należy do części C akt osobowych.
Podsumowanie: część D wymaga szczególnej dokładności, ponieważ jej zawartość może się zmieniać w związku z zatarciem kar. Każdą karę należy dokumentować osobno, zachowując chronologię, numerację i wykaz. Po wystąpieniu podstawy usunięcia dokumentacji należy usunąć całą właściwą podczęść i nadać pozostałym kolejne oznaczenia.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 474, w szczególności § 3 pkt 4 oraz § 4 ust. 1 i 3.
- Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, z późniejszymi zmianami, w szczególności art. 108–113.
- Art. 52 Kodeksu pracy – rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Materiał informacyjny. W indywidualnych sprawach należy uwzględnić odpowiedni stan faktyczny, przepisy szczególne i aktualne brzmienie prawa.
Komentarze