Akta osobowe pracownika – jak je prowadzić krok po kroku? Zasady i części A, B, C, D, E
Dokumentacja pracownicza nie kończy się na podpisanej umowie o pracę. Dobrze prowadzona teczka pozwala odtworzyć przebieg zatrudnienia, wykazać dopełnienie obowiązków i ograniczyć ryzyko sporów z pracownikiem. W 2026 roku akta osobowe mają pięć części: A, B, C, D i E. Obok nich pracodawca prowadzi także odrębną dokumentację dotyczącą m.in. czasu pracy, urlopu wypoczynkowego i wynagrodzeń.
Ten poradnik pokazuje, gdzie wpiąć poszczególne dokumenty, jak prowadzić wykazy oraz kiedy dokumenty muszą zostać usunięte. Uwzględnia tekst jednolity rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474.
📚 Spis treści – kliknij, aby rozwinąć
📁 Pięć części akt osobowych – gdzie wpiąć dokument?
Podział wynika bezpośrednio z § 3 rozporządzenia. Nie wystarczy jedna teczka zatytułowana „dokumenty pracownika” bez wyodrębnienia odpowiednich rodzajów dokumentacji.
Część A – dokumenty z etapu ubiegania się o zatrudnienie. Obejmuje wymagane prawem informacje o kandydacie i określone skierowania oraz orzeczenia lekarskie. Zobacz szczegółową listę: część A akt osobowych.
Część B – nawiązanie i przebieg stosunku pracy. Trafiają tu m.in. umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, BHP, zmiany warunków, dokumenty pracy zdalnej i urlopów związanych z rodzicielstwem. Sprawdź część B akt osobowych.
Część C – rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Obejmuje odpowiednie oświadczenia, kopię wydanego świadectwa pracy i dokumenty wymienione w § 3 pkt 3. Zobacz część C akt osobowych.
Część D – odpowiedzialność porządkowa i określone inne kary podlegające zatarciu. Dokumenty organizuje się oddzielnie dla każdej kary. Praktyczna instrukcja: część D akt osobowych.
Część E – dokumentacja kontroli trzeźwości. Obejmuje określone informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracowników oraz obecności środków działających podobnie do alkoholu. Nie wszystkie wyniki badań mogą być przechowywane w aktach osobowych. Sprawdź, jakie dokumenty należy gromadzić, jak prowadzić E1 i E2 oraz kiedy usuwać informacje z dokumentacji w poradniku akta osobowe część E – dokumenty i terminy przechowywania.
🗂️ Jak założyć akta osobowe – procedura krok po kroku
1. Zidentyfikuj pracownika i podstawę zatrudnienia. Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Rozporządzenie dotyczy dokumentacji pracowniczej, a nie automatycznie wszystkich umów cywilnoprawnych.
2. Załóż odpowiednie części teczki. Zapewnij logiczny podział A–E; część, dla której nie występują dokumenty, nie wymaga tworzenia pustych wpisów tylko dla pozoru kompletności.
3. Zachowuj chronologię i numerację. § 4 ust. 1 nakazuje porządek chronologiczny, numerowanie oświadczeń i dokumentów oraz wykaz w każdej części.
4. Wybierz postać papierową albo elektroniczną. Obydwie są dopuszczalne, ale e-akta wymagają odpowiedniego systemu teleinformatycznego i procedur.
5. Kontroluj aktualność. Przykładowo nowa informacja o warunkach zatrudnienia albo dokument potwierdzający zmianę warunków pracy należy do właściwej części, a dokumentacja zatartej kary musi zostać usunięta z części D zgodnie z przepisami.
🔢 Numeracja, chronologia i spis treści w 2026 roku
Każda część akt zawiera wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Oznaczenia pomocnicze, np. A1, B1 lub C1, można stosować do wydzielonych tematycznie podczęści, z osobną chronologią, numerowaniem i wykazem w każdej z nich. To możliwość, a nie nakaz tworzenia podczęści dla każdego rodzaju dokumentów.
Istnieją dwie ważne różnice: D1, D2 oznaczają wydzielone części dla poszczególnych kar, zaś E1, E2 – dla poszczególnych kontroli. Tu wydzielenie wynika z § 4 ust. 3–4. Po usunięciu części dotyczącej zatartej kary trzeba nadać pozostałym częściom D kolejne numery.
Przykładowy wykaz może zawierać: numer dokumentu, nazwę, datę, liczbę stron i uwagi. Przepisy wymagają przede wszystkim odpowiedniego wykazu i numeracji dokumentów; nie należy przedstawiać dowolnego zakładowego wzoru tabeli jako jedynego dopuszczalnego.
🩺 Badania lekarskie – część A czy B?
To jedno z częstszych źródeł błędów w kadrach. W § 3 pkt 1 część A przewidziana jest dla określonych skierowań i orzeczeń dotyczących badań, o których mowa w art. 229 § 1 pkt 1 oraz § 1¹–1² Kodeksu pracy.
Z kolei część B obejmuje skierowania i orzeczenia dotyczące badań wstępnych z art. 229 § 1 pkt 2 oraz badań okresowych i kontrolnych z art. 229 § 2 i 5. Nieprawidłowe jest więc zdanie, że każde badanie wstępne musi zawsze trafić do B albo każde badanie okresowe zawsze do A. Odpowiednie przyporządkowanie zależy od podstawy prawnej dokumentu.
📚 Akta osobowe to nie cała dokumentacja pracownicza
W myśl § 6 rozporządzenia pracodawca prowadzi dla każdego pracownika oddzielnie dokumentację obejmującą m.in. ewidencję czasu pracy, określone wnioski dotyczące czasu pracy, dokumenty urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconego wynagrodzenia oraz ewidencję przydziału odzieży roboczej.
Przykład: wniosek o urlop wypoczynkowy przechowuje się w odrębnej dokumentacji urlopowej, nie traktuje się go automatycznie jak dokument części B. Natomiast dokumenty ubiegania się o urlop rodzicielski znajdują się w części B. To dwa różne obowiązki.
🔐 Papier czy e-akta? Bezpieczeństwo i dostęp
Papierowe akta wymagają ochrony przed utratą, zniszczeniem, wilgocią i dostępem osób nieuprawnionych. W papierowej teczce zasadniczo przechowuje się poświadczone kopie lub odpisy dokumentów przedłożonych przez kandydata albo pracownika.
Elektroniczne akta muszą być prowadzone w systemie zapewniającym poufność, integralność, identyfikację użytkowników, historię zmian i możliwość wydania dokumentacji. Zgodnie z § 11 ust. 1, dołączenie papierowego dokumentu do e-akt wymaga odwzorowania cyfrowego poświadczonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Zwykły skan wrzucony do folderu na komputerze nie jest kompletnym rozwiązaniem.
🕒 10 czy 50 lat – okres przechowywania
Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy.
- Od 1 stycznia 2019 r.: zasadniczo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.: co do zasady 50 lat, z możliwością skrócenia do 10 lat po dopełnieniu ustawowych warunków raportu informacyjnego ZUS (liczonych od końca roku jego złożenia).
- Przed 1 stycznia 1999 r.: zasadniczo 50 lat od ustania zatrudnienia.
Nie wolno zatem rutynowo usuwać wszystkich akt po 10 latach. Ponadto wybrane informacje z części D i E podlegają odrębnym zasadom usuwania przed upływem podstawowego okresu archiwizacji.
👩💼 Case study – kontrola PIP wykazała pomylenie części
Pracodawca zatrudnił pracownicę biura w lutym 2026 r. W części A umieścił umowę o pracę i informację o warunkach zatrudnienia, a w części B – dokumenty urlopu wypoczynkowego. Jednocześnie w części E przechowywał oświadczenie o warunkach pracy zdalnej.
Prawidłowe uporządkowanie: umowa i informacja o warunkach zatrudnienia trafiają do B; dokumenty urlopów wypoczynkowych – do dokumentacji prowadzonej na podstawie § 6; dokumenty pracy zdalnej – do B. Część A pozostaje miejscem wskazanych dokumentów rekrutacyjnych i badań; część E jest przeznaczona do określonych informacji z kontroli.
💡 Porada eksperta HR
Przed audytem zacznij od ustalenia rodzaju i podstawy prawnej każdego dokumentu, a dopiero potem sprawdź jego położenie w teczce. W przeciwnym razie łatwo „naprawić” jeden błąd, wprowadzając kolejny. Szczególną uwagę poświęć dokumentom badań lekarskich, urlopów i odpowiedzialności porządkowej.
Sprawdź też rzeczywiste upoważnienia do dostępu. Pracownik ma prawo do kopii swojej dokumentacji na zasadach określonych w przepisach, ale nie oznacza to prawa każdego kierownika do nieograniczonego przeglądania wszystkich danych pracowniczych.
📑 Wzór wykazu dokumentów – kopiuj jednym kliknięciem
Poniżej przykładowy spis do dostosowania do faktycznie prowadzonej dokumentacji. To nie jest urzędowy formularz narzucony rozporządzeniem.
WYKAZ DOKUMENTÓW – PRZYKŁAD (CZĘŚĆ B) Pracownik: ................................ B-1 | Umowa o pracę | 02.02.2026 B-2 | Potwierdzenie informacji o warunkach zatrudnienia | 03.02.2026 B-3 | Potwierdzenie szkolenia BHP | 03.02.2026 B-4 | Porozumienie zmieniające | 01.07.2026 Wykaz jest przykładowy. Nazwy i daty należy dostosować do rzeczywistej teczki; nie każdy pracownik posiada te same dokumenty.
✅ Checklista kadr – szybki audyt
❓ FAQ – najczęstsze pytania
Ile części mają akta osobowe pracownika w 2026 roku?
Pięć: A, B, C, D i E. Wynika to z § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Czy dokumenty pracy zdalnej trafiają do części E?
Nie. Dokumenty dotyczące pracy zdalnej są wymienione w części B; część E dotyczy określonych informacji związanych z kontrolą trzeźwości lub środków podobnych do alkoholu.
Czy urlop wypoczynkowy przechowuje się w części B?
Dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego są prowadzone oddzielnie na podstawie § 6 rozporządzenia.
Czy trzeba prowadzić wykaz dokumentów?
Tak. § 4 ust. 1 nakazuje wykaz dokumentów w każdej części akt osobowych, chronologię i numerowanie.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Zasadniczo 10 lub 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i ewentualnych warunków skrócenia okresu dla części zatrudnionych w latach 1999–2018.
Czy skan dokumentu wystarczy do e-akt?
Samo zeskanowanie nie wystarcza. Przy włączaniu papierowego dokumentu do e-akt wymagane jest odpowiednie poświadczenie kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią.
Czy część D może zawierać dokumenty z kilku kar?
Tak, lecz dla każdej kary tworzy się odrębną wydzieloną część D1, D2 itd. zgodnie z § 4 ust. 3.
Czy pracownik może uzyskać kopię akt?
Tak. Kodeks pracy i rozporządzenie przewidują możliwość uzyskania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na właściwy wniosek.
Podsumowanie: właściwa organizacja dokumentów chroni prawa pracownika i pozwala rzetelnie wykazać, jak pracodawca realizuje swoje obowiązki. Przed wprowadzeniem zmian porównaj zawartość teczki z § 3–6 obowiązującego rozporządzenia i nie przechowuj dokumentów bez uzasadnionej podstawy.
Komentarze