Akta osobowe pracownika – jak je prowadzić krok po kroku

Akta osobowe pracownika – zasady prowadzenia dokumentacji krok po kroku [Aktualizacja 2026]

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracownika to jeden z podstawowych, a zarazem najbardziej newralgicznych obowiązków każdego pracodawcy w Polsce. Nawet drobne błędy w dokumentacji kadrowej mogą skutkować nie tylko problemami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), ale także poważną odpowiedzialnością prawną i finansową (nawet do 30 000 zł grzywny). W tym kompleksowym poradniku na rok 2026 wyjaśniamy szczegółowo, jak prowadzić akta osobowe, jakie dokładnie dokumenty muszą się w nich znaleźć (z podziałem na części A, B, C, D, E) oraz jak skutecznie uniknąć najczęstszych błędów, które słono kosztują. Artykuł został przygotowany w oparciu o aktualne orzecznictwo i przepisy Kodeksu pracy.

Spis treści – czego się dowiesz? ▼

• 1. Czym są akta osobowe i dlaczego są tak ważne?
• 2. Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia akt?
• 3. Szczegółowy podział akt osobowych (Części A-E)
• 4. Techniczne zasady prowadzenia teczek
• 5. Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych
• 6. Akta papierowe czy elektroniczne?
• 7. Retencja danych: 10 czy 50 lat?
• 8. Kontrola PIP – na co uważać?
• 9. Jak ułatwić sobie prowadzenie akt?
• 10. Porady Eksperta i Case Study
• 11. Interaktywna Checklista HR
• 12. FAQ – Pytania i odpowiedzi
• 13. Podsumowanie

Czym są akta osobowe pracownika i dlaczego są kluczowe?

Akta osobowe pracownika to sformalizowany, ściśle uporządkowany zbiór dokumentów, który stanowi "biografię zawodową" osoby zatrudnionej w danej firmie. Nie jest to jedynie biurokratyczny wymóg czy luźny zbiór kartek – to dokumentacja o potężnej mocy dowodowej.

Dla pracodawcy, porządnie prowadzone akta są "polisą ubezpieczeniową" w razie sporu sądowego (np. o nieuzasadnione zwolnienie dyscyplinarne) lub kontroli urzędowej. Dla pracownika są podstawą do ustalenia uprawnień, takich jak wymiar urlopu, staż pracy czy prawo do przyszłej emerytury.

Podstawa prawna na 2026 r. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy: Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej: Określa szczegółowy zakres, sposób prowadzenia i przechowywania akt.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia akt osobowych?

Wielu przedsiębiorców w 2026 roku wciąż myli rodzaje umów i zasady ich dokumentowania. Zasada jest jednak bezwzględna: obowiązek prowadzenia akt osobowych (części A-E) dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.

1. Pracownicy etatowi

Niezależnie od wymiaru etatu (pełny etat, 1/2, 1/8) czy rodzaju umowy (okres próbny, czas określony, czas nieokreślony, zastępstwo) – każdy pracownik kodeksowy musi mieć własną teczkę. Obowiązek powstaje w dniu zatrudnienia pierwszej osoby.

2. Umowy cywilnoprawne (B2B, Zlecenie, Dzieło)

Dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (B2B, zlecenie) nie zakłada się akt osobowych w rozumieniu Kodeksu pracy. Dokumentację zleceniobiorców należy trzymać osobno (np. w segregatorze "Umowy cywilnoprawne" lub w dokumentacji księgowej).

Ostrzeżenie Eksperta (Art. 22 KP): Prowadzenie dla zleceniobiorcy dokumentacji łudząco przypominającej pracownicze akta osobowe (np. wpinanie wniosków urlopowych, kar porządkowych czy list obecności) jest dla Inspektora PIP koronnym dowodem na ukryty stosunek pracy. Może to skutkować sądowym nakazem zmiany umowy w umowę o pracę. Wiąże się to z koniecznością wyrównania stawek i dopłaty składek ZUS – więcej o aktualnych stawkach znajdziesz w artykule: Minimalne wynagrodzenie za pracę 2026 – skutki i konsekwencje.

Szczegółowy podział akt osobowych (Części A, B, C, D, E)

Struktura akt jest sztywna i nienaruszalna. Dokumenty nie mogą być mieszane między częściami. Zgodnie z rozporządzeniem, akta muszą być podzielone na 5 wyraźnych części.

Część A – Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Tu trafiają dokumenty z etapu rekrutacji, ale tylko te dotyczące osoby zatrudnionej. Są to:

• Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (niezbędne do ustalenia stażu i wymiaru urlopu).
• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (dyplomy, certyfikaty, uprawnienia).
• Skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarskie (wstępne).

Część B – Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia

To najobszerniejsza i najbardziej dynamiczna część teczki. Znajdziesz tu:

• Umowę o pracę oraz wszelkie aneksy zmieniające warunki (zobacz też: Zmiany w umowie o pracę 2026 – co z obecnymi umowami?).
• Zakres obowiązków (zakres czynności) pracownika.
• Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, przepisami BHP, informacją o równym traktowaniu.
• Zaświadczenia o ukończeniu szkoleń BHP (wstępnych i okresowych).
• Aktualne orzeczenia lekarskie (badania okresowe i kontrolne).
• Wnioski pracownika dotyczące rodzicielstwa (urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy).
• Dokumenty dotyczące powierzenia mienia (np. laptopa, samochodu służbowego).
• Wnioski o objęcie systemem ruchomego czasu pracy (więcej o czasie pracy: Czas pracy w 2026 – jakie zmiany dla pracowników).

Część C – Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Wszystko, co zamyka historię pracownika w firmie:

• Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę (przez jedną ze stron).
• Porozumienie stron.
• Kopia wydanego świadectwa pracy.
• Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia (zajęcia komornicze).
• Dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop (jeśli strony uzgodniły przeniesienie go na kolejną umowę – sprawdź zasady: Urlop wypoczynkowy 2026 – nowe zasady).
• Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Część D – Odpowiedzialność porządkowa

Sekcja ta zawiera odpisy zawiadomień o ukaraniu karą porządkową (upomnienie, nagana, kara pieniężna). Jest to jedyna część, która jest "czyszczona" – po zatarciu kary dokumenty należy stąd fizycznie usunąć.

Część E – Kontrola trzeźwości i praca zdalna

Wprowadzona nowelizacją, zawiera:

• Informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika (protokoły, jeśli wynik był pozytywny).
• Wnioski o pracę zdalną (w tym pracę zdalną okazjonalną).
• Polecenia pracy zdalnej wydane przez pracodawcę.
• Ustalenia dotyczące ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną.

DRUKI
PRAWA PRACY

Przeraża Cię ilość dokumentów do przygotowania?

Szukasz pewnych i bezpiecznych wzorów pism? Oto masz na wyciągnięcie ręki pakiet ponad 30 gotowych wzorów, m.in.: CV, umowy o pracę, wypowiedzenia, plan urlopów, świadectwo pracy, oświadczenia RODO i mnóstwo innych. To obowiązkowy zbiór druków dla każdego pracodawcy, który chce spać spokojnie.

Pobierz Pakiet Wzorów Pism »

Techniczne zasady prowadzenia teczek – detale mają znaczenie

Skompletowanie papierów to dopiero początek. Inspektor PIP sprawdzi, CZY są one odpowiednio opracowane technicznie.

1. Bezwzględna Chronologia: Dokumenty muszą być ułożone chronologicznie w każdej z części. Najstarszy dokument znajduje się na spodzie, a każdy kolejny wpinamy na wierzch.
2. Podwójna Numeracja: Każda część (A, B, C, D, E) ma własną, niezależną numerację zaczynającą się od strony nr 1. Nie numerujemy akt "ciągiem" przez całą teczkę!
3. Wykaz dokumentów (Spis treści): Na początku każdej części musi znajdować się aktualny spis treści wszystkich pism w niej zawartych. Każdy nowy dokument musi zostać niezwłocznie dopisany do wykazu.
4. Oryginały vs Kopie: Pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika (np. dyplomów). Oryginały przechowujemy tylko wtedy, gdy są wytworzone przez pracodawcę w trakcie trwania zatrudnienia (np. umowa o pracę, aneks).

Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych

Mimo jasnych przepisów, podczas kontroli PIP wciąż powtarzają się te same uchybienia. Sprawdź, czy nie popełniasz tych błędów w swojej firmie:

• Brak numeracji stron: Dokumenty są wrzucane "luzem", bez nadania numerów i wpisu do wykazu. To chaos, który inspektorzy karzą mandatami.
• Przechowywanie "zakazanych" kopii: Największym grzechem jest kserowanie dowodów osobistych, paszportów czy praw jazdy (gdy nie jest to wymagane ustawą). To rażące naruszenie RODO!
• Mieszanie części akt: Np. wpinanie wniosków urlopowych (które co do zasady nie muszą być w aktach, a jeśli są, to w części B) do części dotyczącej kar.
• Brak ciągłości badań lekarskich: Luki między datą końcową jednego orzeczenia a początkową drugiego.
• Trzymanie dokumentów "na wszelki wypadek": Np. trzymanie CV kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, bez ich zgody.

Akta papierowe czy elektroniczne?

W 2026 roku cyfryzacja działów HR (tzw. E-teczka) jest standardem. Pracodawca ma pełny wybór formy prowadzenia akt, a obie formy są równoważne prawnie, pod warunkiem spełnienia wymogów Rozporządzenia.

Cecha	Akta Papierowe	E-teczka (System HR)
Dostępność	Ograniczona (tylko w biurze)	Zdalna, 24/7, bezpieczna
Wyszukiwanie	Ręczne (czasochłonne)	Błyskawiczne (słowa kluczowe, daty)
Bezpieczeństwo	Ryzyko zniszczenia (pożar, zalanie)	Wysokie (szyfrowanie, backupy)
Wymogi prawne	Szafa pancerna/zamykana	Kwalifikowany podpis/pieczęć, zgodność z RODO

Retencja danych: 10 czy 50 lat?

Długość przechowywania akt (retencja) zależy od daty zatrudnienia pracownika. To kluczowa kwestia dla archiwizacji i kosztów przechowywania.

*10 lat pod warunkiem złożenia ZUS OSW i ZUS RIA.

Kontrola PIP – na co uważać i jakie grożą kary?

Inspektorzy PIP najczęściej weryfikują kompletność podpisów pod regulaminami, ważność badań lekarskich oraz to, czy nie przechowujesz dokumentów zbędnych (zasada minimalizacji danych).

SANKCJE KARNE (Art. 281 Kodeksu pracy): Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres lub pozostawienie jej w warunkach grożących zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Grzywna może zostać nałożona zarówno na właściciela firmy, jak i osobę odpowiedzialną za kadry.

Jak ułatwić sobie prowadzenie akt osobowych?

Prowadzenie dokumentacji nie musi być koszmarem tonącym w papierach. Oto sprawdzone sposoby na usprawnienie pracy działu kadr:

1. Stosuj Checklisty: Dla procesu zatrudnienia (onboarding) i zwolnienia (offboarding) stwórz sztywne listy kontrolne. Odhaczanie kolejnych punktów (np. kwestionariusz, PIT-2, umowa, szkolenie BHP) daje pewność, że żaden dokument nie został pominięty.
2. Wzory dokumentów: Nie twórz pism "z głowy" za każdym razem. Oszczędzasz czas i unikasz błędów prawnych (np. złej podstawy prawnej wypowiedzenia), korzystając ze sprawdzonych, zunifikowanych szablonów.
3. Audyt wewnętrzny (Self-check): Raz w roku wybierz losowo 5 teczek i sprawdź je "okiem inspektora". Pozwoli to wyłapać błędy (np. nieusunięte kary porządkowe), zanim zrobi to PIP.
4. Cyfryzacja: Rozważ przejście na system HR. Automatyczne przypomnienia o kończących się umowach czy badaniach to ogromne odciążenie pamięci.

WZORY
PISM HR

Nie trać czasu na pisanie dokumentów od zera!

Pobierz Ebooka: Druki z zakresu prawa pracy z komentarzem. Znajdziesz tam gotowe, bezpieczne prawnie szablony, m.in.: wypowiedzenie zmieniające, umowy, plany urlopów. Ułatw sobie życie już dziś.

Zobacz Spis Treści Ebooka »

Porady Eksperta i Case Study – Z życia wzięte

💡 EKSPERT RADZI: Błąd w numeracji? Nie używaj korektora! To częsty błąd początkujących kadrowych. Dokumentacja pracownicza musi być wiarygodna. Jeśli pomyliłaś numerację stron lub zapomniałaś wpiąć dokument, zastosuj metodę "bis/ter".
Przykład: Wpinając dokument między stronę 14 a 15, nadaj mu numer 14a. Odpowiednio uzupełnij wykaz dokumentów. Nigdy nie używaj korektorów ani nie wyrywaj stron!

CASE STUDY 1: "Nadgorliwy Zbieracz" a RODO Sytuacja: W małej firmie budowlanej księgowa trzymała w części A kserokopie dowodów osobistych wszystkich pracowników.
Konsekwencje: Inspektor PIP uznał to za naruszenie zasady minimalizacji danych (RODO). Pracodawca otrzymał mandat karny 2000 zł i nakaz komisyjnego zniszczenia kopii. PESEL można spisać, dowodu nie wolno kserować!

CASE STUDY 2: Zapomniana nagana Sytuacja: Kierownik cofnął awans pracownicy, bo znalazł w aktach (część D) naganę sprzed 2 lat.
Błąd: Po roku nienagannej pracy kara ulega zatarciu z mocy prawa. Dokument powinien zostać fizycznie usunięty z akt. Pracownica wygrała odszkodowanie w sądzie za naruszenie dóbr osobistych.

CASE STUDY 3: Powrót pracownika po 3 latach Sytuacja: Pan Marek zwolnił się z firmy, ale po 3 latach postanowił wrócić. Kadrowa założyła mu nową teczkę.
Rozwiązanie: Błąd (nadmiarowość). Jeśli pracownik wraca do tego samego pracodawcy w okresie retencji akt (10 lat), kontynuujemy prowadzenie jego dotychczasowej teczki, wpinając nową umowę do części B.

Interaktywna Checklista HR – Gotowość na kontrolę

Zanim zamkniesz szafę lub wylogujesz się z systemu, sprawdź, czy Twoje akta spełniają poniższe kryteria. Jeśli odhaczysz wszystkie punkty, kontrola PIP nie będzie Ci straszna.

• Podział: Czy akta są fizycznie podzielone na części A, B, C, D (i E)?
• Wykazy: Czy na początku KAŻDEJ części znajduje się aktualny spis treści (wykaz dokumentów)?
• Chronologia: Czy dokumenty są ułożone chronologicznie (najnowsze na górze)?
• Numeracja: Czy każda strona jest ponumerowana (osobna numeracja dla A, B...)?
• RODO (Część A): Czy upewniłeś się, że usunięto kserokopie dowodów osobistych?
• Badania (Część B): Czy orzeczenia lekarskie są aktualne i czy nie ma luk w ciągłości?
• Kary (Część D): Czy usunięto przedawnione kary porządkowe (starsze niż rok)?
• Zabezpieczenie: Czy szafa jest zamykana na klucz dostępny tylko dla upoważnionych osób?

FAQ – 10 kluczowych pytań i odpowiedzi

1. Co powinny zawierać akta osobowe?

Komplet dokumentów historii zatrudnienia, podzielonych na 5 obowiązkowych części: A (rekrutacja), B (zatrudnienie), C (ustanie), D (kary) oraz E (kontrola trzeźwości/praca zdalna).

2. Czy akta muszą być papierowe?

Nie. Mogą być prowadzone w formie elektronicznej (e-teczka) lub papierowej. Wybór należy do pracodawcy, a formy są równoważne prawnie.

3. Jak długo przechowuje się akta?

10 lat (dla pracowników zatrudnionych od 2019 r.) lub 50 lat (dla zatrudnionych wcześniej, chyba że pracodawca skrócił ten okres składając raporty ZUS RIA i OSW).

4. Czy można trzymać CV w aktach?

Tak, ale tylko CV pracownika zatrudnionego (trafia do części A). CV odrzuconych kandydatów należy trwale zniszczyć po zakończeniu rekrutacji (wymóg RODO).

5. Czy umowa o pracę musi być w aktach?

Tak, to najważniejszy dokument w części B. Musi się tam znaleźć wraz ze wszystkimi aneksami.

6. Co grozi za błędy w aktach?

Błędy te są wykroczeniem. Grozi za nie mandat od inspektora PIP (1 000–2 000 zł) lub grzywna sądowa do 30 000 zł.

7. Czy trzeba numerować strony?

Tak, każda część (A-E) musi mieć własną, odrębną numerację stron, a każdy dokument musi być wpisany do wykazu (spisu treści).

8. Czy świadectwo pracy trafia do akt?

W części C przechowujemy tylko kopię świadectwa pracy. Oryginał musi zostać wydany pracownikowi.

9. Czy badania lekarskie są obowiązkowe?

Tak, aktualne orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne) muszą znajdować się w części B.

10. Czy można usunąć dokument z akt?

Tak, ale tylko w specyficznych przypadkach, np. zawiadomienie o karze porządkowej usuwa się obowiązkowo po roku nienagannej pracy.

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych w 2026 roku wymaga od pracodawcy nie tylko skrupulatności, ale też bieżącej znajomości zmieniających się przepisów. Niezależnie od tego, czy wybierzesz tradycyjne segregatory, czy nowoczesną e-teczkę, pamiętaj o jednym: porządek w dokumentach to bezpieczeństwo Twojej firmy.

Rzetelna dokumentacja kadrowa to najlepsza tarcza podczas kontroli PIP i ewentualnych sporów w sądzie pracy. Jeśli Twoje akta wymagają uporządkowania – nie odkładaj tego na później. Zacznij od audytu teczek według naszej checklisty lub skorzystaj z gotowych wzorów pism, aby spać spokojnie.

Wróć do strony głównej i sprawdź inne poradniki kadrowe