Zadaniowy czas pracy – zasady i rozliczanie (2026)
Zadaniowy czas pracy – zasady, ewidencja i rozliczanie (2026)
- 1. Czym jest zadaniowy czas pracy (Art. 140 KP)
- 2. Kiedy można wprowadzić system zadaniowy?
- 3. Umowa o pracę i regulamin – wymogi formalne
- 4. Ustalanie wymiaru zadań i normy pracy
- 5. Ewidencja czasu pracy i listy obecności
- 6. Nadgodziny w systemie zadaniowym – orzecznictwo
- 7. Wynagrodzenie i dodatki w 2026 roku
- 8. Najczęstsze błędy i "fikcyjny system"
- 9. Kontrola PIP – procedura i ryzyka
- 10. Przeciwwskazania do systemu zadaniowego
- 11. Porada Eksperta (Złota zasada dowodowa)
- 12. Case Study – 3 przykłady z życia
- 13. Checklista wdrożeniowa
- 14. FAQ – Pytania i Odpowiedzi
1. Czym jest zadaniowy czas pracy – definicja i podstawa prawna (Art. 140 KP)
Zadaniowy czas pracy to elastyczny system organizacji pracy, który odchodzi od tradycyjnego modelu „czasowego” na rzecz rozliczania wyników. W tym modelu pracodawca rezygnuje z bezpośredniej kontroli nad intensywnością i godzinami pracy zatrudnionego, w zamian oczekując realizacji konkretnych zadań.
Fundamentem prawnym jest Art. 140 Kodeksu pracy, który stanowi:
„W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Czas pracy, niezbędny do wykonania powierzonych zadań, ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem.”
Kluczowa różnica polega na tym, że pracownik sam decyduje o rozkładzie swojego dnia. To on zarządza przerwami, godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, pod warunkiem, że "dowiezie" wynik w terminie.
System Podstawowy
- Sztywne godziny (np. 8:00–16:00)
- Pracodawca narzuca rozkład
- Pełna ewidencja godzin (wejścia/wyjścia)
- Wynagrodzenie za czas dyspozycji
System Zadaniowy
- Elastyczność (decyduje pracownik)
- Zadania dostosowane do normy 8h
- Uproszczona ewidencja (tylko nieobecności)
- Wynagrodzenie za efekt (wykonanie zadań)
2. Kiedy można wprowadzić zadaniowy czas pracy? Przesłanki prawne
Ustawodawca w Art. 140 K.p. wskazuje konkretne przesłanki, które umożliwiają wdrożenie tego systemu. Nie jest to rozwiązanie dostępne "na życzenie" dla każdego stanowiska.
Uzasadnienie rodzajem pracy
Dotyczy zawodów, w których przebieg pracy jest trudny do unormowania czasowego lub zależy od inwencji twórczej. Przykłady:
- Programiści i zawody IT: Praca koncepcyjna, często w nienormowanych godzinach (np. w nocy).
- Przedstawiciele handlowi: Czas pracy zależy od dojazdów i dostępności klientów.
- Architekci, graficy, dziennikarze: Praca twórcza, zależna od weny.
Uzasadnienie organizacją lub miejscem pracy
Dotyczy sytuacji, gdy pracodawca nie ma technicznej możliwości sprawowania nadzoru nad pracownikiem. W 2026 roku jest to najczęstsza podstawa dla pracy zdalnej (Home Office) oraz pracy hybrydowej, gdzie ścisła kontrola godzinowa byłaby fikcją.
3. Zadaniowy czas pracy w umowie o pracę i regulaminie
Wprowadzenie systemu zadaniowego wymaga dochowania formalności. Zgodnie z hierarchią źródeł prawa pracy (Art. 9 K.p.), systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w:
- Układzie zbiorowym pracy (jeśli funkcjonuje).
- Regulaminie pracy (obowiązkowy u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników).
- Obwieszczeniu (jeśli nie ma regulaminu).
W przypadku mniejszych firm lub indywidualnych ustaleń, zapis o systemie zadaniowym musi znaleźć się bezpośrednio w umowie o pracę (w części dotyczącej warunków zatrudnienia).
Więcej o prawidłowym prowadzeniu dokumentacji przeczytasz w artykule: Akta osobowe pracownika – jak je prowadzić krok po kroku.
WZORY
PISM
4. Ustalanie wymiaru zadań i normy czasu pracy
Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy jest prawidłowe ustalenie wymiaru zadań. Zgodnie z Art. 129 § 1 K.p., czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
Porozumienie z pracownikiem (Art. 140 K.p.)
Kodeks pracy wymaga, aby czas niezbędny do wykonania zadań został ustalony "po porozumieniu z pracownikiem". Oznacza to, że pracownik musi zaakceptować zakres obowiązków jako realny. Jeśli pracodawca narzuci jednostronnie ilość zadań, której wykonanie obiektywnie wymaga 10-12 godzin pracy, narusza przepisy o normach czasu pracy.
Miernikiem jest tu tzw. "przeciętna wydajność". Normy nie mogą być ustalane na podstawie wyników najszybszego pracownika w firmie (lidera), lecz muszą być osiągalne dla pracownika sumiennego, o przeciętnych umiejętnościach.
5. Zadaniowy czas pracy a ewidencja czasu pracy (Art. 149 KP)
To jeden z największych mitów: "zadaniowiec nie ma ewidencji". To nieprawda. System zadaniowy zwalnia jedynie z ewidencjonowania godzin pracy.
Zgodnie z Art. 149 § 2 Kodeksu pracy:
„W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy (...) nie ewidencjonuje się godzin pracy.”
Oznacza to, że w karcie ewidencji nie wpisujemy godzin "8:00 – 16:00". Jednakże pracodawca ma bezwzględny obowiązek ewidencjonowania:
- Dni wolnych od pracy (z oznaczeniem tytułu, np. niedziela, święto),
- Urlopów wypoczynkowych i bezpłatnych,
- Zwolnień lekarskich (L4) i innych usprawiedliwionych nieobecności.
Dokładne zasady znajdziesz tutaj: Ewidencja nadgodzin i nieobecności pracownika 2026.
6. Nadgodziny w systemie zadaniowym – orzecznictwo sądowe
Czy w systemie zadaniowym są nadgodziny? Tak. Orzecznictwo Sądu Najwyższego jest tu jednoznaczne. Nadgodziny powstają wtedy, gdy niemożność wykonania zadań w 8 godzin wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (wadliwa organizacja pracy).
Kiedy należą się nadgodziny (Art. 151 § 1 K.p.)?
- Wina pracodawcy: Jeśli zakres zadań jest tak duży, że pracownik, pracując z najwyższą starannością, musi pracować po godzinach – są to godziny nadliczbowe, za które należy się wynagrodzenie wraz z dodatkiem (50% lub 100%).
- Wina pracownika: Jeśli pracownik pracuje dłużej, bo robił sobie prywatne przerwy lub jest mało efektywny – nadgodziny nie powstają. Czas ten traktowany jest jako jego prywatna sprawa wynikająca z elastyczności systemu.
7. Wynagrodzenie i dodatki w 2026 roku
Zadaniowy czas pracy to nie praca na akord. Pracownikowi przysługuje stałe wynagrodzenie miesięczne (określone w stawce miesięcznej lub godzinowej).
Gwarancja minimalnego wynagrodzenia obowiązuje niezależnie od tempa pracy. Co ważne – jeśli pracownik jest bardzo efektywny i wykona zadania przewidziane na 8 godzin w ciągu 5 godzin, pracodawca nie może obniżyć mu pensji. Zyskany czas jest nagrodą dla pracownika.
Warto jednak pamiętać o dodatkach, np. za pracę w nocy. Jeśli pracodawca zleci wykonanie zadania w porze nocnej (lub jest to konieczne ze względu na specyfikę, np. kontakt z klientem z USA), pracownikowi przysługuje dodatek nocny zgodnie z Art. 151(8) K.p.
8. Najczęstsze błędy i "fikcyjny system zadaniowy"
W praktyce sądowej często spotyka się pojęcie "fikcyjnego systemu zadaniowego". Dochodzi do niego, gdy pracodawca formalnie wprowadza system zadaniowy, ale faktycznie stosuje zasady systemu podstawowego.
Czerwone flagi (Błędy pracodawcy):
- Sztywne godziny pracy: Wymaganie obecności w biurze lub logowania "na zielono" w Teams w godzinach 9:00–17:00.
- Mikrozarządzanie: Ciągłe kontrolowanie, co pracownik robi w danej chwili, a nie rozliczanie z efektów.
- Podwójna ewidencja: Prowadzenie nieoficjalnych list obecności z godzinami wejścia i wyjścia "dla bezpieczeństwa". W sądzie jest to koronny dowód przeciwko pracodawcy.
9. Kontrola PIP – procedura i ryzyka dla pracodawcy
Zadaniowy czas pracy jest jednym z priorytetów kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy weryfikują, czy system nie służy do ukrywania nadgodzin.
Na co zwraca uwagę inspektor?
- Analiza korespondencji mailowej (czy maile są wysyłane w nocy lub w weekendy na polecenie szefa?).
- Przesłuchania pracowników (czy mają realną swobodę ustalania godzin pracy?).
- Weryfikacja zakresu zadań (czy są fizycznie wykonalne w 40h tygodniowo).
Stwierdzenie nieprawidłowości może skutkować mandatem karnym, wystąpieniem o zapłatę wynagrodzenia oraz nakazem zmiany regulaminu pracy.
KONTROLA
PIP
10. Przeciwwskazania – gdzie system zadaniowy się nie sprawdzi
Zastosowanie art. 140 K.p. jest wykluczone w przypadku prac, które ze swej natury wymagają obecności w określonym czasie. System ten nie zadziała w przypadku:
- Pracy na zmiany: (np. produkcja), gdzie jeden pracownik musi zastąpić drugiego.
- Obsługi klienta stacjonarnego: (recepcja, sklep), gdzie pracownik musi być dostępny w godzinach otwarcia.
- Służb ochrony i transportu: Gdzie istotą pracy jest dozór lub prowadzenie pojazdu w określonym czasie.
11. Porada Eksperta (Złota zasada dowodowa)
W procesach o nadgodziny ciężar dowodu często przesuwa się na pracodawcę. Musisz udowodnić, że zadania były realne.
Rekomendacja: Raz na kwartał wyślij do pracownika e-mail z podsumowaniem zadań i pytaniem: "Czy potwierdzasz, że przydzielony zakres obowiązków jest możliwy do realizacji w ramach norm czasu pracy (40h/tydzień)?".
Pisemnne potwierdzenie pracownika (np. "Tak, potwierdzam") jest kluczowym dowodem, że działasz w dobrej wierze i że doszło do wymaganego przez Art. 140 K.p. porozumienia.
12. Case Study – 3 przykłady z życia
Analiza: Marek pracuje elastycznie – czasem w nocy, czasem kończy wcześniej. Pracodawca nie ingeruje w jego grafik, interesuje go tylko dowiezienie kodu na koniec sprintu. Jest to modelowy system zadaniowy.
Analiza: Mimo nazwy "zadaniowy", system jest wadliwy. Wymiar zadań jest obiektywnie nierealny. Annie przysługuje wynagrodzenie za 3 nadgodziny każdego dnia. Sąd zasądzi wyrównanie.
Analiza: To fikcja. Praca Kasi polega na dyspozycyjności czasowej, a nie na "wykonaniu zadania". Jest to de facto system podstawowy. Pracodawca narusza przepisy o ewidencji czasu pracy.
13. Checklista wdrożeniowa dla pracodawcy
Zanim zdecydujesz się na ten system, odpowiedz szczerze na poniższe pytania:
|
1. Czy rodzaj pracy pozwala na samodzielność? Czy pracownik może sam ustalać harmonogram dnia bez szkody dla firmy? |
TAK / NIE |
|
2. Czy zrezygnowałeś z ewidencji godzin? Czy usunąłeś listy wejść/wyjść dla tych pracowników? |
TAK / NIE |
|
3. Czy zadania są mierzalne? Czy rozliczasz "efekt" (raport, kod, sprzedaż), a nie "obecność"? |
TAK / NIE |
|
4. Czy uzyskałeś porozumienie? Czy pracownik potwierdził, że ilość zadań jest realna na 8h pracy? |
TAK / NIE |
14. FAQ – Zadaniowy czas pracy w pigułce
1. Czym jest zadaniowy czas pracy wg Kodeksu pracy?
2. Czy w systemie zadaniowym trzeba podpisywać listę obecności?
3. Kiedy należą się nadgodziny w zadaniowym czasie pracy?
4. Czy pracodawca może narzucić godziny pracy?
5. Czy zadaniowy czas pracy musi być wpisany do umowy?
6. Jak PIP kontroluje zadaniowy czas pracy?
7. Czy pracownik zadaniowy ma prawo do odpoczynku?
8. Czy można stosować zadaniowy czas pracy na pół etatu?
9. Co grozi pracodawcy za fikcyjny system zadaniowy?
10. Czy handlowiec w systemie zadaniowym ma płacone za dojazdy?
📌 Podsumowanie
Zadaniowy czas pracy w 2026 roku to narzędzie dla świadomych pracodawców. Opiera się na zaufaniu i partnerstwie, a nie na kontroli. Pamiętaj: Realizm zadań, Porozumienie z pracownikiem i Brak mikrozarządzania to fundamenty, które ochronią Twoją firmę przed roszczeniami.
Komentarze