Jak sporządzić świadectwo pracy? Instrukcja i Wzór 2026
Świadectwo pracy od A do Z. Kompletny przewodnik dla kadr i płac na 2026 rok
W tym obszernym poradniku, napisanym językiem praktyków, wyjaśniamy krok po kroku, jak sporządzić ten dokument, jakich pułapek unikać przy wyliczaniu urlopów i jak uchronić firmę przed grzywnami. Przygotowaliśmy też dla Ciebie darmowy wzór do pobrania.
📂 Spis treści (kliknij, aby rozwinąć)
- 1. Świadectwo pracy 2026 – definicja, podstawa prawna (Art. 97 KP) i obowiązek wydania
- 2. Odpowiedzialność pracodawcy i działu kadr za błędy w dokumentacji
- 3. Terminy wydania świadectwa pracy: "Niezwłocznie" vs tryb 7-dniowy
- 4. Instrukcja wypełniania krok po kroku: Dane podstawowe, etaty i stanowiska
- 5. Urlopy, siła wyższa i nieobecności (Kluczowe zmiany w przepisach)
- 6. Uprawnienia pracownicze, okresy nieskładkowe i zajęcia komornicze
- 7. Czego NIE wolno wpisywać do świadectwa pracy (RODO i dobra osobiste)
- 8. Najczęstsze błędy pracodawców – analiza przypadków
- 9. Sprostowanie świadectwa pracy (Art. 97 § 2¹ KP) – wniosek i terminy
- 10. Konsekwencje prawne: Kary, grzywny i roszczenia odszkodowawcze
- 📄 DARMOWY WZÓR DO POBRANIA
- 💡 Porada Eksperta (Ostrzeżenie o obiegówce)
- 🔍 3 Życiowe Case Studies
- ✅ Checklista (15 punktów kontrolnych)
- ❓ FAQ – Pytania i Odpowiedzi
- 📋 Podsumowanie dla pracodawcy
🏛️ 1. Świadectwo pracy 2026 – definicja, podstawa prawna (Art. 97 KP) i obowiązek wydania
Świadectwo pracy jest dokumentem sformalizowanym, uregulowanym w art. 97 Kodeksu pracy. Wielu pracodawców myli je z zaświadczeniem o zatrudnieniu czy referencjami. To błąd. Świadectwo pracy to "twardy" wyciąg z danych kadrowych, który ma moc dowodową przed organami państwowymi (ZUS, Urząd Pracy) i nie może zawierać elementów ocennych.
Dokument ten jest niezbędny pracownikowi m.in. do:
- Naliczenia kapitału początkowego i emerytury – ZUS weryfikuje okresy składkowe i nieskładkowe.
- Ustalenia wymiaru urlopu u nowego pracodawcy – aby nie doszło do przekroczenia limitu 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym.
- Uzyskania statusu bezrobotnego – Urząd Pracy wymaga dokumentu, by sprawdzić tryb rozwiązania umowy (co wpływa na prawo do zasiłku).
Zasada automatyzmu: Pracodawca wydaje świadectwo z urzędu. Oczekiwanie na wniosek pracownika jest błędem (chyba że mówimy o kontynuacji zatrudnienia). Aby poprawnie przygotować dane, niezbędne są rzetelnie prowadzone akta osobowe pracownika, z których czerpiemy informacje historyczne.
👥 2. Odpowiedzialność pracodawcy i działu kadr za błędy w dokumentacji
Odpowiedzialność prawna spoczywa zawsze na podmiocie zatrudniającym, czyli pracodawcy. Nawet jeśli firma korzysta z outsourcingu kadrowo-płacowego (biura rachunkowego), to zarząd lub właściciel firmy odpowiada przed Inspekcją Pracy za nieterminowe wydanie dokumentu lub błędy w jego treści.
💡 Ważne dla pracowników HR
Choć mandat PIP otrzymuje pracodawca, to zgodnie z Kodeksem pracy (odpowiedzialność porządkowa i materialna), pracodawca może wyciągnąć konsekwencje służbowe (tzw. regres) wobec pracownika kadr, który przez swoje zaniedbanie naraził firmę na straty finansowe.
📅 3. Terminy wydania świadectwa pracy: "Niezwłocznie" vs tryb 7-dniowy
Przepisy w 2026 roku stawiają sprawę jasno: dokument wydajemy w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa rozwiązuje się w piątek (np. upływ okresu wypowiedzenia), pracownik powinien wyjść z firmy ze świadectwem w ręku.
Kiedy można zastosować termin 7 dni?
Tylko obiektywne przyczyny uprawniają pracodawcę do skorzystania z terminu 7-dniowego na wysyłkę. Są to sytuacje takie jak:
- Praca zdalna pracownika w innej miejscowości,
- Choroba pracownika w ostatnim dniu pracy,
- Nagłe porzucenie pracy przez zatrudnionego,
- Śmierć pracownika (wtedy świadectwo wydaje się na wniosek rodziny).
Wysłanie dokumentu pocztą "z wygody", gdy pracownik był obecny w biurze, może zostać zakwestionowane podczas kontroli jako naruszenie zasady niezwłoczności.
DRUKÓW
2026
📝 4. Instrukcja wypełniania krok po kroku: Dane podstawowe, etaty i stanowiska
Wypełniając "główkę" i pierwsze punkty świadectwa, musimy zachować precyzję aptekarską. Dane czerpiemy bezpośrednio z umów o pracę i aneksów znajdujących się w części B akt osobowych.
Zmienność etatu w czasie – pułapka na pracodawcę
To newralgiczny punkt dla ZUS przy naliczaniu emerytury. Jeśli pracownik pracował przez 5 lat, ale w międzyczasie zmieniał wymiar etatu (np. z 1/1 na 1/2), należy to rozpisać chronologicznie z dokładnymi datami dziennymi. Agregowanie danych (np. wpisanie "pracował w wymiarze 1/1 i 1/2 w okresie...") jest błędem merytorycznym, który zmusi pracownika do powrotu po korektę za kilkanaście lat.
Tryb rozwiązania umowy
W punkcie dotyczącym ustania zatrudnienia wpisujemy:
- Tryb: np. za wypowiedzeniem, na mocy porozumienia stron, bez wypowiedzenia.
- Podstawę prawną: konkretny artykuł (np. art. 30 § 1 pkt 2 K.p.).
- Stronę inicjującą: np. przez pracodawcę / przez pracownika.
🏖️ 5. Urlopy, siła wyższa i nieobecności (Kluczowe zmiany w przepisach)
Sekcja ta jest kluczowa dla kolejnego pracodawcy. Musisz w niej wykazać wykorzystanie limitów, które są przypisane do roku kalendarzowego. Precyzyjne dane powinna dostarczyć Ci ewidencja urlopów i zasady 2026.
Szczegółowa instrukcja wypełniania rubryk urlopowych:
- Urlop wypoczynkowy: Wpisujemy liczbę dni (i godzin) wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Uwaga: Sumujemy tu urlop wykorzystany fizycznie oraz ten, za który wypłacono ekwiwalent pieniężny.
- Opieka nad dzieckiem (Art. 188 KP): Limit 2 dni lub 16 godzin (płatne 100%). Wpisujemy, ile wykorzystano, aby kolejny pracodawca nie przyznał ich ponownie.
- Siła wyższa (Art. 148¹ KP): Limit 2 dni lub 16 godzin (płatne 50%). To nowa rubryka, o której często się zapomina. Nawet jeśli pracownik wykorzystał "0", warto to odnotować.
- Urlop opiekuńczy (Art. 173¹ KP): Limit 5 dni (bezpłatne). Bezwzględnie należy go wykazać, gdyż jest to limit roczny.
⚙️ 6. Uprawnienia pracownicze, okresy nieskładkowe i zajęcia komornicze
W ustępie dotyczącym okresów nieskładkowych wpisujemy wszystkie okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków. Tu liczy się każda data (od... do...), dlatego niezbędna jest poprawnie prowadzona ewidencja nadgodzin i nieobecności pracownika.
Uwaga na okresy nieskładkowe: Nie wpisujemy tu nieobecności nieusprawiedliwionych (tzw. NN). One nie są okresami nieskładkowymi w rozumieniu ustawy emerytalnej, choć nie wliczają się do stażu pracy. NN po prostu pomijamy w tej sekcji, choć wynikają one z ewidencji czasu pracy.
Zajęcia komornicze – obowiązek informacyjny
Pominięcie informacji o zajęciu komorniczym to jeden z najgroźniejszych błędów finansowych. Jeśli nowy pracodawca nie dowie się o długu i wypłaci pracownikowi pełną pensję, dotychczasowy pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności przez komornika za wyrządzenie szkody wierzycielowi. Wpisujemy sygnaturę sprawy i dane kancelarii.
🚫 7. Czego NIE wolno wpisywać do świadectwa pracy (RODO i dobra osobiste)
Zgodnie z RODO i ochroną dóbr osobistych, świadectwo musi być "czyste" od ocen i emocji. Niedopuszczalne jest wpisywanie:
- Przyczyn rozwiązania umowy: Np. "utrata zaufania", "likwidacja stanowiska", "częste spóźnienia". Wpisujemy wyłącznie podstawę prawną (artykuł kodeksu).
- Dyscyplinarka: Wyjątkiem nie jest nawet zwolnienie dyscyplinarne – tu również podajemy tylko "suchy" artykuł 52 § 1 pkt 1 KP. Opisanie kradzieży czy pijaństwa w treści świadectwa jest naruszeniem dóbr osobistych i może skończyć się procesem o zniesławienie.
- Kody chorobowe: Nie wpisujemy, na co chorował pracownik (chyba że dotyczy to choroby zawodowej stwierdzonej orzeczeniem).
⚠️ 8. Najczęstsze błędy pracodawców – analiza przypadków
Analizując orzecznictwo sądowe, można wyłonić grupę najczęstszych pomyłek:
- Błędne daty zatrudnienia: Często przy przejściach zakładu pracy (art. 23¹) pracodawcy wpisują datę przejęcia zamiast daty pierwotnego zatrudnienia.
- Nieaktualne pouczenie: Wiele starych wzorów (zapisanych w systemach kadrowych) zawiera informację o 7 dniach na odwołanie. Aktualny termin to 14 dni. Wydanie dokumentu ze starym pouczeniem sprawia, że pracownik może wnieść pozew nawet po terminie, a sąd go przyjmie.
- Niewpisanie urlopu bezpłatnego: Skutkuje to błędnym naliczeniem stażu pracy u kolejnego pracodawcy i zawyżeniem uprawnień, co jest fałszowaniem dokumentacji.
✍️ 9. Sprostowanie świadectwa pracy (Art. 97 § 2¹ KP) – wniosek i terminy
Procedura sprostowania jest ściśle sformalizowana. Jeśli pracownik zauważy błąd, procedura wygląda następująco:
- Wniosek pracownika: Ma on 14 dni od otrzymania świadectwa na złożenie wniosku o sprostowanie do pracodawcy.
- Reakcja pracodawcy: Masz 7 dni na rozpatrzenie wniosku.
- Jeśli się zgadzasz -> wystawiasz nowy dokument z bieżącą datą wystawienia (ale historycznymi datami zatrudnienia). Stary egzemplarz usuwasz z akt i niszczysz.
- Jeśli się nie zgadzasz -> informujesz pracownika na piśmie o odmowie i przyczynach.
- Sąd Pracy: Pracownik ma kolejne 14 dni na wniesienie pozwu o sprostowanie świadectwa.
⚖️ 10. Konsekwencje prawne: Kary, grzywny i roszczenia odszkodowawcze
Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 3 K.p.). Inspektor PIP może nałożyć mandat karny w wysokości do 2000 zł bez kierowania sprawy do sądu. W przypadku recydywy lub rażącego naruszenia prawa, sprawa trafia do sądu, gdzie grzywna może wynieść nawet 30 000 zł.
Roszczenie cywilne: Dodatkowo, jeśli opóźnienie uniemożliwiło pracownikowi podjęcie nowej pracy (np. nowy pracodawca wymagał dokumentu), może on żądać odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (do 6 tygodni). Aby uniknąć problemów, warto zadbać o perfekcyjne prowadzenie dokumentacji, w czym pomoże znajomość zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy.
📄 Darmowy Wzór Świadectwa Pracy 2026 (Gotowiec)
Poniżej znajdziesz aktualny wzór świadectwa pracy, uwzględniający zmiany w Kodeksie pracy (siła wyższa, urlop opiekuńczy). Możesz go skopiować jednym kliknięciem i wkleić do edytora tekstu (Word/Google Docs).
PIP
PORADNIK
💡 Porada Eksperta: Mit „Obiegówki” i Odpowiedzialność Materialna
Jako wieloletni praktyk prawa pracy, muszę ostrzec przed jednym z najczęstszych mitów w polskich firmach: „Nie wydam świadectwa, dopóki pracownik nie odda laptopa i telefonu”.
Działanie to jest całkowicie bezprawne!
Kodeks pracy nie uzależnia wydania świadectwa od rozliczenia się z mienia. Jeśli wstrzymasz dokument:
- Narażasz się na mandat PIP.
- Pracownik może wygrać odszkodowanie w Sądzie Pracy.
Co zrobić, gdy pracownik nie oddał sprzętu?
Wydaj świadectwo pracy w terminie, a zwrotu sprzętu dochodź niezależnie na drodze cywilnej, powołując się na Art. 124 Kodeksu pracy (odpowiedzialność za mienie powierzone). To jedyna bezpieczna droga.
🔍 3 Życiowe Case Studies – Świadectwo Pracy Po Zakończeniu Zatrudnienia
Case 1: Powrót pracownika po tygodniu
Sytuacja: Pani Anna (magazynier) odeszła z firmy 31 marca (koniec okresu próbnego), ale pracodawca zmienił zdanie i zatrudnił ją ponownie od 6 kwietnia. Przerwa w zatrudnieniu wyniosła 5 dni.
Analiza Prawna: Zgodnie z zasadą kontynuacji, jeśli kolejna umowa jest zawierana w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniej, pracodawca jest zwolniony z obowiązku wydania świadectwa pracy (chyba że Anna złoży o to wniosek).
Wnioski: Firma nie musiała wydawać świadectwa. Akta osobowe Pani Anny są kontynuowane.
Case 2: Skan wysłany mailem
Sytuacja: Pan Marek pracował zdalnie. Kadrowa wydrukowała świadectwo, podpisała je długopisem, zeskanowała do PDF i wysłała mailem, pisząc "oryginał dosyłamy pocztą". Urząd Pracy odrzucił PDF.
Analiza Prawna: Skan dokumentu papierowego jest tylko kopią cyfrową, a nie dokumentem elektronicznym. Dokument elektroniczny wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (PAdES).
Wnioski: Firma popełniła błąd formalny. Należało użyć e-podpisu lub wysłać list polecony priorytetowy.
Case 3: Nadmiarowy urlop a nowy pracodawca
Sytuacja: Pan Tomasz (wymiar roczny 26 dni) zwolnił się w marcu. Powinien wykorzystać proporcjonalnie 7 dni, ale szef pozwolił mu na 20 dni urlopu w lutym.
Analiza Prawna: W świadectwie pracy wpisujemy stan faktyczny: "wykorzystał 20 dni". Nie można wpisać mniej.
Wnioski: Pan Tomasz u nowego pracodawcy (zatrudnienie od kwietnia do grudnia) będzie miał do wykorzystania tylko 6 dni (26 - 20 = 6). To nowy pracodawca ponosi "koszt" nadmiarowego urlopu udzielonego przez poprzednika (Art. 155¹ KP).
✅ Checklista Kontrolna Sporządzenie Świdectwa Pracy 2026
Zanim wyślesz dokument, sprawdź te 15 punktów. To Twoja polisa bezpieczeństwa.
❓ FAQ – 10 kluczowych pytań i odpowiedzi: jak sporządzić świadectwo pracy?
1. Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Niezwłocznie w dniu ustania stosunku pracy. Jeśli to niemożliwe z przyczyn obiektywnych – w ciągu 7 dni wysyłkowo.
2. Czy świadectwo pracy można wydać elektronicznie?
Tak, ale tylko z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (PAdES). Zwykły skan PDF wysłany mailem nie jest dokumentem prawnym.
3. Czy trzeba wydawać świadectwo po każdej umowie?
Nie, jeśli kolejna umowa o pracę jest zawierana w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniej (zasada kontynuacji zatrudnienia).
4. Jakie urlopy wykazuje się w świadectwie pracy?
Wypoczynkowy (z roku zwolnienia), bezpłatny, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy oraz zwolnienia od pracy: siła wyższa i opieka (art. 188 i 173¹ KP).
5. Czy wpisuje się powód zwolnienia?
Nie. Wpisuje się tylko tryb i podstawę prawną (np. art. 30 KP), bez opisu przyczyny, nawet przy zwolnieniu dyscyplinarnym.
6. Co zrobić, gdy pracownik nie odbierze świadectwa pracy?
Należy wysłać je operatorem pocztowym (list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) na ostatni znany adres pracownika w ciągu 7 dni.
7. Czy pracownik może żądać sprostowania świadectwa pracy?
Tak, ma na to 14 dni od momentu otrzymania dokumentu. Wniosek składa do pracodawcy.
8. Jak długo pracodawca ma na poprawienie świadectwa pracy?
Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku pracownika na wydanie nowego dokumentu lub poinformowanie o odmowie.
9. Czy błędy w świadectwie pracy grożą karą?
Tak, jest to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł, a także roszczeniami odszkodowawczymi ze strony pracownika.
10. Czy świadectwo pracy przechowuje się w aktach osobowych?
Tak, kopia wydanego świadectwa pracy (wraz z potwierdzeniem odbioru) musi trafić do części C akt osobowych.
📋 Podsumowanie dla pracodawcy – Twój Plan Działania
Sporządzenie świadectwa pracy w 2026 roku to proces, który nie wybacza błędów. Aby spać spokojnie, zastosuj się do tych 5 zasad:
- Termin to świętość: Wydaj dokument w ostatnim dniu pracy. Poczta to ostateczność.
- Precyzja w urlopach: Wyliczaj urlopy proporcjonalnie i pamiętaj o nowych limitach (siła wyższa, opieka).
- Zero emocji: Świadectwo to nie miejsce na wylewanie żali. Tylko fakty i artykuły prawne.
- Aktualne druki: Korzystaj z wzorów na 2026 rok z pouczeniem o 14 dniach na odwołanie.
- Bezpieczeństwo: W przypadku wątpliwości zawsze konsultuj się z ekspertem lub sięgnij po sprawdzone wzory.
Komentarze