Akta osobowe część A – co zawiera i kto ma dostęp
📁 Akta osobowe część A - jakie dokumenty pracownicze zawiera teczka pracownika i obowiązki pracodawcy 2026
Część A akt osobowych to pierwszy i jeden z kluczowych segmentów dokumentacji pracowniczej. Obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie i stanowi podstawę formalną nawiązania stosunku pracy. W dobie rosnącej świadomości ochrony danych i najnowszych przepisów (w tym zmian w Kodeksie pracy na rok 2026), błędy w jej prowadzeniu to jeden z najczęstszych punktów zapalnych podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). W artykule dogłębnie wyjaśniamy, jakie dokumenty rekrutacyjne powinny znaleźć się w tej części teczki pracownika, kto ma do niej dostęp oraz jakie obowiązki w zakresie archiwizacji spoczywają na pracodawcy.
Spis treści (rozwiń, aby nawigować)
- Czym są akta osobowe pracownika i dlaczego teczka pracownicza to fundament HR?
- Akta osobowe część A - jakie dokumenty rekrutacyjne i oświadczenia zawiera?
- Czego pracodawca absolutnie NIE może przechowywać w części A (Zasady RODO w HR)?
- Kto ma dostęp do części A akt osobowych pracownika i dokumentacji HR?
- W jakiej formie pracodawca prowadzi akta osobowe (papierowa teczka vs e-akta)?
- Najczęstsze błędy kadrowe pracodawców przy prowadzeniu części A akt osobowych
- Wzór spisu treści (wykazu dokumentów pracowniczych) w części A akt osobowych
- Porada eksperta HR: Jak przygotować część A akt osobowych na kontrolę PIP
- Prowadzenie akt osobowych w praktyce - 3 Case Study z działu kadr
- Praktyczna Checklista HR: Kompletna część A akt osobowych pracownika
- Podstawy prawne prowadzenia części A akt osobowych w 2026 roku
- FAQ: Akta osobowe część A i dokumentacja pracownicza - 10 najważniejszych pytań
- Podsumowanie - fundament bezpieczeństwa pracodawcy
🗂️ Czym są akta osobowe pracownika i dlaczego teczka pracownicza to fundament HR?
Akta osobowe to absolutny fundament dokumentacji pracowniczej w każdej firmie. To indywidualne teczki (prowadzone w formie tradycyjnej, papierowej lub jako e-akta), zakładane osobno dla każdego zatrudnionego. Gromadzi się w nich dokumenty odzwierciedlające całą historię zatrudnienia danej osoby - od pierwszego CV i rozmowy rekrutacyjnej, przez przebieg pracy, awanse i szkolenia, aż po rozwiązanie umowy.
Prowadzenie akt osobowych to nie tylko biurokratyczny obowiązek. To przede wszystkim dowód na legalność i poprawność zatrudnienia, chroniący interesy obu stron stosunku pracy na wypadek ewentualnych sporów prawnych czy kontroli ze strony instytucji państwowych. Aby dowiedzieć się więcej o ogólnych zasadach zakładania teczki, warto sprawdzić nasz obszerny przewodnik: Akta osobowe pracownika - jak je prowadzić krok po kroku.
Podział dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych na 5 części (A, B, C, D i E)
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami (stan prawny zaktualizowany w 2023 roku), akta osobowe nie stanowią jednego zbioru dokumentów wrzuconych do teczki, lecz są precyzyjnie podzielone na pięć odrębnych sekcji. W każdej z nich dokumenty muszą być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, a każda część musi posiadać pełny wykaz zawartości.
| Część teczki | Zakres merytoryczny akt | Przykłady dokumentów pracowniczych |
|---|---|---|
| Część A | Ubieganie się o zatrudnienie | Kwestionariusz kandydata, dyplomy ze studiów, świadectwa pracy z poprzednich firm. |
| Część B | Nawiązanie stosunku pracy i jej przebieg | Umowa o pracę, aneksy, zaświadczenia o szkoleniach BHP, zaświadczenia o ukończeniu kursów. |
| Część C | Ustanie stosunku pracy | Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, kopia wydanego świadectwa pracy. |
| Część D | Odpowiedzialność porządkowa | Odpisy zawiadomień o ukaraniu karą upomnienia lub nagany (usuwane po upływie zatarcia kary). |
| Część E | Kontrola trzeźwości (od 2023 r.) | Dokumenty i informacje związane z przeprowadzeniem kontroli na obecność alkoholu. |
📋 Akta osobowe część A - jakie dokumenty rekrutacyjne i oświadczenia zawiera?
Część A akt osobowych to swoista "kapsuła czasu" z etapu rekrutacji. Zgodnie z przepisami, pracodawca gromadzi tutaj wyłącznie oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych, które zostały zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie - czyli jeszcze przed formalnym podpisaniem umowy o pracę.
Warto od razu zaznaczyć złotą zasadę prowadzenia akt osobowych: w teczce pracowniczej przechowujemy co do zasady odpisy lub kopie dokumentów, a nie ich oryginały (oryginały pracodawca ma prawo jedynie przedłożyć do wglądu w celu potwierdzenia zgodności kopii).
Najważniejsze dokumenty kandydata do pracy trafiające do Części A teczki pracownika
Katalog dokumentów, jakich pracodawca może żądać od kandydata, jest ściśle regulowany przez Kodeks pracy (art. 22¹ § 1). Do części A trafiają najczęściej:
- CV / kwestionariusz osobowy kandydata: To podstawowe dokumenty informacyjne. Należy jednak pamiętać, że kwestionariusz jest formą bezpieczniejszą dla pracodawcy z punktu widzenia RODO, ponieważ zawiera rubryki dokładnie odpowiadające zakresowi danych dozwolonych przez Kodeks pracy (m.in. imię, nazwisko, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia).
- Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia: Ich dostarczenie (w formie kopii) leży w interesie pracownika, ponieważ na ich podstawie pracodawca ustala m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego czy staż pracy niezbędny do określonych uprawnień. Jeśli potrzebujesz odświeżyć wiedzę w tym zakresie, sprawdź poradnik: Jak sporządzić świadectwo pracy? Instrukcja i Wzór 2026.
- Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe: Składamy tu kopie dyplomów ukończenia szkół lub uczelni, zaświadczenia o ukończonych kursach, certyfikaty językowe czy uprawnienia specjalistyczne (np. uprawnienia UDT, prawo jazdy) - pod warunkiem, że są one istotne z punktu widzenia stanowiska, o które ubiegał się kandydat.
- Orzeczenie lekarskie medycyny pracy: W części A umieszczamy orzeczenia i skierowania z badań profilaktycznych, które kandydat przedłożył na etapie rekrutacji (np. aktualne orzeczenie od poprzedniego pracodawcy, które zwalnia z konieczności robienia nowych badań wstępnych).
Czy w części A przechowuje się list motywacyjny?
Zdecydowanie odradza się przechowywanie listów motywacyjnych w aktach osobowych. Dlaczego? List motywacyjny rzadko ogranicza się wyłącznie do danych wymaganych przez Kodeks pracy. Kandydaci często umieszczają w nim nadmiarowe informacje osobiste, o hobby, sytuacji rodzinnej czy cechach charakteru. Przechowywanie takich danych bez wyraźnego uzasadnienia i odrębnej zgody po zakończeniu rekrutacji to naruszenie zasady minimalizacji danych (RODO). Najlepszą praktyką po zakończeniu procesu rekrutacyjnego jest trwałe usunięcie lub zniszczenie listu motywacyjnego.
🚫 Czego pracodawca absolutnie NIE może przechowywać w części A akt osobowych? (Zasady RODO w HR)
Wiedza o tym, co powinno znaleźć się w teczce pracowniczej, to tylko połowa sukcesu. Równie ważne jest to, czego pod żadnym pozorem nie wolno w niej umieszczać. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontrolerzy z Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) bardzo rygorystycznie podchodzą do kwestii tzw. "nadmiarowości" dokumentacji. Czego bezwzględnie należy unikać?
- Danych wykraczających poza katalog z art. 22¹ Kodeksu pracy: Przepisy prawa pracy precyzyjnie zamykają listę informacji, jakich można żądać od kandydata. W części A nie wolno gromadzić informacji o stanie cywilnym, liczbie dzieci, wyznaniu, czy poglądach politycznych. Częstym i niebezpiecznym błędem jest wpinanie do akt odręcznych notatek rekrutera z rozmów kwalifikacyjnych, zwłaszcza jeśli zawierają one subiektywne oceny kandydata lub informacje wykraczające poza ustawowy katalog.
- Nadmiarowych kopii dokumentów tożsamości: Pracodawca nie ma prawa kserować, skanować ani w żaden inny sposób powielać dowodu osobistego pracownika. Zgodnie z prawem, kadrze wolno jedynie poprosić o okazanie dowodu do wglądu w celu weryfikacji tożsamości kandydata. Dowód osobisty zawiera dane (np. wzrost, kolor oczu, wizerunek), do których gromadzenia pracodawca nie ma żadnej podstawy prawnej. Przechowywanie skanu dowodu w części A akt osobowych to prosty przepis na wysoką karę finansową ze strony UODO.
- Informacji naruszających przepisy RODO (np. zdjęcia): Cała struktura akt osobowych musi odpowiadać wymogom unijnego rozporządzenia o ochronie danych. Kluczowa jest tutaj zasada minimalizacji danych. Jeśli np. kandydat dołączył do CV swoje zdjęcie (do czego pracodawca nie może zmuszać), przed wpięciem dokumentu do teczki najbezpieczniej jest poprosić o wersję zanonimizowaną bez wizerunku.
🔐 Kto ma dostęp do części A akt osobowych pracownika i dokumentacji HR?
Akta osobowe, niezależnie od tego, o której części mowa, zawierają zbiór niezwykle wrażliwych danych. Z tego względu dostęp do nich jest ściśle reglamentowany. Na co dzień wgląd w teczki pracownicze mają wyłącznie osoby posiadające specjalne upoważnienie od pracodawcy do przetwarzania danych osobowych - najczęściej są to pracownicy działu kadr (HR), płac oraz osoby zarządzające (w zakresie niezbędnym do celów zarządczych).
Prawo wglądu pracownika do własnych akt
Każdy pracownik ma niezbywalne prawo wglądu w swoje własne akta osobowe. Wynika to bezpośrednio z przepisów prawa pracy oraz RODO. Pracownik może zapoznać się z zawartością swojej teczki zazwyczaj na swój wniosek. Przeglądanie papierowych akt powinno odbywać się w obecności pracownika działu kadr. Pracownik ma również prawo zażądać wydania bezpłatnej kopii całości lub części swoich akt.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to organ państwowy powołany do sprawdzania, czy pracodawcy przestrzegają prawa pracy. Inspektorzy PIP mają ustawowe prawo do żądania wglądu w akta osobowe w trakcie przeprowadzania kontroli w firmie. Sprawdzając część A, inspektor weryfikuje przede wszystkim legalność zatrudnienia oraz to, czy pracodawca nie wymusza na kandydatach podawania danych wykraczających poza dozwolony prawem katalog (np. kserokopii dowodów osobistych). Pracodawca nie może odmówić inspektorowi dostępu, a do udostępnienia akt w ramach kontroli nie jest wymagana dodatkowa zgoda pracownika. Zachęcamy do lektury artykułu: Kontrola PIP w firmie (2026) - jak się przygotować?
Udostępnianie dokumentów innym podmiotom (np. bankom)
- Organy ścigania i wymiar sprawiedliwości: Akta osobowe mogą zostać udostępnione na wyraźne żądanie policji, prokuratury lub sądu.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Urząd Skarbowy: W uzasadnionych przypadkach, inspektorzy tych urzędów również mogą żądać wglądu w określone dokumenty pracownicze.
- Instytucje komercyjne (np. banki): Tu warto postawić jasną granicę. Banki, w których pracownik stara się o kredyt, nie mają żadnego prawa żądać wglądu w jego akta osobowe. W takich sytuacjach pracodawca wydaje pracownikowi jedynie stosowne zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach.
💻 W jakiej formie pracodawca prowadzi akta osobowe (papierowa teczka vs e-akta)?
Obecnie przepisy prawa pracy dają pracodawcom dużą elastyczność w zakresie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może samodzielnie zdecydować, czy woli prowadzić akta osobowe w tradycyjnej formie papierowej, czy przejść na nowoczesne rozwiązanie w postaci elektronicznej. Co ważne, obie te formy są równoważne pod względem prawnym.
- Akta papierowe (Teczki): To wciąż najczęściej spotykana forma. Wymagają fizycznych, bezpiecznych warunków (np. zamykane na klucz szafy dostępne tylko dla upoważnionych). Każdy dokument wpinany do części A musi zostać wpisany do spisu treści, a jego strony muszą być ponumerowane.
- Akta elektroniczne (e-akta / e-teczki): Cyfrowa teczka pracownicza to ogromna oszczędność miejsca. Aby cyfrowa kopia (skan) miała moc prawną równą papierowemu oryginałowi, musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Po poprawnej dygitalizacji, papierową wersję dokumentu oddaje się pracownikowi.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (Retencja)
To jeden z najgorętszych tematów, ponieważ błędy w tym obszarze mogą skutkować potężnymi karami finansowymi za przetwarzanie danych dłużej niż to konieczne. Jak długo pracodawca musi przechowywać część A?
- Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku: Podstawowy okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
- Dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.: Zasadniczo obowiązuje stary, 50-letni okres przechowywania. Pracodawca może jednak skrócić ten czas do 10 lat, pod warunkiem przekazania do ZUS specjalnego oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportów informacyjnych (ZUS RIA).
- Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.: Okres przechowywania wynosi zawsze 50 lat od dnia zakończenia pracy (bez możliwości jego skrócenia).
⚠️ Najczęstsze błędy kadrowe pracodawców przy prowadzeniu części A akt osobowych
Nawet doświadczonym specjalistom ds. kadr zdarzają się potknięcia w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Przepisy bywają rygorystyczne, a kontrole PIP czy UODO bezlitośnie obnażają braki proceduralne. Jakich błędów należy wystrzegać się najbardziej?
- Brak chronologii i nieporządek w spisie treści: To absolutny klasyk audytów HR. Przepisy jasno wskazują, że dokumenty muszą być ułożone w porządku chronologicznym. Praktyczny błąd: Pracodawcy często zapominają o aktualizacji spisu, gdy pracownik doniesie zagubione świadectwo pracy z przeszłości. Zamiast wpiąć je na sam koniec części A (zgodnie z datą dostarczenia do kadr), próbują fizycznie "wcisnąć" dokument między starsze papiery, co zaburza numerację i jest wbrew logice chronologii wpływu.
- Przechowywanie zbędnych danych (nadmiarowość): Jak wspominaliśmy wcześniej, w części A nie ma miejsca na kolekcjonowanie informacji o kandydacie. Praktyczny błąd: Pozostawianie w aktach kserokopii dowodów osobistych, aktów urodzenia dzieci na etapie przed zatrudnieniem, listów motywacyjnych czy zdjęć. Dla kontrolera UODO to ewidentne złamanie RODO.
- Nieprawidłowa archiwizacja i brak brakowania dokumentów: Błędy w archiwizacji to z jednej strony braki w zabezpieczeniach fizycznych (np. teczki leżące na biurkach, dostępne dla osób postronnych), a z drugiej - błędy w okresach retencji. Praktyczny błąd: Stosowanie jednego okresu przechowywania dla wszystkich pracowników i brak procedur bezpiecznego niszczenia (brakowania) dokumentacji po upływie ustawowego czasu jej przechowywania (10 lub 50 lat).
- Brak wydzielenia dokumentów do części B w dokumentacji HR: Granica między częścią A a częścią B jest w przepisach postawiona wyraźnie. Praktyczny błąd: Do części A trafiają dokumenty, które powstały już w momencie formalnego nawiązywania współpracy. Umowa o pracę, skierowanie na wstępne badania lekarskie (wystawione przez obecnego pracodawcę), zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP czy oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy to dokumenty, których jedynym właściwym miejscem jest część B.
📑 Wzór spisu treści (wykazu dokumentów pracowniczych) w części A akt osobowych
Zgodnie z przepisami, każda część akt osobowych pracownika musi posiadać swój własny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (tzw. spis treści). Dokumenty muszą być wpisywane w porządku chronologicznym wpływu. Oto prawidłowo skonstruowany i rozbudowany, aktualny na 2026 rok przykład dla działu kadr (na przykładzie zatrudnienia dla stanowiska mobilnego w biurze handlowym):
| WYKAZ DOKUMENTÓW W ZWIĄZKU Z UBIEGANIEM SIĘ O ZATRUDNIENIE (CZĘŚĆ A) Imię i nazwisko pracownika: Anna Nowak |
|||
|---|---|---|---|
| L.p. | Nazwa dokumentu pracowniczego w teczce | Data włączenia | Numer strony w aktach |
| 1. | Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie | 02.01.2026 | 1-2 |
| 2. | Kopia świadectwa pracy z firmy "Kowalski Sp. z o.o." (okres 2020-2025) | 03.01.2026 | 3 |
| 3. | Kopia dyplomu ukończenia studiów wyższych (Uniwersytet Warszawski) | 03.01.2026 | 4 |
| 4. | Kopia orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy (z poprzedniego miejsca pracy) | 05.01.2026 | 5 |
| 5. | Kopia certyfikatu ukończenia branżowego kursu języka angielskiego B2 | 08.01.2026 | 6 |
| 6. | Kopia dokumentu prawa jazdy kat. B (do wglądu - niezbędne na stanowisku mobilnym) | 08.01.2026 | 7 |
💡 Porada eksperta HR: Jak przygotować część A akt osobowych na kontrolę PIP (Audyt teczki pracownika)
Jako wieloletni praktyk prawa pracy i HR, stanowczo odradzam podejście "jakoś to będzie". Praktyka kontrolna pokazuje jasno, że to właśnie drobne niedopatrzenia formalne na etapie rekrutacji generują w firmach największe kary. Zamiast czekać w stresie na oficjalne pismo z urzędu o zapowiedzianej kontroli PIP, zbuduj w swojej firmie kulturę prewencji. Najskuteczniejszą tarczą ochronną jest wdrożenie cyklicznego, np. kwartalnego audytu krzyżowego akt wewnątrz firmy.
Jak to zrobić w praktyce? Wyznacz jedną osobę z działu HR, która na co dzień nie obsługuje danych tego konkretnego działu pracowników (aby zachować "świeże oko" i uniknąć rutyny), do przejrzenia losowo wybranej próby około 10% teczek. Audytor powinien sprawdzić teczkę "z ołówkiem w ręku" skupiając się w części A na trzech najważniejszych obszarach: braku oryginałów dokumentów pracownika, rygorystycznym wyeliminowaniu danych nadmiarowych (zwłaszcza kserokopii dowodów osobistych i starych listów motywacyjnych) oraz na weryfikacji, czy spis treści odpowiada fizycznej zawartości segregatora. Poniższa infografika prezentuje ten 3-etapowy, optymalny proces:
(np. 10% teczek pracowników)
i chronologię dokumentów
nadmiarowe dane z teczki
📊 Prowadzenie akt osobowych w praktyce - 3 Case Study z działu kadr (Błędy RODO w HR)
Sucha teoria przepisów Kodeksu pracy i ustawy o pracownikach bywa skomplikowana. Zobaczmy, jak dokumentacja pracownicza i akta osobowe działają w codziennych, biurowych realiach. Przeanalizuj poniższe trzy studia przypadków z prowadzenia teczki pracownika, które wyjaśniają najczęstsze wątpliwości działów HR.
To poważne naruszenie przepisów. Pracodawca wchodzi w posiadanie danych, do których nie ma prawa (wzrost, kolor oczu). Rozwiązanie: Należy poprosić kandydata o okazanie dowodu wyłącznie do wglądu. Kserokopię należy natychmiast trwale zniszczyć w niszczarce.
Dokumentu absolutnie nie wolno wciskać na początek teczki pod datę jego wystawienia! Kopię dyplomu należy wpiąć na sam koniec części A, nadając mu kolejny numer w spisie treści i wpisując w rubryce bieżącą datę jego dostarczenia do firmy.
Stan cywilny czy liczba dzieci przed zatrudnieniem to dane nadmiarowe. Rozwiązanie: Zanim dokument trafi do akt, najlepszą praktyką jest poproszenie o wypełnienie standardowego kwestionariusza osobowego, zgodnego z Kodeksem pracy i zanonimizowanie starego CV.
✅ Praktyczna Checklista HR: Kompletna część A akt osobowych pracownika krok po kroku
Zanim uznasz, że pierwsza faza podpisywania umowy o pracę została zakończona sukcesem, a teczka pracownika może powędrować do zamykanej szafy, przejdź przez tę rygorystyczną listę kontrolną kadr i płac.
Zanim zamkniesz Część A teczki pracownika:
- Upewnij się, że wpięto wyłącznie odpisy/kopie dokumentów rekrutacyjnych. Zwróć oryginały pracownikowi!
- Wyeliminuj z dokumentacji HR wszelkie kserokopie dokumentów tożsamości pracownika (dowód osobisty, paszport).
- Upewnij się, że z akt osobowych usunięto dokumenty zawierające nadmiarowe dane wrażliwe pracownika (listy motywacyjne, prywatne zdjęcia - zasada RODO w HR).
- Sprawdź, czy żaden dokument pracowniczy z części A nie powstał chronologicznie już po podpisaniu umowy o pracę (jeśli tak - przenieś go niezwłocznie do części B teczki).
- Sprawdź, czy każda ze stron wpięta do akt osobowych posiada kolejny, fizycznie wpisany numer w prawym lub lewym górnym rogu.
- Wydrukuj, podpisz i umieść zaktualizowany wykaz dokumentów (spis treści) na samej górze części A akt pracowniczych.
⚖️ Podstawy prawne prowadzenia części A akt osobowych w 2026 roku
Aby mieć 100% pewności, że dokumentacja pracownicza i teczka pracownika w Twojej firmie są prowadzone zgodnie z literą prawa, warto znać konkretne akty prawne. Na nich opierają się wnikliwe kontrole PIP oraz audyty z zakresu kadr i płac w 2026 roku:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy:
- art. 22¹ - określa ściśle zamknięty katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (to ten artykuł jest kluczowy dla ostatecznej zawartości Części A akt osobowych).
- art. 94 pkt 9a - obliguje pracodawcę do prowadzenia i bezpiecznego przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej: Szczegółowy akt wykonawczy definiujący m.in. twardy podział teczki pracowniczej na części (A, B, C, D, E), zasady bezwzględnej chronologii, tworzenia wykazów dokumentów oraz warunki prowadzenia elektronicznych akt osobowych (e-akt).
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO): Wymusza na pracodawcach bezwzględne stosowanie zasady minimalizacji danych w obszarze HR. RODO jest podstawą bardzo bolesnych kar m.in. za nadmiarowe gromadzenie kserokopii dowodów osobistych czy listów motywacyjnych w teczkach pracowniczych.
❓ FAQ: Akta osobowe część A i dokumentacja pracownicza - 10 najważniejszych pytań
🖱️ Kliknij wybrane pytanie poniżej, aby rozwinąć odpowiedź.
1. Co zawiera część A akt osobowych?
Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, m.in. kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe oraz orzeczenia z badań profilaktycznych (jeśli zwalniają z badań wstępnych).
2. Czy CV musi znajdować się w części A?
Nie ma takiego ustawowego wymogu z Kodeksu pracy. CV często trafia do akt osobowych, jeśli było podstawą rekrutacji, jednak znacznie bezpieczniejszą z punktu widzenia RODO w HR praktyką jest oparcie dokumentacji wyłącznie na standaryzowanym kwestionariuszu osobowym.
3. Czy pracodawca może przechowywać kopię dowodu osobistego?
Bezwzględnie nie. Przepisy prawa pracy i RODO pozwalają jedynie na przetwarzanie określonych danych bez prawa pracodawcy do kserowania, skanowania czy jakiegokolwiek utrwalania wizerunku dokumentu tożsamości do teczki pracownika.
4. Czy list motywacyjny trafia do części A?
Zdecydowanie się to odradza w profesjonalnym dziale kadr. List motywacyjny wykracza poza ustawowy katalog informacji niezbędnych do zatrudnienia z Kodeksu pracy. Z dokumentacji pracowniczej najlepiej go trwale usunąć tuż po rekrutacji.
5. Czy pracownik ma prawo wglądu do części A?
Tak, każdy pracownik posiada niezbywalne prawo dostępu do całości swoich akt osobowych, także do części rekrutacyjnej. Ma on pełne prawo przeglądać teczkę u pracodawcy w obecności HR oraz żądać darmowej kopii dokumentacji pracowniczej.
6. Jak długo przechowuje się akta osobowe?
Dla nowo zatrudnionych umów o pracę (od 1 stycznia 2019 r.) jest to 10 lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia. Dla starszej dokumentacji pracowniczej obowiązuje zasada 50 lat retencji, chyba że pracodawca dopełni specjalnych formalności z ZUS.
7. Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?
Tak, od 2019 roku pracodawca może swobodnie prowadzić e-akta. Wymaga to jednak spełnienia rygorystycznych wymogów technicznych, z których najważniejszym jest opatrywanie skanów dokumentów pracowniczych kwalifikowanym podpisem elektronicznym firmy.
8. Czy w części A przechowuje się zaświadczenie o niekaralności?
Tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obowiązek jego dostarczenia do akt osobowych wynika wprost z odrębnych przepisów ustawowych o pracownikach (np. ochrona, banki). W innej sytuacji gromadzenie go na zapas jest rażącym naruszeniem RODO w dziale HR.
9. Czy można usunąć dokumenty z części A po zatrudnieniu?
Zasadniczo dokumentacja pracownicza jest archiwizowana w całości i nie może być niszczona na życzenie. Wyjątkiem są nadmiarowe dane pracownika (np. pozostawione omyłkowo ksero dowodu czy list motywacyjny) wykryte podczas wewnętrznego audytu teczek, które bezwzględnie należy zniszczyć.
10. Co grozi za nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych?
Podczas dogłębnej kontroli PIP pracodawca za błędy w teczce pracownika (np. brak chronologii) może otrzymać mandat lub grzywnę sądową w wysokości aż do 30 000 zł z tytułu złamania Kodeksu pracy. Równolegle potężne kary finansowe dla pracodawcy z tytułu złamania RODO (nadmiarowość) może nałożyć urząd UODO.
📌 Podsumowanie - dlaczego poprawna część A akt osobowych to fundament bezpieczeństwa pracodawcy?
Prowadzenie części A akt osobowych to dla świadomego pracodawcy o wiele więcej niż tylko rutynowe odhaczenie biurokratycznego obowiązku przy zatrudnianiu. Jak szczegółowo udowodniliśmy w niniejszym poradniku, zaktualizowanym na realia prawne w roku 2026, teczka pracownika stanowi pierwszą i najważniejszą linię obrony firmy w przypadku niezapowiedzianej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz ewentualnych sporów na gruncie ochrony danych osobowych, kontrolowanych przez UODO. Kompletna, ułożona w pedantycznym porządku chronologicznym i zupełnie wolna od nadmiarowych danych dokumentacja pracownicza jest twardym dowodem na to, że firma dba o legalność zatrudnienia i bezwzględnie szanuje prywatność każdego kandydata do pracy.
Najważniejsza lekcja dla każdego profesjonalnego specjalisty HR, wynikająca wprost z połączenia rygorystycznych przepisów Kodeksu pracy oraz europejskiego rozporządzenia RODO, brzmi jednoznacznie: stosuj zasadę minimalizacji danych. Gromadź w aktach wyłącznie to, co jest bezwzględnie niezbędne i uzasadnione przepisami. Kwestionariusze osobowe oparte na ustawowych rubrykach, kopie świadectw pracy z poprzednich firm pozwalające wyliczyć staż urlopowy, oraz ważne orzeczenia lekarskie zwalniające z badań wstępnych - to bezpieczna podstawa.
Z drugiej strony absolutnie eliminuj z teczek pracowniczych "wygodne" nawyki z przeszłości. Kserowanie dowodów osobistych w celu ułatwienia sobie przepisywania numeru PESEL, gromadzenie obszernych listów motywacyjnych, przetrzymywanie prywatnych zdjęć pracowników z rekrutacji, czy żądanie zaświadczeń o niekaralności na stanowiskach, które tego nie wymagają ustawą - to wszystko prosta droga do niezwykle dotkliwych kar finansowych, sięgających nawet 30 000 złotych z tytułu samego złamania Prawa Pracy, nie wspominając o milionowych karach z tytułu RODO.
Pamiętaj również, że nowoczesny i bezpieczny dział kadr musi trzymać rękę na pulsie nieustannych zmian prawnych. Niezależnie od tego, czy z zarządem firmy zdecydowaliście się prowadzić klasyczne papierowe segregatory zamknięte w szafach pancernych, czy zrobiliście krok w przyszłość przechodząc na zaawansowane e-akta z podpisami kwalifikowanymi, jedno pozostaje niezmienne: regularne przeprowadzanie wewnętrznych audytów teczek. Wyrywkowa kontrola 10% akt osobowych (według przedstawionej przez nas wyżej checklisty eksperta) raz na kwartał zagwarantuje Ci 100% spokój w pracy. Świadomy pracodawca i skuteczny dział HR to taki, który własne błędy w dokumentacji kadrowej wyłapuje i poprawia we własnym zakresie na długo przed tym, zanim zapuka do niego z audytem jakikolwiek urzędowy organ kontrolny.
Komentarze