Akta osobowe część A 2026 – dokumenty kandydata i dostęp do teczki
Część A akt osobowych nie jest archiwum wszystkiego, co kandydat przesłał podczas rekrutacji. Jej celem jest przechowywanie oświadczeń i dokumentów dotyczących danych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowań i orzeczeń lekarskich wskazanych w przepisach.
W 2026 roku szczególnej ostrożności wymaga zakres danych osobowych. Pracodawca nie może zbierać dokumentów „na wszelki wypadek”, a dostęp do akt powinien wynikać z rzeczywistych obowiązków służbowych.
📚 Spis treści – kliknij, aby rozwinąć
- 📂 Czym jest część A i jak łączy się z pozostałymi aktami?
- 🪪 Jakich danych może żądać pracodawca od kandydata?
- 📄 CV, świadectwo pracy i dyplomy – co naprawdę wpiąć?
- 🩺 Badania lekarskie w części A – ważny wyjątek
- 🔒 Kto ma prawo dostępu do części A?
- 📝 Granica między rekrutacją a zatrudnieniem
- 📑 Spis dokumentów i numeracja w części A
- 🧩 Case study – kandydat przyniósł za dużo danych
- 💡 Porada eksperta – jak przeprowadzić audyt części A
- Wzór wykazu dokumentów
- Checklista kadr
- FAQ
📂 Czym jest część A i jak łączy się z pozostałymi aktami?
Część A obejmuje etap ubiegania się o zatrudnienie, a jej katalog określa § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pozostałe części A–E oraz zasady numerowania opisuje kompleksowy przewodnik po aktach osobowych pracownika.
Nie należy automatycznie wkładać do A wszystkiego, co pracownik przyniósł przed pierwszym dniem pracy. O przyporządkowaniu rozstrzyga charakter dokumentu i właściwa podstawa prawna, a nie tylko data jego sporządzenia.
🪪 Jakich danych może żądać pracodawca od kandydata?
Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy określa dane żądane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez tę osobę, a w granicach niezbędności dla danego rodzaju pracy także wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca nie powinien żądać numeru PESEL już na etapie rekrutacji tylko dlatego, że ma go w firmowym formularzu dla zatrudnionych. Dane właściwe dla etapu nawiązania stosunku pracy weryfikuje się według odrębnego przepisu art. 22¹ § 3 i umieszcza odpowiednio w części B.
📄 CV, świadectwo pracy i dyplomy – co naprawdę wpiąć?
CV: może stanowić dokument rekrutacyjny, ale należy ocenić, czy zawiera dane potrzebne i zgodne z podstawą ich przetwarzania. Zbędne dane nie powinny być przechowywane bez właściwej podstawy. Nie ma jednego bezwzględnego nakazu trzymania każdego życiorysu.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje: kopia dyplomu lub uprawnienia przydaje się, gdy są istotne dla stanowiska albo wymagane przepisami.
Świadectwa z poprzednich miejsc pracy: mogą być potrzebne do ustalenia określonych uprawnień; przy ich przechowywaniu trzeba uwzględnić cel i podstawę przetwarzania.
Dokument tożsamości: do weryfikacji danych można okazać oryginał, natomiast rutynowe kopiowanie całego dowodu osobistego bez odpowiedniej podstawy prawnej jest ryzykowne z punktu widzenia RODO.
🩺 Badania lekarskie w części A – ważny wyjątek
Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia do części A trafiają skierowania i orzeczenia z badań odpowiadających podstawom wskazanym w art. 229 § 1 pkt 1 oraz § 1¹–1² Kodeksu pracy.
Nie jest prawidłowa ogólna teza, że „każde orzeczenie z badań wstępnych idzie do B”. Rozporządzenie wskazuje w części B badania wstępne o innej podstawie – art. 229 § 1 pkt 2 – oraz badania okresowe i kontrolne z art. 229 § 2 i 5.
Praktyczny sposób kontroli: przy dokumentach medycyny pracy sprawdź rodzaj skierowania, moment i podstawę badania, a następnie odpowiednio przyporządkuj dokument. W aktach przechowuje się właściwe orzeczenia, nie pełną dokumentację medyczną z gabinetu.
🔒 Kto ma prawo dostępu do części A?
Dostęp powinien być ograniczony do osób upoważnionych, dla których przegląd dokumentów jest rzeczywiście niezbędny. Kadry, osoba uprawniona do prowadzenia dokumentacji czy pracodawca mogą potrzebować różnych zakresów dostępu; nie oznacza to uprawnienia każdego przełożonego do czytania całej teczki.
Pracownik może wystąpić o wydanie kopii całości lub części dokumentacji. Obowiązują właściwe zasady określone w Kodeksie pracy i rozporządzeniu. Pracodawca powinien także mieć procedurę, która chroni dokumenty przed udostępnieniem osobom postronnym.
📝 Granica między rekrutacją a zatrudnieniem
Po zawarciu umowy zaczyna dominować dokumentacja dotycząca nawiązania i przebiegu stosunku pracy. Umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, potwierdzenie BHP, dokumenty zmiany warunków i praca zdalna należą zasadniczo do części B. Dokładną listę opisuje część B akt osobowych.
Przykład: oświadczenie kandydata dotyczące przebiegu zatrudnienia może należeć do części A, ale dokument powierzenia mu służbowego laptopa po przyjęciu do pracy będzie związany z częścią B.
📑 Spis dokumentów i numeracja w części A
Oświadczenia i dokumenty należy przechowywać chronologicznie, numerować oraz ujmować w wykazie. Jeżeli część A ma dużo dokumentów, § 4 ust. 2 pozwala wydzielić grupy tematyczne A1, A2 itd., z osobnym wykazem dla każdej podczęści.
Oznaczenie A1 nie jest obowiązkowe dla pojedynczego dokumentu. To oznaczenie wydzielonej podczęści, jeżeli pracodawca zdecyduje się na taki sposób organizacji.
🧩 Case study – kandydat przyniósł za dużo danych
Do akt trafiło CV z informacjami o stanie zdrowia, pełna kopia dowodu osobistego i kilka dokumentów niemających związku ze stanowiskiem. Kadrowa założyła, że skoro kandydat sam przesłał dane, można je wszystkie przechowywać przez 10 lat.
Prawidłowe podejście: zbadać podstawę przetwarzania poszczególnych danych, wyeliminować zbędne kopie i zachować tylko dokumenty potrzebne do legalnego zatrudnienia i udokumentowania uprawnień. Samodzielne dostarczenie dokumentu nie usuwa zasady minimalizacji danych.
💡 Porada eksperta – jak przeprowadzić audyt części A
Nie zaczynaj od pytania, „czego brakuje?”, lecz od ustalenia, które informacje pracodawca ma prawo i obowiązek przetwarzać. Następnie sprawdź właściwe badania, zgodność danych z celami rekrutacji, chronologię, numerację i ochronę dostępu.
Weryfikacja części A jest szczególnie ważna przy starych teczkach sprzed zmian przepisów: mogą zawierać formularze z nieaktualnymi pytaniami lub dane zbierane szerzej, niż pozwala dzisiejsze prawo.
📑 Wzór wykazu dokumentów – kopiuj jednym kliknięciem
Poniżej przykładowy spis do dostosowania do faktycznie prowadzonej dokumentacji. To nie jest urzędowy formularz narzucony rozporządzeniem.
WYKAZ CZĘŚCI A – WZÓR POMOCNICZY Pracownik: ................................ A-1 | Oświadczenie dotyczące danych kandydata | 05.01.2026 A-2 | Potwierdzenie kwalifikacji istotnych na stanowisku | 06.01.2026 A-3 | Dokument dotyczący wcześniejszego zatrudnienia, jeżeli wymagany | 06.01.2026 A-4 | Skierowanie i orzeczenie kwalifikowane do części A | 07.01.2026 Wpisuj tylko dokumenty faktycznie wymagane i posiadane. Zastosowanie podczęści A1/A2 jest opcjonalne.
✅ Checklista kadr – szybki audyt
❓ FAQ – najczęstsze pytania
Co zawiera część A akt osobowych?
W szczególności dopuszczone dokumenty i oświadczenia z rekrutacji oraz określone skierowania i orzeczenia lekarskie wskazane w § 3 pkt 1 rozporządzenia.
Czy CV zawsze musi być w aktach?
Nie ma powszechnego nakazu archiwizowania każdego dokumentu CV. Należy ocenić zakres danych i podstawę ich przechowywania.
Czy w części A można przechowywać kopię dowodu osobistego?
Rutynowe kopiowanie całego dowodu bez szczególnej podstawy prawnej narusza zasadę minimalizacji; zwykle wystarcza weryfikacja danych.
Czy wszystkie badania wstępne należą do części A?
Nie. Przyporządkowanie zależy od konkretnej podstawy art. 229 Kodeksu pracy wskazanej w rozporządzeniu.
Czy umowę o pracę przechowuje się w części A?
Nie. Umowa o pracę należy do części B.
Kto może czytać część A?
Osoby należycie upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizowania obowiązków. Pracownik może żądać wydania kopii swojej dokumentacji.
Czy trzeba prowadzić oddzielny wykaz części A?
Tak. Dokumenty w części A wymagają chronologii, numeracji i wykazu zgodnie z § 4 ust. 1.
Podsumowanie: właściwa organizacja dokumentów chroni prawa pracownika i pozwala rzetelnie wykazać, jak pracodawca realizuje swoje obowiązki. Przed wprowadzeniem zmian porównaj zawartość teczki z § 3–6 obowiązującego rozporządzenia i nie przechowuj dokumentów bez uzasadnionej podstawy.
Komentarze