Limit umów na czas określony 2026 – błędy pracodawców

Limit umów na czas określony w 2026 roku. Zasada „3 i 33” a błędy pracodawców

Limit umów na czas określony w 2026 roku nadal budzi wiele wątpliwości wśród pracodawców. Choć zasada 3 umów i 33 miesięcy (wynikająca z art. 25¹ Kodeksu pracy) obowiązuje od lat, w praktyce błędy w liczeniu okresów zatrudnienia, nieprawidłowe stosowanie wyjątków czy „resetowanie” umów wciąż prowadzą do sporów i kontroli.

Przekroczenie limitu może skutkować automatycznym przekształceniem umowy w bezterminową — nawet jeśli pracodawca nie miał takiego zamiaru. To z kolei oznacza inne zasady wypowiedzenia, obowiązek uzasadnienia decyzji oraz zwiększone ryzyko sporu sądowego.

W tym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo stosować limity wynikające z Kodeksu pracy, kiedy obowiązują wyjątki oraz jakie błędy najczęściej wykrywa Państwowa Inspekcja Pracy.

Podstawa Prawna:

Art. 25¹ § 1–4 Kodeksu pracy: Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

Spis treści (kliknij, by otworzyć)

• Jakie są limity umów na czas określony w 2026 roku?
• Kiedy limit nie obowiązuje? Wyjątki w przepisach
• Najczęstsze błędy pracodawców
• Czy przerwa między umowami resetuje limit?
• Co się dzieje po przekroczeniu limitu?
• Umowa na czas określony a wypowiedzenie w 2026 roku
• Limit umów a praca sezonowa i zastępstwo – praktyczne przykłady
• Checklist dla pracodawcy – jak uniknąć błędów?
• 💡 Porada eksperta: Wprowadź w firmie „zasadę 30 miesięcy”
• FAQ: Limit umów na czas określony (2026) – najczęstsze pytania
• Podsumowanie

Jakie są limity umów na czas określony w 2026 roku?

Podstawą prawną regulującą zatrudnienie terminowe w Polsce jest art. 25(1) Kodeksu pracy. W 2026 roku pracodawców niezmiennie obowiązuje rygorystyczna zasada „3 i 33”, która wyznacza twarde granice dla elastycznych form zatrudnienia. Przepisy te wprowadzono, aby chronić pracowników przed zjawiskiem tzw. syndromu wiecznego tymczasowania.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność pilnowania dwóch niezależnych od siebie limitów. Złamanie lub niedopatrzenie w zakresie któregokolwiek z nich rodzi natychmiastowe skutki prawne. Aby prawidłowo ująć te kwestie w budżecie firmy, warto również zgłębić temat, jakim jest rozliczanie wynagrodzeń: umowa o pracę vs cywilnoprawne (2026).

Limit 3 umów

Odpowiadając na jedno z najczęstszych pytań stawianych przez działy kadr: ile umów na czas określony można zawrzeć z tym samym pracownikiem? Prawo dopuszcza zawarcie maksymalnie 3 umów na czas określony między tymi samymi stronami stosunku pracy.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na kluczowy błąd, który często popełniają pracodawcy. Zgodnie z przepisami, zawarcie aneksu do umowy na czas określony, który wydłuża czas jej trwania, traktowane jest jak zawarcie nowej umowy. Jeśli więc pracodawca podpisze z pracownikiem drugą umowę na czas określony, a następnie aneksem wydłuży czas jej obowiązywania, w świetle prawa wyczerpuje limit 3 umów na czas określony. Kolejny dokument będzie już musiał wiązać się z zatrudnieniem na czas nieokreślony.

Limit 33 miesięcy

Drugim, równolegle działającym ograniczeniem jest limit 33 miesięcy. Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych między tym samym pracodawcą a pracownikiem nie może przekroczyć tego czasu, niezależnie od tego, jak długie były ewentualne przerwy między kolejnymi angażami.

Ważne (wskazówka z praktyki HR): Do limitu 33 miesięcy oraz limitu 3 umów nie wlicza się umowy na okres próbny (która może trwać maksymalnie 3 miesiące). Oznacza to, że łączny, maksymalny czas zatrudnienia terminowego w jednej firmie – wliczając okres próbny – wynosi w praktyce 36 miesięcy.

Automatyczne przekształcenie w umowę na czas nieokreślony

Pracodawcy często zastanawiają się, kiedy umowa na czas określony staje się bezterminowa. Prawo pracy nie pozostawia tu żadnego pola do interpretacji. Przekształcenie umowy w bezterminową następuje automatycznie (z mocy samego prawa) w dwóch sytuacjach:

1. Od dnia następującego po upływie 33. miesiąca zatrudnienia na czas określony.
2. Od dnia zawarcia czwartej z kolei umowy na czas określony.

Dzieje się tak niezależnie od woli pracodawcy, a nawet bez konieczności podpisywania z pracownikiem nowego dokumentu czy aneksu.

Skutki przekroczenia 33 miesięcy lub limitu ilościowego są dla pracodawcy bardzo konkretne. Od tego momentu pracownika obowiązują przepisy chroniące stałe zatrudnienie. Wypowiedzenie takiej umowy staje się znacznie trudniejsze – wymaga zastosowania odpowiednio długich okresów wypowiedzenia, przeprowadzenia konsultacji związkowych (jeśli w firmie działają związki zawodowe), a przede wszystkim podania konkretnej, uzasadnionej i prawdziwej przyczyny wypowiedzenia. Brak takiego uzasadnienia to prosta droga do przegrania ewentualnego sporu przed sądem pracy.

Kiedy limit nie obowiązuje? Wyjątki w przepisach

Zasada „3 umów i 33 miesięcy” nie ma charakteru bezwzględnego. Ustawodawca w art. 25(1) § 4 Kodeksu pracy przewidział konkretne sytuacje, w których pracodawca ma prawo zawierać umowy terminowe bez oglądania się na te ograniczenia. Warunkiem jest jednak to, aby zawarcie takiej umowy służyło zaspokojeniu rzeczywistego, okresowego zapotrzebowania i było niezbędne w świetle wszystkich okoliczności.

Zgodnie z przepisami, limitów nie stosuje się do umów zawartych w celu:

• Zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – tzw. umowa na zastępstwo. To bardzo popularne rozwiązanie m.in. w przypadku urlopów macierzyńskich, wychowawczych czy długotrwałych zwolnień lekarskich (L4). Pracodawcy często pytają, jak wygląda umowa na zastępstwo a limit zatrudnienia. Otóż w tym przypadku można zawierać dowolną liczbę takich umów i mogą one trwać łącznie dłużej niż 33 miesiące, o ile faktycznie trwają w czasie nieobecności zastępowanej osoby.
• Wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym – dotyczy to branż o dużej zmienności zapotrzebowania na kadrę w ciągu roku, np. rolnictwa, gastronomii w miejscowościach turystycznych czy budownictwa.
• Wykonywania pracy przez okres kadencji – wyjątek ten odnosi się najczęściej do członków zarządów spółek, rad nadzorczych czy osób pełniących funkcje z wyboru, których czas pełnienia obowiązków jest z góry ściśle określony.
• W przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie – to zdecydowanie najbardziej problematyczny i najczęściej kwestionowany przez PIP wyjątek.

Jak prawidłowo udokumentować „obiektywne przyczyny”?

Powołanie się na „obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy” daje ogromną elastyczność, ale jednocześnie nakłada na firmę rygorystyczne obowiązki formalne. Najczęstsze błędy przy umowach terminowych wynikają właśnie z niezrozumienia, czym te przyczyny w ogóle są i jak należy je sformalizować.

Z praktyki orzeczniczej sądów pracy oraz kontroli inspekcji wynika jasno: obiektywna przyczyna nie może być ogólnikowa (np. „niepewna sytuacja finansowa firmy” lub „zawirowania na rynku”). Musi to być konkretna, czasowa potrzeba biznesowa, np. pozyskanie dużego, dwuletniego kontraktu na realizację inwestycji budowlanej czy wdrożenie nowego systemu IT w firmie, do którego potrzebny jest ekspert na ściśle określony czas.

Aby zastosowanie tego wyjątku było zgodne z prawem, pracodawca musi spełnić dwa bezwzględne warunki:

1. Odpowiedni zapis w umowie o pracę: W treści samej umowy musi znaleźć się precyjne wskazanie obiektywnej przyczyny, dla której zawierana jest ona z pominięciem standardowych limitów.
2. Zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy (PIP): Pracodawca ma zaledwie 5 dni roboczych (licząc od dnia zawarcia umowy) na poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu takiego kontraktu. Służy do tego specjalny formularz, w którym należy szczegółowo opisać powody skorzystania z wyjątku.

Uwaga na skutki błędów! Brak wpisania przyczyny do umowy lub spóźnienie się z zawiadomieniem do PIP (nawet o jeden dzień) sprawia, że wyjątek staje się nieważny. W takiej sytuacji umowa jest z mocy prawa wliczana do standardowego limitu „3 i 33”. Jeśli jego przekroczenie miało już miejsce, dochodzi do automatycznego przekształcenia umowy w bezterminową – ze wszystkimi tego konsekwencjami prawnymi.

Najczęstsze błędy pracodawców

Mimo że przepisy dotyczące zatrudnienia terminowego funkcjonują w obecnym kształcie od lat, w 2026 roku działy kadr wciąż wpadają w te same pułapki. Skomplikowane stany faktyczne, rotacja pracowników i nieznajomość orzecznictwa sprawiają, że o pomyłkę nietrudno. Jakie błędy najczęściej obnaża kontrola PIP? Umowy na czas określony są weryfikowane przede wszystkim pod kątem poniższych uchybień.

Błędne liczenie 33 miesięcy

Prawidłowe ustalenie, kiedy mija limit 33 miesięcy (umowa o pracę), to matematyczno-kadrowe wyzwanie, w którym pracodawcy popełniają dwa zasadnicze błędy:

• Nieuwzględnianie wcześniejszych umów: Zdarza się, że pracownik wraca do firmy po kilku latach nieobecności. Systemy kadrowo-płacowe czasami traktują go jako „nowego” zatrudnionego, podczas gdy limit 3 umów i 33 miesięcy dotyczy całej historii zatrudnienia danej osoby u konkretnego pracodawcy. Do limitu wlicza się wszystkie wcześniejsze umowy terminowe (z pominięciem umów na okres próbny).
• Pomyłki przy przerwach między umowami: W tym kontekście pracodawcy i pracownicy często wpisują w wyszukiwarkę pytanie: czy przerwa między umowami resetuje limit? Odpowiedź jest krótka i jednoznaczna: nie. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują żadnego mechanizmu „zerowania” licznika. Nawet jeśli pracownik wraca do firmy po 5 latach przerwy, jego dotychczasowy „staż” w ramach umów na czas określony sumuje się z nowym okresem zatrudnienia.

Niewłaściwe stosowanie wyjątku „zastępstwo”

Choć wiemy już, że w przypadku umowy na zastępstwo limit 3 umów i 33 miesięcy nie obowiązuje, pracodawcy często nadużywają tej formy zatrudnienia. Klasycznym błędem jest zatrudnianie pracownika „na zastępstwo” w sytuacji, gdy w firmie są ogólne braki kadrowe, ale nie ma konkretnej, usprawiedliwionej nieobecności konkretnego pracownika.

Drugim poważnym uchybieniem jest nieprzerwanie umowy na zastępstwo w momencie, gdy zastępowany pracownik (np. po urlopie macierzyńskim) wraca do pracy. W tej samej sekundzie ustaje przyczyna uzasadniająca wyjątek, a umowa zastępcy powinna ulec rozwiązaniu.

Brak informacji do PIP o obiektywnych przyczynach

Jak wspomnieliśmy wcześniej, zawarcie umowy z pominięciem limitów ze względu na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy wymaga dopełnienia formalności. Błędem, który kosztuje firmy najwięcej nerwów, jest zignorowanie 5-dniowego terminu na zgłoszenie tego faktu do właściwego okręgowego inspektora pracy.

To właśnie w tym obszarze kontrola PIP umowy na czas określony jest najbardziej bezlitosna. Inspektorzy regularnie sprawdzają, czy pracodawcy nie używają „obiektywnych przyczyn” jako uniwersalnej wymówki do omijania prawa. Brak zgłoszenia, wysłanie go po terminie lub wpisanie w umowie ogólnikowego powodu (np. „potrzeby gospodarcze firmy”) skutkuje uznaniem wyjątku za nieważny. Jeśli obawiasz się wizyty inspektorów, przeczytaj nasz dedykowany poradnik: Kontrola PIP w firmie (2026) – jak się przygotować?

Celowe „resetowanie” umów

To relikt przeszłości, który w 2026 roku wciąż pokutuje w świadomości niektórych przedsiębiorców. Wynika on z niegdysiejszych przepisów, według których miesięczna przerwa w zatrudnieniu przerywała ciągłość i pozwalała na zawieranie kolejnych umów terminowych od nowa.

Obecnie celowe rozwiązywanie umów przed upływem 33 miesięcy, robienie pracownikowi kilkutygodniowej przerwy i ponowne zatrudnianie go na czas określony jest nie tylko bezcelowe (przerwa nie zeruje limitu), ale też budzi natychmiastowe podejrzenia organów kontrolnych o próbę obejścia prawa. Jeśli w wyniku sumowania okresów przed i po przerwie limit zostanie przekroczony, następuje przekształcenie umowy w bezterminową – niezależnie od prób manipulacji datami.

E-Book

Państwowa Inspekcja Pracy – podstawy prawne funkcjonowania

W tym eBooku znajdziesz wszystko, co dotyczy PIP – jakie uprawnienia ma inspekcja, na czym polega kontrola i jakie mogą być jej skutki. Ochroń swoją firmę i zyskaj spokój podczas kontroli!

Pobierz e-booka

Czy przerwa między umowami resetuje limit?

Jednym z najczęściej wpisywanych w wyszukiwarkę zapytań przez pracowników i działy kadr jest to, czy przerwa między umowami resetuje limit. Odpowiedź jest jednoznaczna, choć dla wielu przedsiębiorców wciąż zaskakująca: nie, żadna przerwa nie powoduje „wyzerowania” licznika.

Błędne przekonanie o możliwości zresetowania limitu to pozostałość po starych przepisach (obowiązujących przed 2016 rokiem), kiedy to zaledwie jednomiesięczna przerwa w zatrudnieniu pozwalała na ominięcie restrykcji i zawieranie umów od nowa. W 2026 roku takie „luki” prawne już nie istnieją.

Jak prawidłowo podchodzić do przerw w zatrudnieniu?

• Krótkie (i długie) przerwy nie przerywają ciągłości liczenia limitu: Niezależnie od tego, czy między rozwiązaniem jednej umowy na czas określony a podpisaniem kolejnej minął dzień, miesiąc, czy nawet 5 lat – dotychczasowy okres zatrudnienia terminowego nie znika. Pracodawca ma bezwzględny obowiązek zsumować wszystkie historyczne okresy zatrudnienia danej osoby na podstawie umów terminowych.
• Znaczenie tożsamości stron stosunku pracy: Kluczowym pojęciem prawnym jest tutaj „tożsamość stron”. Limit 3 umów i 33 miesięcy obowiązuje wyłącznie w relacji między tym samym pracodawcą a tym samym pracownikiem. Jeśli pracownik zmienia firmę (inny podmiot prawny, inny numer NIP), u nowego pracodawcy zyskuje zupełnie „czystą kartę”. Istnieje tu jednak bardzo ważny wyjątek: przejście zakładu pracy na innego pracodawcę (tzw. transfer w trybie art. 23(1) Kodeksu pracy). W takiej sytuacji nowy właściciel firmy przejmuje pełną historię pracowniczą, w tym nabyte dotąd limity umów terminowych.
• Kiedy nowa umowa jest traktowana jako kontynuacja: Z punktu widzenia limitów kodeksowych każda kolejna umowa z tym samym pracodawcą jest sumowana, a nie traktowana jako nowy początek. Przykładowo: jeśli pracownik w przeszłości przepracował u Ciebie 24 miesiące na podstawie dwóch umów na czas określony, a po dwóch latach przerwy wraca do firmy, możesz z nim podpisać już tylko jedną umowę terminową (by wyczerpać limit 3 umów), która może trwać maksymalnie 9 miesięcy (by dopełnić limit 33 miesięcy). Jeśli podpiszesz umowę na dłuższy okres, już od pierwszego dnia przekroczenia limitu nastąpi automatyczne przekształcenie umowy w bezterminową.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu?

Niedopatrzenie w dziale kadr, błąd w systemie HR czy nieznajomość przepisów to najczęstsze powody naruszenia ustawowych ograniczeń. Niezależnie od intencji pracodawcy, przekroczenie 33 miesięcy skutki ma natychmiastowe i bezwzględnie wiążące. Prawo pracy działa w tym przypadku na zasadzie tzw. fikcji prawnej, która bezwzględnie chroni interesy zatrudnionego.

Automatyczne przekształcenie w umowę na czas nieokreślony

Zgodnie z Kodeksem pracy, jeśli okres zatrudnienia przekroczy 33 miesiące lub strony zawrą czwartą umowę terminową (niezależnie od tego, jak została nazwana), następuje automatyczne przekształcenie umowy w bezterminową.

Co kluczowe dla działów HR: dzieje się to z mocy samego prawa (ex lege). Nie ma potrzeby podpisywania z pracownikiem żadnego aneksu, nowej umowy czy porozumienia stron. Z punktu widzenia prawa, od dnia następującego po upływie 33. miesiąca (lub od dnia zawarcia czwartej umowy), pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony.

Skutki dla wypowiedzenia – największa pułapka dla pracodawców

To właśnie w tym momencie pracodawcy popełniają najdroższe błędy. Standardowa umowa na czas określony po prostu rozwiązuje się w terminie, do którego została zawarta (np. 31 grudnia). Nie wymaga to od pracodawcy podawania przyczyny ani składania wypowiedzenia – wystarczy wydać świadectwo pracy.

Jednak jeśli doszło do przekroczenia limitu, umowa już nie rozwiązuje się z upływem terminu, ponieważ stała się umową bezterminową. Aby zwolnić takiego pracownika, pracodawca musi wręczyć mu oficjalne wypowiedzenie, zachować odpowiedni okres wypowiedzenia (uzależniony od stażu pracy), przeprowadzić konsultację ze związkami zawodowymi oraz – co najważniejsze – podać konkretną, rzeczywistą i uzasadnioną przyczynę zwolnienia.

Roszczenia pracownika i ryzyko sporu sądowego

Jeśli pracodawca nie zorientuje się, że limit został przekroczony, i po prostu wręczy pracownikowi świadectwo pracy z informacją o „zakończeniu umowy z upływem czasu, na jaki była zawarta”, naraża się na poważne konsekwencje prawne. Taki pracownik ma pełne prawo skierować sprawę do sądu pracy.

W takiej sytuacji sąd ustala istnienie stosunku pracy na czas nieokreślony. Pracodawca przegrywa proces z automatu, ponieważ de facto rozwiązał umowę bezterminową z naruszeniem przepisów (brak zachowania formy wypowiedzenia i brak podania przyczyny). Pracownik może w trybie powództwa zażądać:

• Przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach (już oficjalnie na czas nieokreślony) wraz z wynagrodzeniem za czas pozostawania bez pracy.
• Odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę (w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, co w przypadku pracowników z dłuższym stażem oznacza równowartość 3-miesięcznej pensji).

Oprócz roszczeń samego pracownika, firma musi liczyć się z karami finansowymi nałożonymi przez Państwową Inspekcję Pracy za naruszenie przepisów prawa pracy.

Umowa na czas określony a wypowiedzenie w 2026 roku

Przez wiele lat umowy na czas określony były dla pracodawców niezwykle wygodne – pozwalały na elastyczne rozstanie z pracownikiem bez konieczności tłumaczenia powodów takiej decyzji. Jednak przepisy Kodeksu pracy uległy w ostatnich latach fundamentalnym zmianom (wynikającym z dyrektyw unijnych), co sprawiło, że w 2026 roku różnice między umową terminową a bezterminową w kontekście zwolnienia pracownika zostały niemal całkowicie zatarte.

Obecnie proces wypowiedzenia umowy na czas określony jest obwarowany rygorystycznymi wymogami formalnymi.

• Okresy wypowiedzenia jak przy umowie bezterminowej: Długość okresu wypowiedzenia jest dokładnie taka sama dla obu rodzajów umów i zależy wyłącznie od zakładowego stażu pracy danego pracownika (czyli łącznego czasu zatrudnienia u danego pracodawcy). Zgodnie z przepisami wynosi on:
  • 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
  • 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
  • 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
• Obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia: To największa zmiana, do której działy HR musiały się zaadaptować. Pracodawca wypowiadający umowę na czas określony ma obecnie bezwzględny obowiązek wskazać na piśmie przyczynę uzasadniającą rozwiązanie stosunku pracy. Co ważne, powód ten nie może być ogólnikowy (np. „niespełnienie oczekiwań”). Musi być konkretny, rzeczywisty i możliwy do udowodnienia przed sądem (np. powtarzające się błędy, utrata zaufania z konkretnego powodu, czy likwidacja stanowiska pracy).
• Konsultacja ze związkami zawodowymi: Jeśli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, która reprezentuje zwalnianego pracownika, pracodawca musi ją pisemnie zawiadomić o zamiarze wypowiedzenia mu umowy na czas określony, podając jednocześnie przyczynę swojej decyzji. Związki mają czas na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń, co dodatkowo wydłuża i komplikuje procedurę zwolnienia.

Wskazówka z praktyki HR: Biorąc pod uwagę powyższe obowiązki, utrzymywanie pracownika na umowie na czas określony przestało być „bezpieczniejszą” opcją na wypadek konieczności nagłego rozstania. Właśnie dlatego tak ważne jest pilnowanie limitów (zasady 3 umów i 33 miesięcy). Jeśli przegapisz moment, w którym nastąpi przekształcenie umowy w bezterminową, w kwestii samego wypowiedzenia nie zmieni się wiele, ale pracownik zyska silniejszą pozycję w ewentualnym sporze sądowym. Rozstając się z pracownikiem, musisz również zadbać o formalności po zakończeniu umowy, dlatego sprawdź, jak sporządzić świadectwo pracy – instrukcja i wzór 2026.

Szablony

Druki z zakresu prawa pracy wraz z komentarzem

Szukasz wzorów pism z zakresu prawa pracy? Oto pakiet ponad 30 gotowych wzorów: CV, umowy o pracę, wypowiedzenie, plan urlopów, świadectwo pracy. Obowiązkowy zbiór dla każdego pracodawcy!

Pobierz wzory

Limit umów a praca sezonowa i zastępstwo – 3 Case Study

Suche przepisy Kodeksu pracy to jedno, ale codzienna praktyka działów HR to zupełnie inna bajka. Największe wyzwania pojawiają się wtedy, gdy standardowe umowy terminowe przeplatają się z tymi, które stanowią ustawowy wyjątek. Jak prawidłowo liczyć limit umów na czas określony (2026) w niestandardowych sytuacjach? Przeanalizujmy trzy konkretne przypadki z życia wzięte.

Case Study 1: 4 umowy w ciągu 2 lat a praca sezonowa

Sytuacja: Pracodawca z branży turystycznej zatrudnił pracownika według następującego schematu:

1. Umowa na czas określony (standardowa) – na 6 miesięcy.
2. Umowa na czas określony (praca sezonowa w wakacje) – na 3 miesiące.
3. Umowa na czas określony (standardowa) – na 6 miesięcy.
4. Umowa na czas określony (standardowa) – na 6 miesięcy.

Łączny czas trwania tych umów to zaledwie 21 miesięcy (czyli limit 33 miesięcy nie został przekroczony). Ale co z limitem ilościowym? Przecież to już czwarta umowa!

Rozwiązanie: W tym przypadku nie dochodzi do naruszenia przepisów. Ponieważ druga umowa dotyczyła stricte pracy sezonowej (co stanowi ustawowy wyjątek), nie wlicza się ona do limitu „3 umów”. Czwarta umowa na liście jest w świetle prawa dopiero trzecią umową standardową. Limit ilościowy został w tym momencie wyczerpany, ale pracodawca postąpił w 100% legalnie.

Umowa 1 (6m)

Sezonowa (3m)

Umowa 2 (6m)

Umowa 3 (6m)

100% Legalne (Zwykłe: 3 umowy, 18 miesięcy)

Case Study 2: Zastępstwo, a po nim umowa „zwykła”

Sytuacja: Pracownica została zatrudniona na umowę na zastępstwo (za osobę przebywającą na długim urlopie macierzyńskim). Umowa ta trwała 18 miesięcy. Po powrocie zastępowanej osoby firma postanowiła zatrzymać nową pracownicę i podpisała z nią standardową umowę na czas określony na kolejne 2 lata (24 miesiące).

Łączny staż pracy terminowej tej osoby wynosi w tym momencie aż 42 miesiące (18 + 24). Czy doszło do przekroczenia limitu?

Rozwiązanie: Nie. To doskonały przykład na to, jak działa umowa na zastępstwo a limit kodeksowy. Umowy na zastępstwo są całkowicie wyłączone z licznika. Zegar zaczął bić dopiero w momencie podpisania tej drugiej, „zwykłej” umowy. Oznacza to, że w świetle limitu 33 miesięcy, pracownica wykorzystała dopiero 24 miesiące. Pracodawcy zostaje w zapasie jeszcze 9 miesięcy do wykorzystania w ramach kolejnej umowy na czas określony (o ile nie przekroczy przy tym limitu 3 umów).

Zastępstwo (18m)

Umowa Zwykła (24m)

100% Legalne (Zwykłe: 1 umowa, 24 miesiące. Zapas: 9m)

Case Study 3: Przekroczenie 33 miesięcy o 1 dzień

Sytuacja: Dział kadr błędnie policzył okresy zatrudnienia pracownika, który na przestrzeni lat miał w firmie kilka krótszych epizodów pracy na czas określony. Podpisano z nim trzecią umowę terminową (np. na rok). Po upływie zaledwie 3 miesięcy trwania tej umowy, licznik całego dotychczasowego stażu terminowego tego pracownika pokazał dokładnie 33 miesiące. Co dzieje się następnego dnia?

Rozwiązanie: Tu nie ma taryfy ulgowej. Dokładnie w pierwszym dniu 34. miesiąca zatrudnienia, umowa automatycznie przekształca się w bezterminową. Nawet jeśli do końca trwania tej rocznej umowy zostało jeszcze 9 miesięcy, dla prawa pracy przestało to mieć znaczenie. Jeśli po owych 9 miesiącach pracodawca wręczy pracownikowi świadectwo pracy z kodem „rozwiązanie z upływem czasu, na który była zawarta”, popełni fatalny w skutkach błąd, który najpewniej skończy się przywróceniem pracownika do pracy przez sąd. Nawet 1 dzień przekroczenia limitu 33 miesięcy skutkuje pełnymi konsekwencjami prawnymi.

Historia (30m)

Umowa 3 (3 miesiące z 12)

Umowa Bezterminowa (Automatycznie)

Checklist dla pracodawcy – jak uniknąć błędów?

Zarządzanie umowami terminowymi w 2026 roku nie musi przypominać stąpania po polu minowym, o ile dział HR wypracuje odpowiednie procedury. Aby zminimalizować ryzyko kosztownych sporów sądowych i kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, przygotowaliśmy krótką listę kontrolną.

Przed podpisaniem z pracownikiem kolejnej umowy lub wręczeniem mu wypowiedzenia, upewnij się, że znasz odpowiedzi na poniższe pytania:

Czy liczysz łączny okres zatrudnienia?

Pamiętaj, że limit 33 miesięcy sumuje się ze wszystkich historycznych umów na czas określony zawartych z danym pracownikiem. Krótkie czy długie przerwy w zatrudnieniu nie „resetują” tego licznika. Zawsze sprawdzaj pełną historię zatrudnienia kandydata w Twojej firmie.

Czy kontrolujesz liczbę zawartych umów?

Maksymalna dozwolona liczba to 3 umowy na czas określony. Uważaj na pułapkę aneksów! Jeśli podpisujesz z pracownikiem aneks wydłużający czas trwania obecnej umowy, w świetle prawa zużywasz kolejny limit (traktuje się to jako zawarcie nowej umowy).

Czy wyjątek jest realnie uzasadniony?

Zatrudniasz na zastępstwo lub powołujesz się na obiektywne przyczyny? Upewnij się, że stan faktyczny w firmie w 100% odpowiada zapisom w umowie. Unikaj ogólników. Jeśli zastępowany pracownik wraca do pracy, umowa na zastępstwo musi zostać natychmiast rozwiązana.

Czy masz dokumentację na wypadek kontroli?

W przypadku powołania się na „obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy”, masz zaledwie 5 dni roboczych na poinformowanie o tym fakcie okręgowego inspektora pracy. Brak odpowiedniego zgłoszenia lub brak wpisania konkretnej przyczyny do treści samej umowy sprawia, że wyjątek jest nieważny.

Czy system kadrowy sygnalizuje przekroczenie limitu?

Ręczne liczenie limitów w arkuszach kalkulacyjnych to najczęstsza przyczyna błędów, które skutkują automatycznym przekształceniem umowy w bezterminową. Upewnij się, że Twój system kadrowo-płacowy jest odpowiednio skonfigurowany i odpowiednio wcześnie wysyła alerty o zbliżającym się 33. miesiącu zatrudnienia lub wyczerpaniu limitu 3 umów.

Porada eksperta: Wprowadź w firmie „zasadę 30 miesięcy”

Z mojego doświadczenia wynika, że do największej liczby błędów i w konsekwencji – przegranych spraw w sądach pracy – dochodzi nie z powodu celowego łamania prawa, ale ze zwykłego niedopatrzenia. Działy HR często czekają z decyzją o przyszłości pracownika do ostatniego tygodnia trwania 33. miesiąca zatrudnienia. To błąd, który rodzi ogromną presję czasu i stres.

Rekomendacja: Zamiast operować na krawędzi ryzyka, wdróż w swoim dziale kadr wewnętrzną „zasadę 30 miesięcy”.

Ustaw w systemie kadrowo-płacowym alerty tak, aby powiadamiały Cię o zbliżającym się limicie na 3 miesiące przed jego faktycznym upływem. To idealny moment, aby menedżer podjął ostateczną decyzję: czy pracownik sprawdził się na tyle, by zaoferować mu umowę na czas nieokreślony, czy też firma planuje zakończenie współpracy z upływem trwającej umowy. Taki bufor czasowy pozwala na spokojne dopełnienie wszelkich formalności, uniknięcie pułapki automatycznego przekształcenia umowy i – w razie potrzeby – przygotowanie uzasadnienia do ewentualnego wypowiedzenia. Pamiętaj: prawo premiuje pracodawców zorganizowanych i proaktywnych.

0 m-cy 30 m-cy (ALERT) 33 m-ce (LIMIT!)

Bezpieczny bufor decyzyjny

Decyzja

Prawo premiuje pracodawców zorganizowanych i proaktywnych.

FAQ: Limit umów na czas określony (2026) – najczęstsze pytania

1. Ile umów na czas określony można zawrzeć w 2026 roku?

Maksymalnie trzy umowy na czas określony między tym samym pracodawcą a pracownikiem. Zawarcie czwartej skutkuje zmianą charakteru zatrudnienia.

2. Jaki jest limit czasowy umów terminowych?

Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u jednego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy, niezależnie od liczby zawartych w tym czasie umów.

3. Co się stanie po przekroczeniu limitu?

Umowa automatycznie (z mocy samego prawa) przekształca się w umowę na czas nieokreślony – od następnego dnia po upływie 33. miesiąca zatrudnienia lub od dnia podpisania czwartej umowy.

4. Czy czwarta umowa zawsze jest bezterminowa?

Tak — chyba że zachodzi jeden z ustawowych wyjątków przewidzianych w Kodeksie pracy (np. zastępstwo, praca sezonowa).

5. Czy przerwa między umowami resetuje limit 33 miesięcy?

Nie. Żadna przerwa w zatrudnieniu (nawet wieloletnia) nie powoduje zresetowania limitu u tego samego pracodawcy. Zawsze należy zsumować pełną historię zatrudnienia terminowego pracownika w firmie.

6. Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu?

Nie. Umowy zawarte w celu zastępstwa nieobecnego pracownika (np. na czas urlopu macierzyńskiego) są całkowicie wyłączone z limitu „3 i 33”.

7. Czy można przekroczyć 33 miesiące z powodu „obiektywnych przyczyn”?

Tak, ale pracodawca musi wskazać konkretne, realne powody biznesowe w treści umowy oraz obowiązkowo poinformować o tym okręgowego inspektora pracy (PIP) w ciągu 5 dni roboczych.

8. Czy limit dotyczy pracy sezonowej?

Nie. Wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym stanowi ustawowy wyjątek od kodeksowych limitów.

9. Czy umowę na czas określony można wypowiedzieć w 2026 roku?

Tak. Okres wypowiedzenia jest uzależniony od stażu pracy (podobnie jak przy umowie bezterminowej), jednak pracodawca ma obecnie bezwzględny obowiązek pisemnego uzasadnienia przyczyny wypowiedzenia.

10. Czy przekroczenie limitu grozi karą?

Tak. Oprócz automatycznego przekształcenia umowy w bezterminową, błędy pracodawcy mogą skutkować przegranym sporem w sądzie pracy (i wypłatą odszkodowań) oraz karami finansowymi nałożonymi podczas kontroli PIP.

Podsumowanie

Limit umów na czas określony to w 2026 roku wciąż jeden z najbardziej newralgicznych obszarów w twardym HR. Pozornie prosta zasada 3 umów i 33 miesięcy kryje w sobie pułapki, które mogą kosztować firmę sporo nerwów i pieniędzy. Brak odpowiedniego monitorowania okresów zatrudnienia, nadużywanie umów na zastępstwo czy spóźnienia w zgłaszaniu wyjątków do PIP to najczęstsze przyczyny przegranych spraw w sądach pracy.

Pamiętaj, że przekształcenie umowy terminowej w bezterminową następuje automatycznie z mocy prawa. Dlatego tak kluczowe jest sprawne zarządzanie dokumentacją kadrową i proaktywne podejmowanie decyzji o przyszłości pracowników, zanim systemy wskażą upływ 33. miesiąca. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje umowy są poprawnie sformułowane, warto przeprowadzić wewnętrzny audyt dokumentacji kadrowej lub skonsultować się z ekspertem prawa pracy.