Jak długo przechowywać dokumenty, rachunki, faktury?

Dokumenty,rachunki, faktury – jak długo je przechowywać?

Raz na jakiś czas powinieneś zrobić porządek w domowych dokumentach, ale zanim się za to zabierzesz, warto sprawdzić, co możesz zniszczyć, a czego nie wolno się pozbywać.

Okres przechowywania dokumentów zależy przede wszystkim od ich rodzaju.

Dokumenty: rozliczenia podatkowe

Dokumenty podatkowe musisz trzymać przez 5 lat. To nie tylko PIT-y, ale także rachunki i faktury, które upoważniają do korzystania z ulg (wraz z pocztowymi oraz elektronicznymi potwierdzeniami z US).

Uwaga! Zgodnie z prawem zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym, upłynął termin płatności podatku. Jeśli pod koniec kwietnia 2020 roku złożyłeś PIT za rok 2019, to wszelkie dokumenty związane z rozliczeniem tego roku przechowuj do końca 2025 roku. Na początku 2026 roku możesz je zniszczyć, bo US nie będzie już mógł żądać ich okazania.

Rachunki: opłaty stałe

Książeczki czynszowe, faktury za gaz, energię, rachunki za telefon lub telewizję kablową przechowuj 3 lat, bo po tym czasie należności ulegną przedawnieniu.

Uwaga! Jeśli pozbędziesz się ich wcześniej, a odbiorca nie zaksięgował wpłaty i poprosi o dowód zapłaty, będziesz w kłopotach. Pól biedy, jeśli płaciłeś przelewem, bo wtedy bank wystawi stosowne potwierdzenie przelewu, gorzej, jeśli opłaty dokonywałeś w klasie i nie został po niej ślad.

Rachunki: odzież i sprzęt AGD

Paragony oraz karty gwarancyjne powinieneś zachować do końca okresu gwarancji lub rękojmi. Ta druga trwa w większości przypadków 2 lata, długość gwarancji jest uzależniona od deklaracji producenta.

Dokumenty: umowy pożyczki, wyciągi bankowe, akty i umowy

Dokumentów związanych z kredytami i pożyczkami nie pozbywaj się do momentu otrzymania zaświadczenia o spłacie. Dotyczy to zarówno samych umów, jak i dowodów wpłat kolejnych rat.

Potwierdzenia operacji dokonanych karta płatniczą trzymaj do chwili otrzymania wyciągu z banku. Przed ich zniszczeniem porównaj, czy dane z wyciągu zgadzają się z tymi na potwierdzeniach.

Bezterminowo należy przechowywać dokumenty, które potwierdzają prawo do mieszkania, np. umowę przydziału lub najmu. Nie pozbywaj się także umów darowizn, sprzedaży oraz kupna nieruchomości, samochodu i innych wartościowych przedmiotów.

Są też dokumenty, których nie powinno się wyrzucać, bp nie wiadomo, czy kiedyś się nie przydadzą. To dyplomy ukończenia szkół, kursów itp. Natomiast umowy o pracę, książeczka ubezpieczeniowa oraz świadectwa pracy będą potrzebne przy ustalaniu prawa do emerytury.  

Porządek w dokumentach

Do utrzymania porządku w dokumentach przydadzą się teczki lub segregatory. Ważne, aby znalazła się na nich informacja o tym, co znajduje się w środku, np. Świadectwa pracy lub krótko: Praca. Bardzo dobrym rozwiązaniem (wygodnym) jest użycie różnych kolorów okładek, bo dzięki temu szybciej znajdziesz, to czego potrzebujesz.

Karty gwarancyjne możesz przypinać pod konkretną datą w książeczkowych kalendarzu. Ułatwi to kontrolowanie, kiedy gwarancja się kończy.

Paragony po pewnym czasie blakną. Możesz zrobić ich ksero albo zeskanować i przechowywać w formie cyfrowej (w komputerze) lub włożyć do pudełka (w ciemności blakną wolniej).