Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika 

Zakres prowadzenia dokumentacji kadrowej

Jakie obowiązki ma pracodawca?

• uzyskanie od pracownika pisemnego potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, lub z informacją o warunkach pracy; uzyskanie od pracownika pisemnego potwierdzenia zapoznania się z przepisami orz zasadami, które dotyczą bezpieczeństwa i higieny pracy, a także zakresem informacji, które objęte są tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego dla pracownika rodzaju pracy; 
• prowadzenie akt osobowych pracowników; 
• prowadzenie dokumentacji, która dotyczy podejrzeń o choroby zawodowe, rejestru chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie, który obejmuję: pracę w poszczególnych dobach (także praca w niedzielę i święta i w porze nocnej), w godzinach nadliczbowych, a także w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników  młodocianych pracodawca musi uwzględnić w ewidencji także czas ich pracy przy pracach, które są wzbronione pracownikom młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika trzeba dołączyć  jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,

2) imienne karty (listy) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, które związane są z pracą,

3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej oraz ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Akta pracownicze

Uwagi zasadnicze:

Akta osobowe pracownika składają się z trzech obowiązkowych

części.

Akta osobowe pracownika zakłada się dla każdego z pracowników oddzielnie.

Dokumenty, które znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika należy ułożyć w porządku chronologicznym oraz je ponumerować.

Każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. 

Zawartość akt pracowniczych:

Część A akt pracowniczych: dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie.

Przykładowe dokumenty

a) kwestionariusz osobowy

b) zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (badania wstępne)

c) kopie lub odpisy:

• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów, które potwierdzają okresy zatrudnienia pracownika, obejmujących okresy pracy, które przypadają w roku kalendarzowym, w którym ubiegał się on o pracę,
• dokumentów, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe pracownika, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby, która ubiega się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

d) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B akt pracowniczych: dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy, a także jej warunków oraz zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika, które wynikają z umowy o pracę,

b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami, które określone są  w § 3, a także zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

d) dokumenty, które dotyczą powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

g) dokumenty, które związane są z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

h) pisma, które dotyczą udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

ha) dokumenty, które są związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,

i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

j) umowę o zakazie konkurencji, w przypadku zawarcia takiej umowy w okresie pozostawania w stosunku pracy,

ja) wnioski pracownika, które dotyczą ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy) oraz stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

jb) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy, które wymagają współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

ka) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

Część C akt pracowniczych: dokumenty, które są związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

aa) dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy), a także związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

b) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

d) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

e) orzeczenia lekarskie, które zostało wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta osobowe pracownika - to Ci może pomóc!

Te książki warto przeczytać: 

1. Dokumentacja pracownicza»
Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!

2. Urlop wypoczynkowy pracownika»
Kompendium informacji na temat udzielania i rozliczania urlopów wypoczynkowych.

3. Rada pracowników w firmie»
20 gotowych wzorów dokumentów, które ułatwiają organizację wyborów i sprawne funkcjonowanie rady pracowniczej w firmie

4.  Pracownik niepełnoetatowy»
Profesjonalnie opracowane zagadnienia związane z zatrudnianiem pracownika w niepełnym wymiarze pracy wraz z wzorami umów.