Jak długo przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentów
Niektóre dokumenty mamy obowiązek trzymać przez całe życie.Należą do nich:
Akta Stanu Cywilnego, które dotyczą wszystkich członków rodziny: akta ślubu, akty urodzenia i chrztu, świadectwo bierzmowania, orzeczenia o rozwodzie, akt unieważnienia małżeństwa, akta zgonu.
Dokumenty Szkolne - zachowujemy świadectwa ukończenia szkoły, matury, dyplom ukończenia studiów, zaświadczenia, które potwierdzają zdobycie kwalifikacji zawodowych, ukończenie kursów specjalistycznych lub kursów językowych(często potrzebne są przy ewentualnych staraniach o pracę.
Dokumenty zawodowe - świadectwa pracy, które pochodzą z całego okresu zatrudnienia, druki RMUA (przekazywane co miesiąc przez pracodawcę). Te dokumenty będą potrzebne do udowodnienia stażu pracy, który jest potrzebny do emerytury
Dokumenty majątkowe - może to być intercyza (umowa o rozdzielności majątkowej), akt kupna lub sprzedaży nieruchomości, akt przydziału mieszkania spółdzielczego, umowa najmu, akt darowizny.
Umowy kredytowe (oraz aneksy), dowody spłat zadłużenia ratalnego - zachowujemy do czasu otrzymania z banku zaświadczenia o tym, ze nie mamy już zaległości względem niego. Potwierdzenie spłaty kredytu przechowuje się jeszcze 10 lat. Po tym czasie roszczenie banku ulega przedawnieniu.
Wydruki z terminali bankomatowych zachowujemy do dnia otrzymania z banku wyciągu z konta,żeby sprawdzić, że wszystko się na nim zgadza.
Opłaty, alimenty - opłaty za mieszkanie, faktury za energię, telewizje kablową oraz inne potwierdzenia opłat (tzw. świadczenia okresowe) przechowujemy trzy lata, licząc od dnia zapłacenia rachunku. Jest to czas, w którym wystawca faktury ma prawo sprawdzić, czy rzeczywiście należność została uregulowana.
W przypadku alimentów, dowody wpłat zachowuje się trzy lata. Po tym czasie roszczenia o zapłatę ewentualnych zaległości się przedawniają.
Gwarancje, paragony, faktury - Gwarancje należy trzymać tak długo, jak jest ważna (24,36 miesięcy). Pozwala to na bezpłatną naprawę sprzętu.
Zdarza się tak, że gwarancja jest ważna tylko z paragonem oraz oryginalnym opakowaniem. Dlatego przed ich wyrzuceniem warto to sprawdzić.
Paragon trzymamy przez dwa lata od daty zakupu. Jest on podstawą prawa do ewentualnej reklamacji, jeżeli zakupiony towar okaże się wadliwy. Przy płatności kartą, dowodem zakupu może być bankowe potwierdzenie zapłaty.
Umowy za usługi - jeżeli założyliśmy Internet, kablówkę, to dokumenty należy przechowywać tak długo, jak zamierzamy korzystać z usług danego operatora. Dokumenty zawierają zapisy, które dotyczą sposobu reklamacji oraz warunki rozwiązania umowy.
W przypadku umów za wykonanie pracy, które zostały zawarte np. z firmą remontową, trzeba je zachować przez rok od zakończenia robót. Jest to czas na ewentualną reklamacje w przypadku usterek.
Polisy ubezpieczeniowe - czas przechowywania w przypadku umowy ubezpieczenia mieszkania wynosi trzy lata. Sama polisa jest ważna rok, ale dokument jest zwykle jedynym dowodem, który potwierdza opłacenie składki.
Roszczenia ubezpieczyciela względem ewentualnych należności przedawniają się po trzech latach. Tak więc warto zachować polisę przez cały ten czas.
Umowę OC samochodu trzymamy przez 10 lat. Będzie to podstawą do udowodnienia prawa do zniżki za bezszkodowa jadę w przypadku zmiany ubezpieczyciela.
Rozliczenia z Urzędem Skarbowym - kopie Pit-ów, faktury, rachunki, które były podstawą korzystania z ulg, a także potwierdzenia nadania PIT-u przechowujemy przez 5 pełnych lat, licząc od końca roku w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe.
Akta stanu cywilnego - udajemy się do urzędu stanu cywilnego i tam otrzymamy odpis zgubionego dokumentu. Za wydanie trzeba będzie zapłacić. Odpis skrócony kosztuje 22 zł, a zupełny 39 zł.
Akta notarialne (umowa darowizny, kupna-sprzedaży) - Oryginały znajdują się w kancelarii notarialnej, która je sporządziła. Wypis, odpis lub wyciąg jest odpłatny i kosztuje 6 zł plus VAT za stronę.
Świadectwa pracy - w sprawie świadectw pracy kontaktujemy się z: poprzednim pracodawcą,
sądem rejonowym (uzyskamy tutaj informacje o nowym adresie firmy, gdy ta np. zmieniła nazwę),Dokumenty majątkowe - może to być intercyza (umowa o rozdzielności majątkowej), akt kupna lub sprzedaży nieruchomości, akt przydziału mieszkania spółdzielczego, umowa najmu, akt darowizny.
Umowy kredytowe (oraz aneksy), dowody spłat zadłużenia ratalnego - zachowujemy do czasu otrzymania z banku zaświadczenia o tym, ze nie mamy już zaległości względem niego. Potwierdzenie spłaty kredytu przechowuje się jeszcze 10 lat. Po tym czasie roszczenie banku ulega przedawnieniu.
Wydruki z terminali bankomatowych zachowujemy do dnia otrzymania z banku wyciągu z konta,żeby sprawdzić, że wszystko się na nim zgadza.
Opłaty, alimenty - opłaty za mieszkanie, faktury za energię, telewizje kablową oraz inne potwierdzenia opłat (tzw. świadczenia okresowe) przechowujemy trzy lata, licząc od dnia zapłacenia rachunku. Jest to czas, w którym wystawca faktury ma prawo sprawdzić, czy rzeczywiście należność została uregulowana.
W przypadku alimentów, dowody wpłat zachowuje się trzy lata. Po tym czasie roszczenia o zapłatę ewentualnych zaległości się przedawniają.
Gwarancje, paragony, faktury - Gwarancje należy trzymać tak długo, jak jest ważna (24,36 miesięcy). Pozwala to na bezpłatną naprawę sprzętu.
Zdarza się tak, że gwarancja jest ważna tylko z paragonem oraz oryginalnym opakowaniem. Dlatego przed ich wyrzuceniem warto to sprawdzić.
Paragon trzymamy przez dwa lata od daty zakupu. Jest on podstawą prawa do ewentualnej reklamacji, jeżeli zakupiony towar okaże się wadliwy. Przy płatności kartą, dowodem zakupu może być bankowe potwierdzenie zapłaty.
Umowy za usługi - jeżeli założyliśmy Internet, kablówkę, to dokumenty należy przechowywać tak długo, jak zamierzamy korzystać z usług danego operatora. Dokumenty zawierają zapisy, które dotyczą sposobu reklamacji oraz warunki rozwiązania umowy.
W przypadku umów za wykonanie pracy, które zostały zawarte np. z firmą remontową, trzeba je zachować przez rok od zakończenia robót. Jest to czas na ewentualną reklamacje w przypadku usterek.
Polisy ubezpieczeniowe - czas przechowywania w przypadku umowy ubezpieczenia mieszkania wynosi trzy lata. Sama polisa jest ważna rok, ale dokument jest zwykle jedynym dowodem, który potwierdza opłacenie składki.
Roszczenia ubezpieczyciela względem ewentualnych należności przedawniają się po trzech latach. Tak więc warto zachować polisę przez cały ten czas.
Umowę OC samochodu trzymamy przez 10 lat. Będzie to podstawą do udowodnienia prawa do zniżki za bezszkodowa jadę w przypadku zmiany ubezpieczyciela.
Rozliczenia z Urzędem Skarbowym - kopie Pit-ów, faktury, rachunki, które były podstawą korzystania z ulg, a także potwierdzenia nadania PIT-u przechowujemy przez 5 pełnych lat, licząc od końca roku w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe.
Uwaga! A więc rozliczenia za rok 2018 r. można wyrzucić dopiero w 2025r. Jest to czas, w którym fiskus ma prawo nas skontrolować. Gdy wyjdzie na jaw, że nie posiadamy dokumentów, to zapłacimy karę oraz trzeba będzie zwrócić kwotę odliczenia wraz z odsetkami.
Co zrobić, gdy zgubie dokumenty?
Wtedy należy skontaktować się z odpowiednią instytucją i poprosić o jego odtworzenie.Akta stanu cywilnego - udajemy się do urzędu stanu cywilnego i tam otrzymamy odpis zgubionego dokumentu. Za wydanie trzeba będzie zapłacić. Odpis skrócony kosztuje 22 zł, a zupełny 39 zł.
Akta notarialne (umowa darowizny, kupna-sprzedaży) - Oryginały znajdują się w kancelarii notarialnej, która je sporządziła. Wypis, odpis lub wyciąg jest odpłatny i kosztuje 6 zł plus VAT za stronę.
Świadectwa pracy - w sprawie świadectw pracy kontaktujemy się z: poprzednim pracodawcą,
oddziałem ZUS-u, w sytuacji, gdy okaże się, ze dawny zakład pracy nie istnieje. ZUS ma spis archiwum z dokumentami firm, które zostały zlikwidowane.
Warto też zachować książeczkę ubezpieczeniową, gdy znajdują się w niej potwierdzenia okresów zatrudnienia wraz zarobkami. To też może się przydać przy staraniu o emeryturę.
Komentarze