Jak sprawdzić wiarygodność potencjalnego kontrahenta?

Jak sprawdzić kontrahenta?

Obecnie bez problemu można skorzystać z możliwości wcześniejszego sprawdzenia swojego partnera biznesowego. Mamy do wyboru drogę oficjalną, czyli przy udziale organów administracji publicznej lub można wybrać komercyjne firmy, które specjalizują się w usługach sprawdzania kontrahentów.

Od czego zacząć?

Dobrym źródłem informacji jest internet. Trzeba tylko wpisać w wyszukiwarce nazwę naszego przyszłego partnera biznesowego i w ten sposób rozpocząć analizowanie, czy dana firma jest wiarygodna. Szczególną uwagę zwraca się na wszystkie niepokojące sygnały (np. doniesienia w prasie), z których można wywnioskować, że , z którą mamy współpracować, miała kiedyś problemy z prawem lub nie wywiązywała się ze swoich zobowiązań.  

Jeżeli chodzi o podmioty, które mają obowiązek publikowania swoich sprawozdań finansowych, a także sprawozdań z działalności niezbędne dane można znaleźć na stronach internetowych tych firm.

Sprawozdania finansowe są także drukowane w formie papierowej. Znajdują się tam informacje o stanie majątkowym danej firmy, posiadanych i spłacanych kredytach, zobowiązaniach, majątku trwały, udziałach w innych firmach, zyskach oraz stratach w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Uwaga! Jednak, gdy nie posiada się podstawowej wiedzy z rachunkowości, to nie będzie można w rzetelny sposób przeprowadzić analizy takich informacji. Dlatego warto wtedy zlecić analizę sprawozdania finansowego kontrahenta specjaliście. 

Warto także zapoznać się z wyspecjalizowanymi forami oraz grupami dyskusyjnymi. Dlatego dobrym rozwiązaniem będzie np. zarejestrowanie się na forum internetowym, które poświęcone jest rekrutacji i zadanie pytania dotyczącego stosunków między pracownikami i kierownictwem danej firmy. Można wtedy otrzymać informacje bezpośrednio od byłych lub obecnych pracowników.

Wiele interesujących informacji może udzielić nam sam kontrahent. Powinien on nam udostępnić:

• wyciągi z rejestrów sądowych (jeżeli firma znajduje się w rejestrze KRS);
• wyciągi z ewidencji działalności gospodarczej;
• odpis decyzji o nadaniu numeru REGON oraz NIP;
• zaświadczenia z urzędu skarbowego o ZUS o niezaleganiu ze składkami i podatkami.

Gdy już dysponuje się tymi danymi, to można zacząć weryfikować ich prawdziwość w odpowiednich urzędach. Trzeba też pamiętać o tym, by uzyskać od swojego potencjalnego partnera biznesowego informację, kto w imieniu firmy jest upoważniony do wysyłania faktur, dokumentów oraz podpisywania umów.

To wszystko co zostało opisane może okazać się niewystarczające. Szczególni, gdy wciąż ma się jakieś wątpliwości.

Dlatego w takim przypadku najlepiej zwrócić się do organów administracji publicznej. Tutaj będzie można dowiedzieć się bardziej "twardych" informacji.

Uwaga! Bardzo ważne informacje o konkretnym podmiocie gospodarczym uzyska się w:

• Krajowym Rejestrze Sądowym;
• ewidencji działalności gospodarczej;
• Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych;
• biurach informacji gospodarczych;
• urzędach skarbowych;
• urzędach statystycznych (rejestry REGON);
• Zakładach Ubezpieczeń Społecznych;
• u wyspecjalizowanych firm windykacyjnych, wywiadowniach gospodarczych, firmach due diligence.

Krajowy Rejestr Sądowy

Tutaj można uzyskać przede wszystkim informacje, czy dany podmiot gospodarczy rzeczywiście istnieje i czy prowadzi działalność. Znajdziemy tam informacje dotyczące:

• wysokości kapitału zakładowego;
• wspólników i kontrahentów;
• osób uprawnionych do reprezentowania spółki na zewnątrz;
• przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej;
• ewentualnych zaległości podatkowych, ubezpieczeń społecznych, które podlegają egzekucji;
• ewentualnych wierzytelności.

Uwaga! Dane w tym systemie są jawne, bezpłatne oraz ogólnodostępne. Znajdziemy je na stronach internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

Tutaj zbierane są w ramach KRS informacje dotyczące dłużników. Sprawdza się  przez sporządzenie odpowiedniego wniosku na formularzu CI KRS-CDN bądź CI KRS-CDT. Pierwszy to wniosek o zaświadczenie, że dany podmiot nie jest wpisany do rejestru dłużników, a drugi dotyczy zaświadczenia, że podmiot jest wpisany do tego rejestru.

Gdy posiada się już informacje, że dana firma figuruje w rejestrze dłużników, to można wtedy złożyć wniosek o wydanie szczegółowego odpisu z rejestru (jeżeli będzie potrzebny to można się starać o pełny lub aktualny odpis).

Uwaga! Wszystkie powyższe wnioski są płatne. Cena wynosi od 15 do 60 zł.

Ewidencja działalności gospodarczej

Na rynku działa tysiące firm, które nie podlegają obowiązkowi rejestracji w KRS i nie musza one publikować sprawozdań finansowych (np. np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub małe, kilkuosobowe firmy).

Informacje o takich podmiotach zawierają systemy ewidencji działalności gospodarczej. Ewidencje te, które są prowadzone przez urzędy gmin, zawierają wszystkie dane przedsiębiorcy. Są to m.in.: PESEL, NIP, adres zamieszkania bądź prowadzenia działalności.

Można tam również znaleźć ewentualne informacje dotyczące rozdzielności majątkowej przedsiębiorcy, a to ma szczególne znaczenie z punktu widzenia późniejszej realizacji umów, bo istnienie rozdzielności małżeńskiej wspólnoty małżeńskiej może być utrudnieniem w odzyskaniu należności, także w postępowaniu egzekucyjnym.

Dlatego warto przed transakcją uzyskać oświadczenie małżonka przedsiębiorcy, które wyraża zgodę na jej przeprowadzenie.

Uwaga! Obecnie tylko niektóre urzędy gminy umożliwiają przejrzenie zawartości ewidencji działalności gospodarczej na swoich stronach internetowych. Zwykle należy udać się do siedziby urzędu i na miejscu uzyskać wgląd do dokumentów. W niektórych przypadkach dostęp do informacji będzie możliwy po uiszczeniu opłaty administracyjnej, która z reguły nie przekracza 20 zł.

Rejestr REGON

Firmy, które działają w naszym kraju figurują także w rejestrze REGON, który prowadzony jest przez urzędy statystyczne. Dlatego można zwrócić się do odpowiedniego urzędu statystycznego z wnioskiem, by ten podał nam informacje na temat naszego kontrahenta, czyli:

• nazwę przedsiębiorstwa;
• numer REGON;
• dane teleadresowe - adres siedziby, telefon, faks;
• formę prawną prowadzenia działalności;
• formę własności;
• wykonywaną działalność według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);
• datę powstania, rozpoczęcia i ewentualnie zawieszenia działalności gospodarczej;
• nazwę organu rejestrowego.

Urząd Skarbowy

Na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej na wniosek zainteresowanej strony obowiązkiem urzędu skarbowego jest wydanie zaświadczenia o niezaleganiu danego podmiotu gospodarczego z podatkami.

Taki dokument to bardzo dobre rozwiązanie, bo może mieć on dla nas istotne konsekwencje podatkowe.

Uwaga! Kontrahent musi wyrazić zgodę na pobranie przez nas takiego zaświadczenia.

Biura Informacji Gospodarczej

W Biurach Informacji Gospodarczej uzyskuje się informacje o podmiotach gospodarczych, ale także indywidualnych osobach, które posiadają nieuregulowane należności.

Przedsiębiorca wpisywany jest do rejestru dłużników BIG, gdy kwota jego zaległości przekroczy 500 zł i jest wymagana od co najmniej 60 dni.