Jak prowadzić księgi rachunkowe?

Jak należy prowadzić księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe należy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej. Obejmują one:

1. dziennik, który służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły;

2. księgę główną (ewidencję syntetyczną), w której obowiązuje ujmowanie operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Konta księgi głównej służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym, na kontach, które przewiduje zakładowy plan kont. Na konta księgi głównej należy wprowadzić pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonać za kolejne miesiące zapisów zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku. Na danym koncie księgi głównej zapisów dokonuje się w kolejności chronologicznej.

3. księgi pomocnicze (ewidencję analityczną), które służą do uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów konta księgi głównej. Prowadzi się w ujęciu systematycznym jako:

• wyodrębniony system ksiąg kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Księgi pomocnicze

Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne ustalając ich wartość na koniec okresu. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

• środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych;
• rozrachunków z kontrahentami, pracownikami;
• operacji sprzedaży;
• operacji zakupu;
• kosztów;
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

4.  zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca.

Zawiera ono:

• symbole lub nazwy kont;
• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;
• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresy sprawozdawczego.

Uwaga! Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika.

5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) - potwierdzony ich inwentaryzacją. Sporządzają go jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych, w sposób, który określa ustawa o rachunkowości. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych

Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy sporządzić zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych.

Księgi rachunkowe powinny być:

• trwale oznaczone nazwą jednostki (każda księga wiązana, luźna karta kontowa);
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
• przechowywane starannie w ustalonej kolejności. 

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, ręcznie lub maszynowo, bez pozostawienia miejsca na późniejsze dopiski lub zmiany.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

• rzetelnie - czyli tak, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty;
• bezbłędnie - uznaje się to wtedy, gdy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
• sprawdzalnie - czyli tak, aby możliwe było stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych;
• bieżąco - gdy pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.