Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów

Kto prowadzi księgę przychodów i rozchodów?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: pkpir) zobowiązane są prowadzić osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą lub działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych czy spółki partnerskiej, których dochody z działalności gospodarczej są opodatkowane według zasad ogólnych albo podatkiem liniowym . – a osiągnięte w poprzednim roku przychody nie zobowiązują tych podmiotów do zaprowadzenia ksiąg rachunkowych.


Uwaga! Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie są zobowiązane prowadzić w 2016 r. księgi rachunkowe, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy (tj. 2015 r.) wyniosły co najmniej 5 092 440 zł (równowartość 1 200 000 euro). Przeliczenia kwoty 1 200 000 euro dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na 1. dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Średni kurs euro 1 października 2015 r. wynosił 4,2437 zł.

Zasady ogólne polegają na opodatkowaniu dochodów z działalności gospodarczej według skali
podatkowej. Zaletą opodatkowania dochodów według skali podatkowej jest możliwość:

• potrącania kosztów uzyskania przychodów,
• skorzystania z pełnego katalogu ulg podatkowych, m.in. z odliczenia od dochodu darowizn czy odliczenia od podatku ulgi rodzinnej,
•  rozliczenia podatku wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko.

Minusem opodatkowania dochodów według skali podatkowej jest opodatkowanie dochodów powyżej kwoty 85 528 zł wysoką stawką podatkową, tj. 32%.

Istotą podatku liniowego jest to, że bez względu na wysokość dochodu osiąganego z działalności gospodarczej podatnik opłaca podatek dochodowy według jednej, stałej stawki, tj. 19% (art. 30c ust. 1 ustawy o PIT). Ta forma opodatkowania jest więc korzystna dla podatnika o wysokich dochodach z działalności gospodarczej, który przy opodatkowaniu dochodów według skali podatkowej wchodziłby w drugi próg podatkowy.

Wadą podatku liniowego jest to, że nie można skorzystać z preferencyjnych rozliczeń wspólnie z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dzieci. Również katalog odliczeń jest węższy niż przy opodatkowaniu według skali podatkowej.

Przykład: Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki jawnej, której wspólnikami są ta osoba fizyczna oraz spółka z o.o. Dochód z działalności gospodarczej tej osoby fizycznej (podatnikami podatku dochodowego są wspólnicy spółki jawnej) jest opodatkowany według skali podatkowej. Taka spółka jawna nie może prowadzić pkpir, ponieważ jej wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne. Spółka ta musi prowadzić księgi rachunkowe.

Przykład: Osoba fizyczna prowadzi indywidualną działalność gospodarczą oraz działalność w formie spółki jawnej osób fizycznych. W obu przypadkach dochody tej osoby z działalności gospodarczej są opodatkowane podatkiem liniowym. Przychody z indywidualnej działalności gospodarczej wyniosły w 2015 r. 120 000 zł. Przychody spółki wyniosły w 2015 r. 5 500 000 zł. W takim przypadku spółka jawna jest zobowiązana prowadzić w 2016 r. księgi rachunkowe. Dla indywidualnej działalności gospodarczej osoba fizyczna może w 2016 r. prowadzić pkpir.

Z praktyki organów podatkowych:

Prowadzenie pkpir przy wspólnym przedsięwzięciu: Wnioskodawca wespół z inną osobą fizyczną zamierzają prowadzić szkołę podstawową oraz gimnazjum. Wnioskodawca wraz z inną osobą zostaną wpisani łącznie do stosownej ewidencji prowadzonej przez właściwą jednostkę samorządu terytorialnego jako organ prowadzący szkołę. Działalność będą prowadzić na zasadzie spółki cywilnej lub wspólnego przedsięwzięcia. (…) 

Co prawda, powyższe przepisy nie wskazują jako podmiotu obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – wspólnego przedsięwzięcia, jednakże jego podobieństwo, a w zasadzie tożsamość z instytucją spółki cywilnej powinno prowadzić do konstatacji, że również i w przypadku wspólnego przedsięwzięcia osób fizycznych – jedyną właściwą ewidencją powinna być podatkowa księga przychodów i rozchodów.

Taka wspólna księga razem ze wspólną ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umożliwiałaby dokładne obliczenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku. Każdy bowiem z uczestników przedsięwzięcia (w tym Wnioskodawca) rozliczałby je na podstawie umówionego w umowie/ porozumieniu udziału w zyskach i stratach. 

Powyższy sposób rozliczeń wydaje się zresztą jedynym możliwym, gdyż – w przeciwnym stanowisku (odrębną księgę dla każdego uczestnika przedsięwzięcia) trudno sobie wyobrazić, by uczestnicy wspólnego przedsięwzięcia każdą fakturę zakupu i sprzedaży pozyskiwali/generowali w wielu egzemplarzach – tak, by każdy miał egzemplarz dla siebie (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 czerwca 2014 r., nr ILPB1/415-366/14-2/AA).

Należy zastrzec, że jeżeli szkoła będzie realizować zadania zlecone i otrzyma na ten cel dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych, powinna prowadzić księgi rachunkowe począwszy od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały jej przyznane. Jeśli dotacja lub subwencja nie jest powiązana z zadaniem zleconym, to prowadzenie pkpir jest wystarczające.

Z praktyki organów podatkowych:

Przedszkole może prowadzić pkpir: Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że od września 2014 r. Wnioskodawczyni, jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej oraz wpisu do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzi niepubliczne przedszkole oraz niepubliczną szkołę podstawową o uprawnieniach szkoły publicznej. 

We wrześniu 2014 r. Wnioskodawczyni wystąpiła z wnioskiem do Urzędu Miasta o udzielenie dotacji z budżetu miasta na rzecz niepublicznych oraz publicznych szkół i innych placówek oświatowych prowadzonych przez osoby fizyczne i prawne, zgodnie z art. 90 ustawy o systemie oświaty. 

Zdarzenia gospodarcze związane z prowadzoną przez Wnioskodawczynię działalnością gospodarczą ewidencjonowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ponadto z wniosku wynika, że nie przekroczyła progu przychodów, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Nie dot. jej również art. 2 ust. 1 pkt 7 tej ustawy, bowiem nie ma ani nie będzie miała podpisanej umowy z Urzędem Miasta, w której Urząd zlecałby Wnioskodawczyni wykonanie określonych czynności, uzależniających przyznanie przedmiotowej dotacji od ich wykonania. 

Z powyższego wynika, że Wnioskodawczyni nie wypełni hipotezy cyt. art. 2 ust. 1 pkt 2 i pkt 7 ustawy o rachunkowości. W konsekwencji, w świetle tak opisanego zdarzenia przyszłego, stwierdzić należy, że Wnioskodawczyni nie jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji księgowej w postaci ksiąg rachunkowych. Tym samym zdarzenia gospodarcze związane z działalnością gospodarczą prowadzoną w formie niepublicznego przedszkola oraz niepublicznej szkoły podstawowej, Wnioskodawczyni może ewidencjonować w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 stycznia 2015 r., nr IBPBI/1/415-1276/14/ESZ).

Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy nie tylko wymienionych wcześniej przedsiębiorców. Dotyczy on również osób:

• wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
• prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg, a limit przychodów za zeszły rok nie zobowiązuje ich do zaprowadzenia ksiąg rachunkowych;
• duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego (art. 24a ust. 2 ustawy o PIT).

Wymienione podmioty prowadzą pkpir według podstawowego wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1037) – dalej: rozporządzenie w sprawie pkpir. 

Prowadzonej księgi przychodów i rozchodów nie można co do zasady zmieniać na księgi rachunkowe w trakcie roku, chyba że następuje zmiana, z którą związany jest obowiązek zaprowadzenia ksiąg rachunkowych.

Przykład: Spółka jawna osób fizycznych prowadzi w 2016 r. księgę przychodów i rozchodów. 1 września 2016 r. do spółki tej przystępuje jako wspólnik spółka z o.o. Od 1 września 2016 r. spółka jawna ma obowiązek zaprowadzić księgi rachunkowe. Spółka jawna musi więc na dzień 31 sierpnia 2016 r. zamknąć księgę przychodów i rozchodów.

Źródło: Poradnik Gazety Prawnej Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów