Tworzenie ZFŚS

Zasady tworzenia ZFŚS

Artykuł jest fragmentem poradnika ZFŚS obowiązki pracodwacy i świadczenia dla pracowników.

Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej k.p.). Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Została ona także wskazana w obowiązkach pracodawcy jako strony stosunku pracy (art. 94 pkt 8 k.p.). Pracodawca ma obowiązek w szczególności zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. 

Odpowiedzialność pracodawcy

Zgodnie z art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ustawa o ZFŚS) kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W takich sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Jeśli organizacja związkowa uzna, że środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS) zostały wydatkowane niezgodnie z przepisami ustawy, organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot tych kwot na konto ZFŚS lub o przekazanie należnych środków na fundusz, o ile pracodawca nie uczynił tego sam w obowiązującym terminie (zob. wyrok SN z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97, OSNAP 1998/17/507).

Odpowiedzialność pracodawcy nie sprowadza się tylko do naruszeń przepisów ustawy, ale także regulaminu działalności socjalnej, przy czym kryteria przyznawania pomocy przewidziane regulaminem muszą być spójne z treścią ustawy.

Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu (zob. wyrok SN z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534).

Obowiązek tworzenia ZFŚS a kryteria dla pracodawców

Podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zasady jego tworzenia, kategorie świadczeń, definicję działalności socjalnej oraz obiektów służących tej działalności określa ustawa o ZFŚS.

Sfera budżetowa

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać wysokości odpisu. Pozostali pracodawcy tworzą fundusz w zależności od liczby zatrudnionych pracowników.

Co najmniej 20

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą go obowiązkowo (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Chodzi tu o pracodawców nieprowadzących działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Przykład:

Liczba pracowników a obowiązek tworzenia ZFŚS

W zakładzie pracy jest zatrudnionych 19 osób na pełny etat i 8 półetatowców. Daje to w sumie 23 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takiej sytuacji należy utworzyć ZFŚS.

U tych pracodawców układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać lub zwiększać), może także postanawiać, że nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u tego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Uregulowania zawarte w art. 4 ustawy o ZFŚS to przepisy szczególne w stosunku do podstawowej zasady przewidzianej w art. 9 par. 2 i 3 k.p., zgodnie z którą postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Przykład:

zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku

Pracodawca utworzył ZFŚS. Od 1 marca 2012 r. stan zatrudnienia uległ zmianie i wyniósł mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Mimo zaistniałej sytuacji pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia ZFŚS, ponieważ decydujący jest stan zatrudnienia na 1 stycznia 2012 r., który wynosił co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Zasada obowiązująca od 1 stycznia 2004 r., zgodnie z którą pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS bądź dowolnie ukształtować odpis przez zamieszczenie odpowiednich uregulowań w układach zbiorowych pracy lub regulaminach wynagradzania, nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Mniej niż 20 pracowników

Pracodawcy nieprowadzący działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych i zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie mają obowiązku tworzenia funduszu. Mogą jednak utworzyć go dobrowolnie do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli jednak podejmie decyzję, że nie tworzy w ogóle ZFŚS i rezygnuje z wypłaty świadczenia urlopowego, to ma obowiązek powiadomić o tym pracowników w terminie do końca stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty w zakładzie.

Świadczenie urlopowe

Świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach. Przysługuje ono pracownikowi raz w roku, jeśli korzysta on w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku, jest też ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. W tym roku kwota odpisu podstawowego jest taka sama jak w roku ubiegłym i wynosi 1093,93 zł.

Maksymalne kwoty świadczenia urlopowego w 2012 r.

Świadczenie urlopowe dla pracownika                      

zatrudnionego w normalnych warunkach pracy

Kwota

na pełny etat 1093,93 zł
na 3/4 etatu 820,45 zł
na 1/2 etatu 546,97 zł
na 1/4 etatu 273,48 zł


wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych

na pełny etat 1458,57 zł
na 3/4 etatu 1093,93 zł
na 1/2 etatu 729,29 zł
na 1/4 etatu 364,64 zł

młodocianego

w pierwszym roku nauki 145,86 zł
w drugim roku nauki 175,03 zł
w trzecim roku nauki 204,20 zł

Jest to spowodowane wprowadzeniem zmian do ustawy o ZFŚS. Zgodnie z nimi podstawa do obliczenia odpisów na ZFŚS jest taka sama jak w roku 2011 i wynosi 2917,14 zł.

Nie należy tego świadczenia mylić ze świadczeniem urlopowym dla nauczycieli odmiennie uregulowanym przez Kartę nauczyciela.

Działalność w trakcie roku

Inne zasady dotyczące obowiązku tworzenia funduszu obowiązują w stosunku do pracodawców innych niż z jednostka budżetowa i samorządowy zakład budżetowy, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność w trakcie roku kalendarzowego.

Pracodawca rozpoczynający działalność w danym roku kalendarzowym, jeśli jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS, dokonuje odpisu na fundusz dopiero w następnym roku kalendarzowym przypadającym po roku, w którym tę działalność rozpoczął.

Nie ma w tym przypadku znaczenia rozpoczęcie działalności na początku czy też pod koniec roku kalendarzowego, gdyż obowiązek ten i tak powstanie zawsze z początkiem nowego roku kalendarzowego (art. 6a ust. 1 ustawy o ZFŚS). Pracodawcy rozpoczynający działalność po raz pierwszy korzystają z odroczenia obowiązku tworzenia funduszu do następnego roku kalendarzowego.

Zasada ta odnosi się jedynie do pracodawców, którzy rozpoczęli swoją działalność od początku, tzn. utworzona jednostka organizacyjna nie powstała w drodze przekształceń, komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednoczesnym przejęciem pracowników, a także zmiany formy prawnej prowadzonej działalności. Jeśli natomiast podmiot gospodarczy rozpoczyna działalność, lecz powstał w wyniku np. przekształcenia lub komercjalizacji, to zastosowanie znajdą zasady ogólne.

Z orzecznictwa:

Ogłoszenie upadłości przedsiębiorstwa nie powoduje likwidacji działającego w tym przedsiębiorstwie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyrok SN z 2 września 1999 r., sygn. akt I PKN 242/1999, PPiPS z 2001 r. nr 1, poz. 27; OSNP-wkł. z 2000 r. nr 3, poz. 8; M.Prawn. z 2000 r. nr 4, poz. 205.

Przepis art. 6a ust. 1 nie dotyczy także jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, ponieważ one, podobnie jak podmioty, których rozpoczęcie działalności nastąpiło w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, tworzą fundusz.

Zawsze z chwilą rozpoczęcia działalności ZFŚS tworzą pracodawcy:

■ będący jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym,

■ rozpoczynający swoją działalność w ciągu roku w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednoczesnym przejęciem pracowników, jeśli zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Przykład:

Powstanie zakładu budżetowego w trakcie roku

Samorządowy zakład budżetowy powstał w trakcie roku kalendarzowego. Musi on utworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych. Odpisami objęte zostają te miesiące, w których zakład będzie funkcjonował.

Pełna wersja poradnika: ZFŚS obowiązki pracodawcy i świadczenia dla pracowników.