Kontrolowanie pracowników

Jak pracodawca może sprawdzić, co pracownik robi w czasie pracy?

Artykuł jest fragmentem poradnika Kontrola pracowników. Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika.

Do kontrolowania podwładnych pracodawcy wykorzystują wszelkie dostępne środki, w tym elektroniczne. Mają oni prawo sprawdzać, czy w czasie pracy podwładni rzeczywiście wykonują swoje obowiązki, jak często korzystają z przerw lub w jaki sposób używają służbowego sprzętu powierzonego im przez firmę. Monitorowanie podwładnego nie może jednak naruszać jego godności i innych dóbr osobistych.

Prawo pracy nie określa wprost zakresu ochrony pracowników przed ich kontrolowaniem w miejscu pracy. Ogólne zasady tej ochrony wynikają jednak z art.11¹ kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, czyli np. jego wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. Dodatkowo art. 22 ¹ k.p. wyraźnie wskazuje, jakich informacji o pracowniku może żądać pracodawca. Zawarty w nim katalog danych, obejmujący m.in. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy wykształcenie, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać od pracownika innych danych, nawet jeśli usprawiedliwia to koniecznością nadzoru jego pracy.

Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kontroli pracowników firma powinna zatem poinformować o tym zatrudnionych i przedstawić im zasady takiego nadzoru. Informację taką może zamieścić w regulaminie pracy. Ma też prawo wydać zarządzenie, np. w sprawie korzystania ze sprzętu elektronicznego, w sprawie zasad monitoringu pomieszczeń biurowych (muszą się z nim zapoznać wszyscy pracownicy).

Roszczenia pracowników

Jeśli firma nie poinformuje podwładnych o możliwości kontroli i zasadach jej przeprowadzania, mogą oni złożyć skargę do generalnego inspektora ochrony danych osobowych lub dochodzić swoich roszczeń przed sądem w postępowaniu cywilnym z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych (na podstawie art. 23 i 24 k.c.). Mają w szczególności prawo domagać się od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np. poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty na wskazany cel społeczny.

Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia. Określenie rozmiaru szkody, jaką z tytułu inwigilacji poniósł pracownik, może być jednak trudne do ustalenia. Na przykład w sytuacji kontrolowania poczty elektronicznej sąd musi wziąć pod uwagę dwie sprzeczne ze sobą zasady: ochronę tajemnicy korespondencji oraz zasadę właściwego użytkowania mienia powierzonego przez pracodawcę.

Pracodawcy powinni jednocześnie pamiętać, że w przypadku niektórych form kontroli konieczne jest nie tylko poinformowanie o nich pracownika, ale także uzyskanie jego zgody na zastosowanie takiego nadzoru. Jest ona konieczna np. w przypadku nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych w czasie pracy ze służbowego telefonu.

Warto podkreślić, że naruszenie godności pracownika może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracodawcę. Podwładny może rozwiązać w takiej sytuacji umowę bez wypowiedzenia i uzyskać odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Orzecznictwo SN

Określenie „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków” w art. 55 § 11 k.p. oznacza naruszenie przez pracodawcę (osobę, za którą pracodawca ponosi odpowiedzialność) z winy umyślnej lub wskutek rażącego niedbalstwa obowiązków wobec pracownika, stwarzające realne zagrożenie istotnych interesów pracownika lub powodujące uszczerbek w tej sferze – wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2010 r., I PK 83/10, LEX nr 737372.

Dla oceny, że doszło do naruszenia godności pracownika (art. 111 k.p.) nie ma znaczenia, czy on sam potraktował określone zachowanie osoby reprezentującej pracodawcę jako godzące w jego dobro osobiste. Reakcja pracownika na takie zachowanie może mieć jednak znaczenie w procesie oceny, czy naruszenie godności obiektywnie wystąpiło.

Do podstawowych obowiązków pracodawcy w rozumieniu art. 55 § 11 k.p. należy również obowiązek przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Ocena, czy nastąpiło ciężkie naruszenie przez pracodawcę obowiązku przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego wobec pracownika (art. 55 § 11 k.p.), wymaga uwzględnienia subiektywnych kryteriów oceny zachowania osób reprezentujących pracodawcę – wyrok Sądu Najwyższego z 8 października 2009 r., II PK 114/09, OSNP 2011/9-10/127.

Sprawdzanie komputera

Jedną z najczęściej stosowanych obecnie form kontroli pracowników jest nadzór nad użytkowaniem służbowego komputera. Sprzęt taki jest własnością pracodawcy i jako narzędzie pracy powinien być do niej wykorzystywany. Również poczta elektroniczna jest takim samym narzędziem pracy udostępnianym pracownikowi przez pracodawcę jak biurko, specjalistyczne maszyny czy inne urządzenia techniczne. Dlatego pracodawca może sprawdzać, w jaki sposób podwładni użytkują sprzęt elektroniczny.

Najpierw powinien jednak zapoznać pracownika z obowiązującymi w przedsiębiorstwie zasadami korzystania z takiego sprzętu i zaznaczyć, że ich przestrzeganie podlega kontroli działu informatycznego w firmie. W takiej sytuacji może on sprawdzać, czy podwładny nie wykorzystuje sprzętu do celów prywatnych.

Jak firma ma wprowadzić nadzór nad sprzętem użytkowanym przez pracownika

1. Wprowadź zakaz wykorzystywania komputera do celów prywatnych

Jeśli pracodawca chce uniknąć sytuacji, gdy pracownicy korzystają ze służbowych komputerów w niewłaściwy sposób, powinien wprowadzić ograniczenia w jego użytkowaniu. Ma on prawo zakazać np. używania służbowej skrzynki do celów prywatnych (lub ograniczyć takie prawo pracowników wyłącznie do określonych sytuacji, np. kontaktów z członkiem rodziny). Firma może też zabronić korzystania w czasie pracy z komunikatorów internetowych lub portali społecznościowych. Dzięki temu zyska pewność, że służbowy komputer jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem, czyli do pracy. Jeśli pracodawca chce wprowadzić takie zakazy lub ograniczenia, musi poinformować o tym pracowników. W przeciwnym razie podwładni mogą uznać, że np. użytkowanie portali społecznościowych w czasie pracy jest dopuszczalne.

2. Zastanów się nad rodzajem kontroli korzystania ze sprzętu

Przed rozpoczęciem nadzoru nad użytkowaniem służbowego komputera firma powinna się zastanowić, w jakim celu ma być on prowadzony. Jeżeli pracodawcy zależy np. na ochronie wrażliwych danych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa), do których dostęp mają pracownicy, może on wprowadzić jedynie ograniczenie korzystania np. z poczty elektronicznej lub komunikatorów internetowych. Jeśli zaś chce przede wszystkim zdobyć wiedzę o tym, w jaki sposób podwładni użytkują powierzony im sprzęt komputerowy (a więc jednocześnie sprawdzić, co robią w czasie pracy), powinien zainstalować oprogramowanie szpiegujące. Dzięki temu będzie wiedzieć, np. jakie witryny internetowe odwiedza pracownik i jak dużo czasu w pracy poświęca na wykonywanie swoich obowiązków.

3. Poinformuj pracowników o metodzie nadzoru

Jeśli pracodawca zdecyduje się na konkretny rodzaj kontroli służbowego komputera, musi poinformować o tym swoich podwładnych, jeszcze zanim rozpocznie nadzór. W przeciwnym razie narazi się na zarzut nieprzestrzegania kodeksu pracy (zobowiązuje on pracodawcę do szanowania godności pracownika) oraz naruszenia jego dóbr osobistych. W takiej sytuacji pracownik może np. żądać zadośćuczynienia inansowego. Warto podkreślić, że firma powinna nie tylko zawiadomić podwładnego o tym, że będzie sprawdzać np. jego służbową skrzynkę pocztową, ale również wskazać mu zasady takiego nadzoru. W omawianym przykładzie musi zatem określić, czy pracodawca będzie zapoznawał się z treścią e-maili, czy dopuszcza w ograniczonym stopniu możliwość wykorzystywania skrzynki do celów prywatnych lub czy jej monitoring będzie miał charakter stały czy wyrywkowy.

Pełna wersja poradnika: Kontrola pracowników. Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika.