Jak obliczyć czas pracy?

Prawidłowe ustalenie wymiaru czasu pracy

Artykuł jest fragmentem poradnika Czas pracy w 2012 roku Planowanie i rozliczanie.

Od norm czasu pracy należy odróżnić wymiar czasu pracy. Przyjmuje się, że jest to liczba godzin, jaką pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym w normalnym czasie pracy, a więc uwzględniając normy czasu pracy (dobową i średniotygodniową) obowiązujące danego pracownika.

W 2011 roku zmieniły się zasady obliczania wymiaru czasu pracy. Przyjęto, że wymiar czasu pracy pracownika nie będzie obniżany o 8 godzin, jeżeli święto przypadnie w dniu, który dla pracownika ma być wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (nowy par. 21 art. 130 k.p.). Wcześniej każde święto przypadające w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela obniżało obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Obliczając nominalny czas pracy na obowiązujący pracownika okres rozliczeniowy, należy zatem:

• liczbę tygodni w danym okresie rozliczeniowym pomnożyć przez 40 godzin,

• liczbę dni występujących po pełnych tygodniach w danym okresie rozliczeniowym,

• przypadających od poniedziałku do piątku – pomnożyć przez 8 godzin,

• dodać wyniki powyższych mnożeń,

• od powyższej sumy odjąć za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela – 8 godzin. Jeżeli jednak zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypada w dniu wolnym od pracy, wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy. 

Przyjęcie takich zasad obliczania wymiaru czasu pracy oznacza w praktyce, że nie można ustalić jednego obowiązującego nominalnego czasu pracy dla wszystkich zatrudnionych na pełnym etacie pracowników.

PRZYKŁAD Pracownik zatrudniony jest w podstawowym czasie pracy i pracuje od poniedziałku do piątku. Oznacza to, że dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy jest dla niego sobota. Pracownik ten w styczniu 2012 roku przepracuje 168 godzin. Wynika to z następujących obliczeń: 40 godzin x 4 tygodnie + 8 godzin x 2 (tzw. dni wystające ponad pełne tygodnie przypadające od poniedziałku do piątku) – 8 godzin x 1 ( święto Trzech Króli wypadające w piątek).

Jego kolega również zatrudniony w podstawowym czasie pracy, którego dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy jest piątek – w tym samym miesiącu będzie pracował 176 godzin, czyli o 8 godzin dłużej. W jego bowiem przypadku święto Trzech Króli wypadające w piątek nie obniży mu wymiaru czasu pracy.

Wymiar czasu pracy niepełnoetatowca

Stosowana wyżej metoda służy także do ustalenia liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na ½ etatu czy 1/3 etatu. Aby zatem prawidłowo ustalić właściwą liczbę godzin do przepracowania dla takiego pracownika, należy nominalny czas pracy (obliczony według podanych wyżej zasad) proporcjonalnie obniżyć, np. odpowiednio do 80 godzin (1/2 etatu) czy też do 53 godzin i 20 minut (1/3 etatu) w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym nominalny czas pracy wynosi 160 godzin i jest właściwy dla pracownika zatrudnionego na całym etacie.

Jak wynika z prezentowanych poniżej wyliczeń wymiar czasu pracy dla niepełnoetatowców w poszczególnych miesiącach może nie obejmować pełnych dni pracy. Zaplanowanie pracy takich osób zależy od decyzji pracodawcy. Muszą oni tylko pamiętać, że niedopracowanie przez pracownika właściwego dla niego wymiaru czasu pracy (jeżeli tak zdecyduje pracodawca, bowiem zaplanowanie pracy na niecały dzień roboczy może okazać się dla niego nieracjonalne i nieekonomiczne) nie może negatywnie wpłynąć na wysokość wynagrodzenia tego pracownika.

Wyznaczenie dnia wolnego od pracy

Przepisy nie wskazują konkretnego dnia tygodnia, który powinien być wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zależy to zatem od pracodawcy, który ustala rozkład czasu pracy na dany okres rozliczeniowy. Może być zatem tak, że dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy są dla wszystkich pracowników wyznaczone w tym samym terminie, np. przypadają w soboty lub poniedziałki. Możliwe jest jednak także i inne rozwiązanie, a mianowicie wyznaczanie terminów dni wolnych od pracy dla każdego pracownika lub dla każdej grupy pracowników w innych dniach. Co więcej, takie ustalenia mogą być w kolejnych okresach rozliczeniowych modyfikowane.

Inny wymiar dla ruchu ciągłego

Podany wcześniej sposób obliczania wymiaru czasu pracy nie dotyczy jednak wymiaru czasu pracy pracowników świadczących pracę w ruchu ciągłym. Chodzi tu o pracowników zatrudnionych przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane (praca w ruchu ciągłym), jeżeli pracodawca zamierza stosować system czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni, a jednego dnia w niektórych tygodniach – do 12 godzin na dobę.

Sposób ustalania wymiaru czasu pracy dla tej grupy osób określa art. 138 k.p. Oparty jest on na normie dobowej. Stosowana metoda uwzględnia także potrzebę tzw. łamania zmian, czyli wykonywania pracy w jednym dniu w niektórych tygodniach okresu rozliczeniowego przez 12 zamiast przez 8 godzin.

Ustalając wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w tym systemie, należy zatem:

• pomnożyć 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym z pominięciem niedziel, świąt (przypadających w inne dni niż niedziela), a także dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

• następnie do otrzymanej liczby godzin należy dodać 4 godziny, 8 godzin lub 12 godzin, w zależności od tego, czy tzw. łamanie zmian wystąpi raz, dwa razy czy też trzy razy w okresie rozliczeniowym.

W przypadku ruchu ciągłego każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Pracodawcy nie wolno dyskryminować pracowników

Obowiązujący od 2011 roku sposób ustalania wymiaru czasu pracy powoduje, że wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach rozliczeniowych zależy w dużej mierze od zachowania pracodawcy, m.in. od jego ustaleń dotyczących terminów dni wolnych od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W rezultacie u tego samego pracodawcy pracownicy mogą mieć różny nominalny wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Pracodawcy, u których dochodzi do takiej sytuacji, powinni mieć jednak świadomość, że narażają się na zarzut nierównego traktowania pracowników, czyli dyskryminację w zatrudnieniu. Na takie niebezpieczeństwo zwracano już zresztą uwagę na etapie uchwalania kontrowersyjnego art. 130 par. 21 k.p. Jest to też jeden z powodów zaskarżenia tego przepisu do Trybunału Konstytucyjnego.

Na razie wyjście awaryjne

Jak zatem powinni zachować się pracodawcy, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji pracowników. Na razie, dopóki TK nie zajmie stanowiska w tej kwestii, eksperci prawa pracy proponują dla nich tzw. wyjście awaryjne. Rekomendują, aby na potrzeby obliczenia nominalnego czasu pracy na dany okres rozliczeniowy przyjąć, że dniem wolnym od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy będzie dla wszystkich pracowników np. sobota (lub inny dzień tygodnia).

Przy takim założeniu nominalny czas pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w danej firmie będzie taki sam. Również liczba dni wolnych od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy w roku kalendarzowym będzie jednakowa dla wszystkich zatrudnionych w tej firmie. W ten sposób pracodawcy unikną więc zarzutu dyskryminacji i posądzenia o manipulacje czasem pracy. Przyjęcie takiego założenia nie pozbawi ich przy tym możliwości tworzenia dostosowanych do potrzeb firmy harmonogramów czasu pracy.

W 2012 roku warto wybrać sobotę

Wybór dnia wolnego z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy należy do pracodawców. Wydaje się jednak, że wskazanie w 2012 roku soboty jako takiego dnia wolnego od pracy może być dla nich korzystne. Wprawdzie w ten sposób nie zaoszczędzą na wymiarze czasu pracy, bo wszystkie święta wypadające w inny dzień niż niedziela obniżą wymiar czasu pracy pracowników (żadne bowiem święto w 2012 roku nie wypada w sobotę), ale przynajmniej nie będą mieli kłopotu z ustaleniem prawidłowej rekompensaty za pracę w takim dniu, gdyby okazała się ona konieczna. Nie dojdzie bowiem do kumulacji dwóch rodzajów dni wolnych od pracy w jednym dniu kalendarzowym.

Jak widać stosowanie art. 130 par. 21 k.p. nadal budzi wiele wątpliwości. Nic dziwnego, że pracodawcy czekają na jego ocenę przez Trybunał Konstytucyjny. Jeśli, jak uważają eksperci, zostanie on uznany za niekonstytucyjny, kłopoty pracodawców wreszcie się skończą.

Nieobecność w pracy obniża wymiar

Wymiar czasu pracy może w konkretnym przypadku obejmować mniejszą liczbę godzin, niż wynikałoby to z obliczeń. Tak się dzieje, gdy w okresie rozliczeniowym pracownik jest nieobecny w pracy z usprawiedliwionej przyczyny, np. choruje, czy wykorzystuje urlop wypoczynkowy. Wówczas wymiar czasu pracy powinien być obniżony o liczbę godzin tej usprawiedliwionej nieobecności, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Jeżeli zatem pracownik jest nieobecny w pracy przez dwa dni z powodu choroby i są to dni jego 12-godzinnej pracy, to wymiar czasu pracy powinien być obniżony o 24 godziny. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać odpracowania przez pracownika czasu jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Pełna wersja poradnika: Czas pracy w 2012 roku Planowanie i rozliczanie