Przejście zakładu pracy 2026: Art. 23(1) KP, obowiązki i HR

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę (Art. 23¹ KP) w 2026 r.: Obowiązki informacyjne działu kadr, przejęcie list płac i prawo pracownika do odejścia

Transakcje fuzji, przejęć (M&A) czy outsourcingu całych działów to na dzisiejszym rynku codzienność. Z perspektywy prawa handlowego to często proste operacje kapitałowe, jednak dla działów kadr i płac (HR) oznaczają one uruchomienie jednej z najbardziej rygorystycznych procedur ochronnych: przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę. Zgodnie z art. 23¹ Kodeksu pracy na 2026 rok, nowy właściciel z mocy samego prawa staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Nie ma tu miejsca na podpisywanie nowych umów czy "okresy próbne" dla przejmowanej załogi. Co więcej, próba zatajenia tego faktu przed pracownikami lub niedotrzymanie ustawowych terminów informacyjnych grozi potężnymi sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Największym ryzykiem dla kupującego przedsiębiorstwo jest jednak odpowiedzialność solidarna za zaległe wynagrodzenia, o których poprzedni właściciel "zapomniał" wspomnieć. W tym eksperckim artykule dekonstruujemy mechanikę automatycznego przejęcia pracowników, wyjaśniamy zasady transferu akt osobowych i tłumaczymy procedurę 7-dniowego wypowiedzenia z inicjatywy pracownika.

📋 Spis treści (kliknij, by rozwinąć)

• 1. Co oznacza art 23 ze znaczkiem 1 kodeksu pracy w praktyce M&A?
• 2. Zawiadomienie o przejściu zakładu pracy wzór 2026 – twarde terminy na poinformowanie załogi
• 3. Odpowiedzialność solidarna pracodawców za wynagrodzenie – pułapka na kupującego
• 4. Rozwiązanie umowy za 7 dniowym uprzedzeniem art 23 – ucieczka pracownika przed nowym szefem
• 5. Zmiana warunków pracy po przejęciu firmy – czy nowy pracodawca może ciąć koszty?
• 6. Fuzja spółek a akta osobowe pracowników – transfer dokumentacji bez zgody RODO
• 7. Outsourcing pracowniczy a przejście zakładu pracy – kiedy przeniesienie zadań to transfer załogi?
• 8. [Wzór] Zawiadomienie o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę (Szablon HR)

1. Co oznacza art 23 ze znaczkiem 1 kodeksu pracy w praktyce M&A?

Art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy

Dla inwestora przejmującego firmę (np. poprzez wykupienie zorganizowanej części przedsiębiorstwa), hasło przejście zakładu pracy na innego pracodawcę brzmi często jak abstrakcja, dopóki nie wkroczy dział HR. Zgodnie z art 23 ze znaczkiem 1 kodeksu pracy mechanizm ten działa na zasadzie pełnego automatyzmu prawnego.

Gdy dochodzi do transferu majątku (np. maszyn, bazy klientów, licencji), który pozwala na kontynuowanie działalności gospodarczej, pracownicy przypisani do tego majątku automatycznie zmieniają pracodawcę. Nikt ich o zdanie nie pyta, nikt nie podpisuje z nimi nowych umów o pracę, a ich dotychczasowy staż urlopowy, wymiar pensji i warunki pracy zostają zachowane w nienaruszonym stanie u nowego właściciela. Ochrona ta wynika z nadrzędnych dyrektyw unijnych, które mają chronić załogę przed utratą źródeł utrzymania podczas korporacyjnych fuzji.

2. Zawiadomienie o przejściu zakładu pracy wzór 2026 – twarde terminy na poinformowanie załogi

Choć sam transfer następuje automatycznie, pracodawcy mają wobec załogi rygorystyczny obowiązek informacyjny. Ustawodawca wymaga, aby zawiadomienie o przejściu zakładu pracy wzór 2026 zostało wręczone pracownikom w ściśle określonym czasie.

Jeżeli w firmie zbywającej oraz przejmującej nie działają zakładowe organizacje związkowe, obaj pracodawcy mają obowiązek poinformować "swoich" pracowników na piśmie na co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy. Pismo to musi wskazywać: datę przejścia, powody (prawne, ekonomiczne i socjalne) dla pracowników oraz zamierzone działania dotyczące warunków zatrudnienia. Niedopełnienie tego terminu lub nieprzekazanie informacji na piśmie to gotowy mandat z Państwowej Inspekcji Pracy, choć – co istotne – sam brak informacji nie blokuje samego faktu przejścia pracowników.

3. Odpowiedzialność solidarna pracodawców za wynagrodzenie – pułapka na kupującego

Art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy

To tutaj kryje się największe ryzyko finansowe w procesach przejęć. Inwestorzy skupiają się na due diligence (badaniu spółki) pod kątem podatków, ignorując ryzyko kadrowe. Zjawisko pod nazwą odpowiedzialność solidarna pracodawców za wynagrodzenie dotyczy firm przejmujących część zakładu pracy.

Jeżeli przejmowana jest tylko *część* firmy, za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, które powstały przed dniem przejścia, dotychczasowy pracodawca i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. Oznacza to, że jeśli stary właściciel od roku nie płacił pracownikom za nadgodziny, a nowy właściciel kupił linię produkcyjną wraz z tymi ludźmi, pracownik może iść do Sądu Pracy i zażądać wypłaty tych potężnych zaległości bezpośrednio z konta nowego pracodawcy! Spółka przejmująca musi te pieniądze wypłacić, a dopiero potem może sądzić się (regres) z byłym właścicielem.

4. Rozwiązanie umowy za 7 dniowym uprzedzeniem art 23 – ucieczka pracownika przed nowym szefem

Pracownicy nie są niewolnikami korporacyjnych dealów. Prawo pozwala im na szybkie opuszczenie pokładu, jeśli nie chcą pracować dla nowego właściciela. Kwestia rozwiązanie umowy za 7 dniowym uprzedzeniem art 23 to jedyna taka instytucja w Kodeksie pracy.

W terminie 2 miesięcy od formalnego przejścia zakładu pracy, pracownik może złożyć na biurko nowego HR oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia, ale za 7-dniowym uprzedzeniem. Od strony płacowej jest to niezwykle ciekawy mechanizm: takie odejście traktowane jest w świadectwie pracy tak samo, jakby to pracodawca wypowiedział umowę (co ma znaczenie np. przy rejestracji w Urzędzie Pracy i prawie do zasiłku dla bezrobotnych). Pracownik uwalnia się w tydzień, bez ponoszenia negatywnych konsekwencji "porzucenia" pracy.

💡 Porada Eksperta Prawa Pracy: Tryb 7-dniowy a odprawy

Częstym nieporozumieniem na korytarzach firmowych jest twierdzenie, że skoro rozwiązanie z art. 23¹ § 4 KP rodzi skutki zwolnienia przez pracodawcę, to pracownikowi z góry należy się odprawa z Ustawy o zwolnieniach grupowych. Sąd Najwyższy wielokrotnie orzekał, że to nieprawda. Sam fakt skorzystania przez pracownika z tej 7-dniowej furtki nie rodzi prawa do odprawy pieniężnej, z jednym wyjątkiem: jeśli nowy pracodawca dokonał rażących, jednostronnych zmian pogarszających warunki pracy pracownika, do tego stopnia, że wymusił na nim odejście (tzw. zwolnienie obiektywnie narzucone przez pracodawcę).

5. Zmiana warunków pracy po przejęciu firmy – czy nowy pracodawca może ciąć koszty?

Nowy właściciel często nabywa firmę z planem jej głębokiej restrukturyzacji. Pojawia się pytanie: zmiana warunków pracy po przejęciu firmy – czy można na wejściu obciąć pensje załodze lub odebrać premie?

Z zasady nowy pracodawca wchodzi w buty starego – musi szanować dotychczasowe umowy o pracę. Przejście zakładu pracy nie może stanowić wyłącznej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę lub zmiany jej warunków na gorsze. Aby legalnie obniżyć wynagrodzenie "przejętym" pracownikom, dział HR musi przeprowadzić formalną procedurę Wypowiedzenia Zmieniającego (Art. 42 KP), podając prawdziwe, twarde przyczyny ekonomiczne, finansowe lub organizacyjne niezależne od samego faktu przejęcia. Wręczenie obniżek płac "bo mamy takie zasady w naszej korporacji" zostanie uznane przez sąd za nielegalne zaniżanie wynagrodzeń po przejściu.

6. Fuzja spółek a akta osobowe pracowników – transfer dokumentacji bez zgody RODO

Ogromnym wyzwaniem logistycznym jest transfer całej dokumentacji HR. Działy kadr często zastanawiają się, jak relacja fuzja spółek a akta osobowe pracowników ma się do rygorystycznych wymogów ochrony danych osobowych (RODO).

Tu ustawodawca stanął po stronie pracodawców. Ponieważ przejęcie następuje z mocy samego prawa, stary pracodawca ma obowiązek spakować i przekazać nowemu właścicielowi całe, oryginalne Akta Osobowe, karty ewidencji czasu pracy, wnioski urlopowe oraz dokumentację medyczną i BHP. Żaden pracownik nie musi – i nie może – podpisywać "zgody RODO" na transfer tych danych, ponieważ podstawą prawną przekazania jest realizacja obowiązku prawnego (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z Art. 23¹ KP). Od momentu przejęcia to nowy pracodawca staje się pełnoprawnym Administratorem Danych Osobowych.

7. Outsourcing pracowniczy a przejście zakładu pracy – kiedy przeniesienie zadań to transfer załogi?

Orzecznictwo TSUE oraz Sądu Najwyższego

To najnowsza oś sporu między firmami i inspekcją pracy. Kwestia outsourcing pracowniczy a przejście zakładu pracy potrafi zaskoczyć prezesów, którzy myślą, że po prostu "zlecili usługę na zewnątrz".

Jeżeli Twoja firma rozwiązuje umowy o pracę z dziesięcioma paniami sprzątającymi, by podpisać umowę z zewnętrzną firmą sprzątającą, a ta nowa firma zatrudnia dokładnie te same panie, do sprzątania tego samego budynku, korzystając z dotychczasowych mopów i wózków – orzecznictwo sądowe (w tym TSUE) uznaje to za klasyczne przejście części zakładu pracy! Oznacza to, że zewnętrzna firma usługowa musi przejąć te panie z zachowaniem dotychczasowych stawkach i urlopów, a za ich ewentualne nadgodziny z przeszłości odpowiadasz z nią solidarnie. Fikcyjny outsourcing, który opiera się na przejęciu infrastruktury i pracowników, jest traktowany w 2026 r. zawsze jako Art. 23¹ KP.

🔎 Case Study: Pułapka zaległych nadgodzin i wygrana w sądzie przeciwko nabywcy

Sytuacja: Duży holding logistyczny przejął od bankrutującej, lokalnej firmy spedycyjnej dział transportowy: 20 ciężarówek i zatrudnionych na nich 20 kierowców. Prawnicy przygotowali umowę sprzedaży zorganizowanej części przedsiębiorstwa, a stary właściciel złożył oświadczenie, że "nie ma wobec kierowców żadnych długów pracowniczych". Nabywca przejął ich z mocy art. 23¹ KP.

Problem HR: Po trzech miesiącach, 15 kierowców złożyło do sądu pozwy przeciwko... nowemu holdingowi logistycznemu! Żądali zapłaty ryczałtów za noclegi i nadgodzin za okres dwóch lat PRZED przejęciem firmy. Ich łączna wartość wynosiła blisko 400 000 zł.

Finał z Sądu: Prawnicy holdingu bronili się, że nie byli wtedy właścicielami, więc nie zapłacą. Sąd Pracy w pełni powołał się na art. 23¹ § 2 KP – odpowiedzialność solidarną. Nakazał nowemu holdingowi zapłacić pełne 400 000 zł kierowcom. Mimo że nowy właściciel pozwał później starego (regres cywilny), stary właściciel już nie istniał i ogłosił upadłość. Nowy nabywca zapłacił gigantyczną cenę za brak odpowiedniego audytu płacowego (due diligence) przed podpisaniem umowy kupna majątku.

8. [Wzór] Zawiadomienie o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę (Szablon HR)

✅ Kto przekazuje ten dokument pracownikowi?

✓

Jeśli dotychczasowa firma przejmuje w całości inną firmę – obaj pracodawcy wysyłają pismo swoim podwładnym na co najmniej 30 dni przed transferem.

✓

Upewnij się, że na piśmie pracownik własnoręcznie złoży podpis z datą odbioru, który HR wepnie do części B jego akt osobowych na wypadek kontroli PIP.

Poniżej znajdziesz kompletny zawiadomienie o przejściu zakładu pracy wzór 2026. Został przygotowany tak, aby spełniał wszystkie pięć obowiązkowych, ustawowych wymogów informacyjnych z Kodeksu pracy. Skopiuj go jednym kliknięciem i dostosuj do potrzeb swojej fuzji.

Miejscowość, data: ........................ DANE PRACODAWCY (DOTYCHCZASOWEGO / PRZEJMUJĄCEGO*): Nazwa: ...................................................... Siedziba: ................................................... DANE PRACOWNIKA: Imię i nazwisko: ........................................ Stanowisko: ............................................. ZAWIADOMIENIE o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę (Zgodnie z art. 23¹ § 3 Kodeksu pracy) Działając w imieniu pracodawcy, informuję Pana/Panią, że z dniem .................... r. (przewidywany termin przejścia) nastąpi przejście zakładu pracy (lub jego zorganizowanej części) na nowego pracodawcę. Nowym pracodawcą będzie: Nazwa: ...................................................... Siedziba: ................................................... NIP / KRS: .................................................. Zgodnie z wymogami ustawowymi, przedstawiam następujące informacje: 1. PRZYCZYNA PRZEJŚCIA Przejście zakładu pracy następuje z przyczyn ekonomiczno-prawnych, polegających na nabyciu / wniesieniu aportem / fuzji spółek* (krótki opis, np. nabyciu zorganizowanej części przedsiębiorstwa w celu konsolidacji usług na rynku e-commerce). 2. PRAWNE, EKONOMICZNE ORAZ SOCJALNE SKUTKI PRZEJŚCIA Z chwilą przejścia, nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Pana/Pani dotychczasowe warunki pracy i płacy, a także nabyte prawa (w tym staż pracy i niewykorzystany urlop) pozostają bez zmian. Przejście nie wpłynie negatywnie na kwestie socjalne – nowy pracodawca przejmuje obowiązki wynikające z działania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). 3. ZAMIERZONE DZIAŁANIA DOTYCZĄCE WARUNKÓW ZATRUDNIENIA Nowy pracodawca na obecnym etapie nie planuje działań zmierzających do zmiany warunków zatrudnienia, w szczególności w zakresie redukcji zatrudnienia czy obniżenia wynagrodzeń w związku z samym faktem przejęcia. POUCZENIE DLA PRACOWNIKA (art. 23¹ § 4 KP): Informuję, że w terminie 2 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, przysługuje Panu/Pani prawo do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia, za uprzednim siedmiodniowym uprzedzeniem. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem. ....................................... (Podpis Pracodawcy / Działu HR) Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią niniejszego zawiadomienia w dniu .................... r. ....................................... (Czytelny podpis Pracownika) * niepotrzebne skreślić.

🎯 Podsumowanie: Kapitał można kupić, pracowników przejmuje się z dobytkiem

Operacje restrukturyzacyjne podlegające pod Art. 23¹ KP wymagają od działów zarządzających firmami chirurgicznej dokładności i audytu. Jeśli Twoja firma stoi przed widmem fuzji na rynku w 2026 r., pamiętaj o 3 żelaznych filarach bezpieczeństwa:

• To nie jest "nowa praca": Nowy właściciel nie może kazać przejmowanej załodze składać CV ani zmuszać ich do podpisania 3-miesięcznych umów "na okres próbny". Oni wchodzą do nowej spółki razem ze starymi biurkami, pensjami umowami na czas nieokreślony.
• Solidarność to miecz na nabywcę: Kupujesz część firmy? Odpowiadasz solidarnie ze starym szefem za jego stare błędy i niezapłacone nadgodziny pracowników na zakupionym dziale. Rygorystyczny audyt HR (Due Diligence Płacowe) przed podpisaniem umowy u notariusza jest tańszy niż roszczenia powództw grupowych w sądzie pracy.
• Procedura 30-dniowa uspokaja PIP: Choć brak zawiadomienia na 30 dni przed fuzją nie hamuje samego aktu przejęcia w oczach KRS, to stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, za które dyrektorzy HR narażają się na bolesne kary finansowe od Inspektoratu Pracy. Zawiadamiaj zawsze na piśmie, za potwierdzeniem odbioru.

Najczęściej zadawane pytania o przejście zakładu pracy na innego pracodawcę (FAQ)

Co oznacza art 23 ze znaczkiem 1 kodeksu pracy w praktyce M&A?

Przepis ten gwarantuje automatyczny transfer załogi. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Nie ma potrzeby rozwiązywania starych i zawierania nowych umów o pracę.

Kiedy pracodawca musi złożyć zawiadomienie o przejściu zakładu pracy?

Jeżeli u pracodawców nie działają zakładowe organizacje związkowe, dotychczasowy i nowy pracodawca mają bezwzględny obowiązek poinformować pracowników na piśmie o przejściu na co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem transferu.

Jak działa rozwiązanie umowy za 7 dniowym uprzedzeniem art 23?

W terminie 2 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy, pracownik może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem. Rozwiązanie to pociąga za sobą takie same skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Czy fuzja spółek wymaga zgody pracowników na transfer akt osobowych?

Nie. Zgodnie z przepisami RODO oraz polskim prawem pracy, przekazanie akt osobowych nowemu pracodawcy (przejmującemu) następuje z mocy samego prawa. Zgoda pracownika na przekazanie jego dokumentacji kadrowo-płacowej nie jest wymagana.